TIDSPLANERING. HITTA DIN VÄG

Tid är vår främsta och mest värdefulla resurs. I själva verket kan vi inte kontrollera det, men vi kan organisera oss så att vi är i "flödet" och i tid. Idag i bokhyllorna kan du hitta många metoder, principer och taktiker för att förbättra livskvaliteten, genom att organisera ditt eget "tidsfält" eller "tidshantering", som inkluderar våra dagliga vanor och aktuella uppgifter, stora mål och vardagsfrågor.

Det verkar som att det är svårt att ta en penna, en anteckningsbok och skriva ner ett schema för idag, imorgon, nästa vecka, ett år. Öppna till exempel anteckningar på din telefon eller ladda ner en planerare. Sätt upp mål, bryt ner dem i uppgifter och lös dem konsekvent; vad ska vi se? Allt är bestämt, ingenting är glömt och det finns fortfarande tid. Men det är inte intressant heller! Det är mycket lättare att rusa från en sak till en annan, från en uppgift till en annan, och faktiskt inte göra någonting. Och du kan också skälla på dig själv, men vakna på morgonen och fortsätta den "förlorade" kursen. Eller upptäck den så kallade "time management" (tidshantering).

Vad är tidshantering?

Time-management
(från engelska "time management") är en effektiv planering av aktiviteter som syftar till att förbättra prestanda, kompetent fördelning av resurser och tid.

Naturligtvis känner alla till den direkta översättningen. Det antas att de som har bemästrat denna vetenskap kan vara herre över sin egen tid, självständigt sätta upp mål och mål. Bestäm prioriteringar, framgångsrikt planera och lös alla inkommande problem. Men viktigast av allt, han vet hemligheten – hur man gör mindre och gör mer.

Du behöver kunskap om grunderna i tidshantering för att:

• Lev "till fullo", hitta tid inte bara för arbete;
• Att korrekt kunna fördela tidsresursen i personligt och professionellt, brådskande och oprioriterat;
• Vet skillnaden mellan viktiga och oviktiga affärer;
• Att förstå och förstå sin rörelse genom livet, att överföra färdigheter i tidsplanering till andra aspekter av det;
• Gå till en kvalitativt ny nivå av livet full av motivation, energi och effektivitet.

Men idag kommer vi inte att berätta för dig "hur och vad du ska göra för att göra allt i tid och inte drunkna i förhalning", men vi kommer att överväga några grundläggande tidshanteringsprinciper och tekniker, efter att ha bekantat dig med vilka du kan välja rätt en för dig.

Grundläggande principer för tidshantering

Planeringsprincip

En tydlig plan för dina aktiviteter kommer alltid att tjäna på, åtminstone i form av din egen KPI. Så planera i förväg! Ta ett anteckningsblock eller öppna anteckningar på din telefon, skriv på väggen om du vill – det spelar ingen roll. Schemalägg din dag, du kommer att veta sekvensen av åtgärder – spara tid och energi. Utse och fixa målet, och dela vägen till det i uppgifter och deluppgifter – detta kommer att vara ditt program för framgång.

SMART princip

SMART. Alla ord i denna förkortning är ett effektivitetskriterium. Strategisk planering är olönsam utan ett väl uppsatt mål. Enligt denna princip måste målet vara: Specifikt (specifikt);
Mätbar ;
Uppnåeligt ;
Relevant ;
Begränsad i tid (tidsbestämd).

SMART-principen är relevant för att sätta arbetsmål. Redan vid målsättningsögonblicket hjälper ett sådant system till att samla all inkommande data tillsammans, sätta optimala deadlines, bestämma tillgången på resurser och sätta exakta, specifika uppgifter.

Struktureringsprincip

Genom att planera din väg till ditt mål bestämmer du din egen takt genom att definiera riktade uppgifter och konsekvent slutföra dem, vilket avsevärt minskar dina arbetskostnader och slöseri med tid. Dela upp stora och komplexa uppgifter i små och rymliga, utför dem gradvis, definiera stadier, ordning och deadlines.

Huvudsaken är att fixa det. Prova att använda ett bidragsdiagram – lista alla uppgifter för ditt stora projekt tillsammans med exakta förfallodatum, slutförandetider och sekvenser. Planering och nedbrytning kommer i sin tur att tillåta dig att inte förlora helheten, inte ge upp och hålla dig inom din tidshantering.

Prioritetsprincipen

Det finns ett mål, det finns uppgifter. Nu gäller det att prioritera dem ordentligt. Brian Tracy föreslår "ät en groda till frukost", vilket innebär att göra det svåraste först, inte överföra middag till lunch och "i morgon", för om du börjar arbetsdagen med de svåraste uppgifterna, så kommer resten av saker att gå mycket enklare. Men detta är bara ett av tillvägagångssätten – välj den som passar dig.

