Час – наш основний та найцінніший ресурс. По суті, ми можемо ним управляти, але можемо організувати себе те щоб бути у “потоку" й у часі. Сьогодні на книжкових полицях можна знайти безліч методів, принципів та тактик щодо покращення якості життя, за рахунок організації свого “тимчасового поля” або “тайм-менеджменту”, куди входять і наші щоденні звички та поточні завдання, великі цілі та побутові питання.

Здавалося б, що складного – взяти ручку, блокнот та розписати графік на сьогодні, завтра, найближчий тиждень, рік. Відкрийте нотатки в телефоні або завантажте планер, наприклад. Поставити цілі, розбити на завдання та послідовно вирішувати їх; що ми побачимо? Все вирішується, нічого не забувається, ще й залишається час. Але так само не цікаво! Куди простіше кидатися від одного ставлення до іншого, від одного завдання до іншого і, за фактом – нічого не встигати. А ще можна себе лаяти, але прокинутися вранці і продовжити "втрачений" курс. Або відкрити собі, так званий “тайм-менеджмент” (time management).

Що таке тайм-менеджмент?

Time-management
(з англійського “управління часом”) – це ефективне планування діяльності, спрямоване підвищення результативності, грамотне розподіл ресурсу часу.

Звичайно, прямий переклад знає кожна людина. Передбачається, що той, хто освоїв цю науку, здатний сам бути господарем свого часу, самостійно ставити цілі та завдання. Визначати пріоритети, успішно планувати і вирішувати всі питання, що надходять. Але найголовніше, він знає секрет – як робити менше та встигати більше.

Знання основ тайм-менеджменту вам потрібні для того, щоб:

Жити "на повні груди", знаходячи час не тільки на роботу;
Вміти грамотно розподіляти тимчасовий ресурс на особисте та професійне, термінове та непріоритетне;
Знати різницю між важливою та несуттєвою справою;
Осмислювати та розуміти свій рух по життю, переносити навички планування часу на інші його аспекти;
Перейти на якісно новий рівень життя, повний мотивації, енергії та ефективності.

Однак, сьогодні ми не будемо говорити вам "як і що треба робити, щоб все встигати і не потонути в прокрастинації", а розглянемо деякі базові принципи управління часом та методики, ознайомившись із якими ви зможете вибрати відповідну саме вам.

Основні принципи тайм-менеджменту

Принцип планування

Чіткий план вашої діяльності завжди принесе користь як мінімум у вигляді власного KPI. Тож плануйте! Візьміть блокнот або відкрийте нотатки у телефоні, хочете, пишіть на стіні – не має значення. Розпишіть свій день, знатимете послідовність дій – заощадите час та енергію. Позначте та зафіксуйте ціль, а шлях до неї розбийте на завдання та підзавдання – це і буде ваша програма до успіху.

Принцип SMART

SMART. Всі слова в цій абревіатурі є критерієм ефективності. Стратегічне планування невигідно без грамотно поставленої мети. Відповідно до цього принципу, цілі необхідно бути: Конкретною (Specific);
Вимірна (Measurable);
Досяжною (Attainable);
Актуальної (Relevant);
Обмеженою за часом (Time-bound).

Принцип SMART актуальний для встановлення робочих цілей. Вже в момент цілепокладання така система допомагає зібрати всі вхідні дані докупи, встановити оптимальні терміни, визначити наявність ресурсів, поставити точні, конкретні завдання.

Принцип структурування

Плануючи шлях до мети, ви задаєте свій темп, визначаючи точкові завдання та послідовно виконуючи їх, тим самим сильно скорочуючи свої трудовитрати та витрачений час. Ділите великі та складні завдання на маленькі та ємні, виконуйте поступово, визначивши етапи, порядок та терміни виконання.

Головне – фіксуйте. Спробуйте застосувати діаграму Гранта – всі завдання вашого великого проекту вкажіть разом із точними термінами здійснення, часом завершення та послідовністю. Планування та декомпозиція, у свою чергу, дозволить не втрачати загальної картини, не опускати руки та залишатися в рамках свого менеджменту часу.