---

Tidshanteringsmetoder

1 "The Pomodoro Method" eller "The 25 Minute System"

Den uppfanns av Francesco Cirillo, som han använde när han förberedde sig för provet. Och metoden har fått sitt namn på grund av väckarklockan i form av en tomat.
Väsen. Arbete och vila delas in i cykler

• 25 minuters arbete – 5 minuter vila = 1 cykel.
• 4 cykler = 30 minuters paus.

Denna metod underlättar komplexa, särskilt monotona uppgifter, på grund av tidsfördelningen, vilket gör dem mer produktiva.

2 Metod "90 x 30"

Ägs av Tony Schwartz, enligt metoden är arbetstiden 90 minuter, och 30 minuter är vila. Sedan upprepas cykeln. Samtidigt rekommenderas de första cyklerna för prioriterade uppgifter.

Det finns också en uppdelning i "52 och 17", som är lämplig för dem som inte kan "sitta" i en och en halv timme och bara koncentrera sig på arbetet. Där, 52 minuter – det här är arbete, 17 – respektive vila.

3 Principen om 9 gärningar

Eller "1-3-5-principen". Kan vara bra till en början. Kärnan är som följer, på en dag måste du slutföra:
1 företag – viktigt,
3 fall – medium,
5 fall – små.

Denna metod är universell, men den är formulerad mer i kategorin fall och uppgifter än i tidsintervall.

4 Principen om tre saker

Som du kanske har gissat med namnet, liknar denna princip den tidigare. Summan av kardemumman är att du behöver göra tre uppgifter om dagen, de som är de viktigaste. Samtidigt hänvisas resten till "bakgrunden".

Det kan vara ett bra alternativ i det ögonblick när du känner att rutinen börjar "äta upp" och dra ut dig, distraherar dig från de riktigt viktiga ögonblicken och nyckelmålen. Denna metod hjälper till att prioritera, men det finns ett "MEN", du måste lägga undan mindre saker och inte bli distraherad från dem. Vi måste hylla, ibland kan en sådan "omfokusering" vara användbar.

5 Time Block Technique

För många är det en vanlig sak att göra en lista med uppgifter för dagen, bara saker i sig hinner inte, eller uppfyller inte KPI:er. Detta beror på att den vanliga listan över uppgifter inte tar hänsyn till två saker: varaktigheten av varje uppgift och den exakta tidpunkten för brottet till den. Tidsblockmetoden tar hänsyn till båda i tidshanteringen.

Summan av kardemumman: tilldela tid för ett specifikt fall och gör vid denna tid ingenting annat än honom. Det är viktigt att saker kan göras inom den utsatta perioden, så tekniken passar bättre för dem som redan är ganska självorganiserade.

6 Метод GTD (Getting Things Done)

Designad av David Allen. Nyckeltanken är att få saker gjorda. Denna metod handlar inte bara om tidshantering, utan också om att arbeta med information i allmänhet.

Talaruppsats, då:
1. Allt registreras på ett ställe (Inbox);
2. Den mottagna informationen sorteras periodiskt i kategorier;
3. Varje objekt tilldelas en status – viktig, väntande, etc.;
4. Utdelade ärenden genomförs strikt enligt planen.

Systemet förnekar fenomenet multitasking: under en tidsperiod – en uppgift. All information som kommer in i form av ärenden, uppgifter, uppdrag m.m. – måste fixas. Och, viktigast av allt: att uppfatta vilken verksamhet/evenemang som helst – inte som ett problem, utan som en uppgift som måste lösas.

7 ZTD-metod (Zen to Done)

Metoden som uppfanns av Leo Babuata kan kallas en förenklad version av GTD. Den är baserad på följande vanor:

– Insamling av information på ett ställe (samma inkorgssektion);
– Operationell behandling av inkommande information;
– Organisering av information efter kategori;
– Att göra-listor ska vara kompakta och tydliga.
↓↓↓

– Planera saker, prioritera brådskande och viktiga saker, bli av med allt onödigt och överflödigt;
– Fokusera på en sak, spray inte uppmärksamhet;
– Organisera din rutin och följ den;
– Gör vad du älskar.

8 Kanban

Kanban – från japanska "affischtavla, skylt." Som regel är det ett diagram som låter dig visuellt se arbetsflödet. Kärnan är i tre sektioner: "Att göras", "Att göras" och "Klart". Men här beror allt på projektet – du kan säkert lägga till de stadier / avsnitt / etiketter som du anser nödvändiga.

I allmänhet låter systemet dig spåra status för uppgifter. Den största fördelen med denna metod är synlighet. Du kan använda en tankekarta eller en enkel whiteboard och klisterlappar. Metoden var ursprungligen avsedd för arbetsflödeskontroll i företag, men kanban är också bra för personlig planering och kan enkelt kombineras med andra tillvägagångssätt.

9 Noll inkorg

Huvudtanken är att inkorgen alltid ska vara tom. Den dagliga fördelningen av inkommande uppgifter hjälper till att hålla ordning i ditt huvud och angelägenheter och förhindrar därigenom "snöbollseffekten". Metoden introducerades av Merlin Mann, och användes främst för e-post, men den lämpar sig ganska bra för att arbeta med dokument och helt enkelt med ärenden från olika aspekter av ditt liv.