Принцип пріоритетів

Є ціль, є завдання. Тепер важливо їх правильно розподілити за пріоритетом. Брайан Трейсі пропонує «з’їсти жабу на сніданок», що означає – спочатку зробити найскладніше, не переносячи на обід вечерю та “завтра”, адже якщо починати робочий день із найважчих завдань, то решта справ піде набагато легше. Але це лише один із підходів – виберіть той, який підходить саме Вам.

Методи тайм-менеджменту

1 "Метод помідора" або "Система 25 хвилин"

Був придуманий Франческо Чирілло, який він застосовував під час підготовки до іспиту. А свою назву метод отримав через будильник у вигляді помідора.
Суть. Робота та відпочинок розбиваються на цикли

25 хвилин робота – 5 хвилин відпочинок = 1 цикл.
4 цикли = 30 хвилин перерва.

Такий спосіб полегшує складні, особливо монотонні завдання, за рахунок тимчасової розбивки, що дозволяє зробити їх більш продуктивною.

2 Метод "90 на 30"

Належить Тоні Шварцу, згідно з методом, робочому часу виділяється 90 хвилин, а 30 хвилин займає відпочинок. Потім цикл повторюється. У цьому перші цикли рекомендуються під пріоритетні завдання.

Також є розбивка на “52 та 17”, яка підійде тим, хто не може “всидіти” півтори години, сконцентрувавшись лише на роботі. Де, 52 хв – це робота, 17 – відповідно, відпочинок.

3 Принцип 9 справ

Або "Принцип 1-3-5". Добре може підійти для старту. Суть наступна, за день ви повинні завершити:
1 справа – важлива,
3 справи – середні,
5 справ – невеликі.

Такий спосіб універсальний, проте сформульований більше у категорії справ та завдань, ніж тимчасових інтервалах.

4 Принцип трьох справ

Як ви вже здогадалися за назвою, цей принцип схожий на попередній. Суть – на день необхідно зробити три завдання, що найважливіші. У цьому інші відводяться “задній план”.

Може стати відмінним варіантом у той момент, коли ви відчуєте, що рутина починає "з’їдати" і затягувати вас, відволікаючи від дійсно важливих моментів та ключових цілей. Такий метод допомагає розставити пріоритети, але є одне "АЛЕ", вам доведеться відкласти другорядні справи і не відволікатися від них. Потрібно віддати належне, іноді таке "перефокусування" може бути корисним.

5 Техніка часових блоків

Для багатьох скласти список завдань на день – звичайна справа, тільки самі справи не встигаються, або не відповідають KPI. Так відбувається тому, що звичайний список завдань не враховує два моменти: тривалість виконання кожного завдання та точний час злочину до нього. Метод тимчасових блоків враховує у тайм-менеджменті і те, й інше.

Суть: виділяти час на конкретну справу і тим часом не займатися нічим крім нього. Важливо, щоби справи можна було зробити за відведений період, тому техніка підходить більше тим, хто вже достатньо самоорганізований.

6 Метод GTD (Getthing Done)

Вигаданий Девідом Алленом. Ключова думка – доводити справу до кінця. Цей метод не лише про управління часом, а й роботу з інформацією загалом.

Якщо говорити тезово, то:
1. Все записується в одному місці (Inbox);
2. Отримана інформація періодично сортується за категоріями;
3. Кожному пункту надається статус – важливі, відкладені тощо;
4. Розподілені відносини виконуються строго за наміченим планом.

Система заперечує феномен багатозадачності: за один час – одне завдання. Всю отриману інформацію як справ, завдань, доручень тощо. – Необхідно зафіксувати. І, найголовніше: сприймати будь-яку справу/подію – не як проблему, а як завдання, яке потрібно вирішити.

7 Метод ZTD (Zen to Done)

Метод, придуманий Лео Бабуата, можна назвати спрощеною версією GTD. У його основі такі звички:

– Збір інформації в одному місці (той же розділ вхідні);
– Оперативна обробка інформації, що надходить;
– Організація інформації за категоріями;
– Списки справ мають бути компактними та зрозумілими.
↓↓↓

– Плануйте справи, термінові та важливі ставте у пріоритет, позбавляйтеся всього непотрібного та зайвого;
– Зосередьтеся на одному, не розпорошуйте увагу;
– Організуйте свій режим і дотримуйтесь його;
– Робіть те, що любите.

8 Канбан

Канбан – від японського "рекламний щит, вивіска". Як правило, є схемою, що дозволяє наочно побачити робочий процес. Суть у трьох розділах: "Треба зробити", "Робиться" і "Зроблено". Але тут все залежить від проекту – ви можете сміливо додавати ті етапи/розділи/мітки, які вважаєте потрібними.

Загалом система дозволяє відстежувати статус виконання завдань. Головна перевага такого способу – наочність. Ви можете використовувати інтелект-карту або просту маркерну дошку та стікери. Спочатку метод був призначений для контролю робочого процесу на підприємствах, проте канбан відмінно підходить і для особистого планування та легко комбінується з іншими підходами.

9 Нульовий ящик

Головна ідея – папка “Вхідні” завжди має бути порожньою. Щоденний розподіл вхідних завдань, допоможе дотриматися порядку в голові та справах, тим самим попереджаючи "ефект снігової грудки". Метод був запроваджений Мерліном Манном, застосовувався переважно для електронної пошти, однак він цілком підходить для роботи з документацією і просто з різними аспектами вашого життя.

10 Свіжий або смажений

Щоб бути з холодною головою сьогодні, підготуйтеся вчора;
– перелік справ на завтра робиться з вечора,
– важливе та складне вирішується на початку дня,
– у новому дні завдання виконуються строго за планом, наприкінці дня – готується план знову.

Підходить усім, хто страждає "синдромом відкладеного життя". Усім, хто постійно відкладає справи на потім, а потім бігає "як у вогні".

11 Автофокус

Мабуть, "найщадніший" метод, особливо для творчих людей. Суть: ви можете “інтуїтивно” вибрати ті завдання, що вам до вподоби та насамперед почати працювати з ними. Якщо ж ви не доробили завдання, ви можете відправити його в кінець списку та взяти ту, яку хочете тепер.

Цей метод має дві сторони медалі; фокус на себе – він важливий, допомагає розкрити ті аспекти в собі, які вам дійсно цікаві, проте при цьому ви не застраховані від "розфокусування", тому непогано включити в цей підхід все ж таки деякі стратегічні аспекти тайм-менеджменту.

12 Матриця Ейзенхауера

Дуайт Ейзенхауер запропонував розподілити всі справи на чотири групи, які допомагають розсортувати будь-яку кількість завдань різного ступеня складності. Спосіб досить простий – робимо загальний список і проходимося по всіх пунктах з питаннями: Це важливо?, Це терміново?. Наступним кроком ділимо аркуш паперу на 4 частини, пишемо справи у відповідний осередок:

1 Термінові та важливі;
2 Термінові, але погані;
3 Нестрокові, але важливі;
4 Нестрокові та неважливі.

Коли ви потрапляєте в прокрастинацію і не знаєте з чого почати, які справи поставити в пріоритет, а які відкласти/забути вам допоможе дана матриця тайм-менеджменту.

13 Система 4D

Належить Едварду Рею, припускає таке:

Do (зробити). Те, з чим можете впоратися лише ви.
Delegate (делегувати). Не встигаєте, хочете звільнити час для чогось важливішого, ви можете доручити справу тому, хто виконає його добре за вас.
Delete (Видалити)
Відмовтеся від непотрібних і не актуальних завдань.
Delay (відкласти)
Якщо питання складне, але не потребує вирішення сьогодні, ви можете його відкласти, при цьому поставивши його у вирішенні термін.

14 Хронометраж

Гліб Архангельський запропонував чудовий метод пошуку зниклого часу:

1 етап – з’ясувати, що ви витрачаєте час. Кожні одну-дві години фіксуйте все зроблене та аналізуйте на що витратили дорогоцінні хвилини.

2 етап – фіксуйте ефективність виконаних справ у певний проміжок часу.

Після – дійте. Збільшуйте проміжки з ефективними витратами, скорочуйте тимчасові витрати, які є порожніми. Звертаючись до даного методу періодично, ви зможете розумно оцінювати свою продуктивність і своєчасно вносити коригування у процес тайм-менеджменту.

15 Система Тіма Ферріса

В її основі два правила:

Принцип Парето – 80% справ можна зробити за 20% часу
Робота заповнює весь відведений на неї час (закон Паркінсона)

Основний висновок Ферріса: головне – концентрація на роботі, а не кількість витраченого на неї часу. Приділяючи роботі всього 20 відсотків часу, але при цьому концентруючись на всі 100 ви можете зробити більше, ніж у 80 непродуктивних відсотках.

Система запропонована для людей з переважно гнучким графіком, проте, керуючись даним способом, ви цілком можете розподіляти і робити продуктивніше фактично будь-яку іншу роботу за допомогою грамотного тайм-менеджменту.

10 порад для тих, хто ще не визначився

Ми розглянули основні принципи тайм-менеджменту та запропонували 15 різних методів. Тепер можна вибрати підходящий або протестувати різні, доки не знайдете комфортний для себе.

Для старту ще дамо кілька простих порад, можливо вам простіше буде почати з них:

1 день = 1 завдання. Щоденні дії у напрямку мети, обов’язково наблизять вас до неї. Мінімум 60 хвилин на день – і ви вже на 10 кроків попереду.
1 місяць = 1 ціль. Теж суть, але на масштаби більше. Ціль максимум розбийте на завдання мінімум, що виконується за місяць.
Правило про 2 хвилини. Частина методу GTD – якщо справа не займає понад 2 хв. – Зробіть і забудьте.
Спосіб 10 хвилин. Коли немає бажання братися за завдання, але треба, можна заспокоїти 10-ма хвилинами. Можливо, цього вистачить, щоб втягнутися в роботу і вже легко продовжити.
"Їжте жабу на сніданок" тоді вам не доведеться відкладати і переживати, а другорядні справи вирішуватися простіше і швидше.
Чергуйте. Як то кажуть: зміна діяльності – це також відпочинок. Розбавляючи монотонну роботу іншими справами, ви можете залишатися в ресурсі і бути продуктивнішими.
Делегуйте та спрощуйте. Так, наприклад, частину справ у робочій чи домашній рутині можна делегувати чи розподіляти. Плюс, для прискорення найрізноманітніших процесів, сьогодні є сервіси, що сильно спрощують життя.

аналізуйте та розвивайтеся
Аналізуйте. Що встигли сьогодні, а що ні. Чому не впоралися? Де "прокрастинація" перемогла і чому. Робіть висновки і змінюйте підхід на краще.
Ставте терміни. Ніщо так не мотивує як дедлайн. Ставлячи для ваших завдань точні терміни, ви зможете не тільки встигати все задумане та належне, але й перейти із самодисципліною на “ти”.
Позбавляйтеся непотрібного. Періодично влаштовуйте "розхламлення", наводьте порядок у речах та голові. Коли все по поличках, не потрібно шукати та витрачати дорогоцінний час. Це також важлива частина вашого управління часу.
Розвивайтесь. Не обмежуйте коло своєї зайнятості лише роботою; інакше вам загрожує вигоряння. Ростіть різнобічно, пробуйте нове. А про те, як досягти успіху на роботі та в житті – читайте у статті.

Сміливо використовуйте інструменти з тайм-менеджменту, знаходите комфортні для вас та досягайте особистих та професійних успіхів. Результат не забариться!

трохи про міфи

Не варто думати, що знання тайм-менеджменту панацея від усіх проблем і що відразу ви станете надлюдиною! Тому що:

А. Ми не можемо керувати часом, але в змозі взяти контроль над своїм я.
Б. Ви не будете працювати більше, ви робитимете ефективніше. А встигаючи щось більше, за одну одиницю часу, ви працюєте менше.
В. Тайм-менеджмент – не панацея, на жаль, він не допоможе вам, якщо ви неправильно ставите цілі, приймаєте необдумані спонтанні рішення.
Г. Тайм-менеджмент – підходить всім, але в різних пропорціях та підходах.
Д. Ідеально не буває, а будь-які звички приживаються не з першого дня, але ви втягнетеся, спочатку завжди важко, але згодом така система увійде у ваш спосіб життя.

Джерело запису: kakzarabotat.net

ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ. ЗНАЙДИ СВІЙ СПОСІБ