10 färska eller stekta

För att vara kall i huvudet idag, förbered igår;
– en lista med uppgifter för morgondagen görs på kvällen,
– viktiga och komplexa saker löses i början av dagen,
– på den nya dagen utförs uppgifter strikt enligt plan, i slutet av dagen – en plan är förberedd igen.

Lämplig för alla som lider av "delayed life syndrome". Till alla som ständigt skjuter upp saker till senare, och sedan springer "som i brand".

11 Autofokus

Kanske den mest "snälla" metoden, speciellt för kreativa människor. Summan av kardemumman: du kan "intuitivt" välja de uppgifter du gillar och först och främst börja arbeta med dem. Om du inte har slutfört uppgiften kan du skicka den till slutet av listan och ta den du vill ha nu.

Denna metod har två sidor av myntet; fokusera på dig själv – det är viktigt, det hjälper till att avslöja de aspekter i dig själv som verkligen är intressanta för dig, men samtidigt är du inte immun från att "defokusera", så det är bra att inkludera några strategiska aspekter av tidshantering i detta närma sig.

12 Eisenhower Matrix

Dwight Eisenhower föreslog att alla fall skulle delas in i fyra grupper, som hjälper till att sortera valfritt antal uppgifter av varierande grad av komplexitet. Metoden är ganska enkel – vi gör en allmän lista och går igenom alla punkter med frågorna: "Är det viktigt?", "Är det brådskande?". Nästa steg är att dela upp ett pappersark i 4 delar, skriv fall i lämplig cell:

1 Brådskande och viktigt;
2 Brådskande men inte viktigt;
3 Inte brådskande men viktigt;
4 Icke-brådskande och oviktigt.

När du hamnar i förhalning och inte vet var du ska börja, vilka saker du ska prioritera och vilka du ska skjuta upp/glömma, kommer den här tidshanteringsmatrisen att hjälpa dig.

13 4D-system

Ägs av Edward Ray, föreslår följande:

• Göra (att göra). Något som bara du kan hantera.
• Delegera (delegat). Om du inte har tid, vill du frigöra tid för något viktigare, du kan anförtro uppgiften till någon som kommer att göra det bra för dig.
• Ta bort (radera)
  Ge upp onödiga och irrelevanta uppgifter.
• Fördröjning (skjut upp)
  Om problemet är komplext, men inte kräver en lösning idag, kan du skjuta upp det samtidigt som du anger en deadline för lösningen.

14 Timing

Gleb Arkhangelsky föreslog en utmärkt metod för att hitta saknad tid:

Steg 1 – Ta reda på vad du lägger din tid på. Var eller varannan timme, spela in allt som gjorts och analysera vad du lagt ner värdefulla minuter på.

Steg 2 – fixa effektiviteten av slutförda uppgifter under en viss tidsperiod.

Efter – agera. Öka klyftorna med effektiva kostnader, minska tidsspillet som är tomt. Genom att hänvisa till denna metod med jämna mellanrum kommer du att kunna bedöma din produktivitet på ett rimligt sätt och göra snabba justeringar av tidshanteringsprocessen.

15 Tim Ferriss System

Den bygger på två regler:

1. Pareto-principen – 80% av saker och ting kan göras på 20% av tiden
2. Arbetet fyller hela tiden som tilldelats för det (Parkinsons lag)

Den huvudsakliga slutsatsen av Ferris: det viktigaste är koncentrationen på arbetet, och inte mängden tid som spenderas på det. Genom att bara ägna 20 procent av tiden åt arbete, men samtidigt koncentrera dig på alla 100, kan du få mer gjort än på 80 improduktiva procent.

Systemet föreslås för personer med ett övervägande flexibelt schema, men med hjälp av denna metod kan du mycket väl distribuera och göra mer produktivt praktiskt taget vilket annat arbete som helst med hjälp av kompetent tidshantering.

---

10 tips till dig som inte bestämt sig ännu

Vi tittade på de grundläggande principerna för tidshantering och föreslog 15 olika metoder. Nu kan du välja rätt eller testa olika tills du hittar en bekväm för dig själv.

För att komma igång kommer vi också att ge några enkla tips, kanske blir det lättare för dig att börja med dem:

• 1 dag = 1 uppgift. Dagliga handlingar mot målet kommer definitivt att föra dig närmare det. Minst 60 minuter om dagen och du är redan 10 steg före.

• 1 månad = 1 mål. Samma väsen, men i större skala. Dela upp det maximala målet i minimala uppgifter som utförs på en månad.

• 2-minutersregeln. En del av GTD-metoden – om ärendet inte tar mer än 2 minuter. – gör det och glöm det.

• 10 minuters metod. När det inte finns någon lust att ta på sig en uppgift, men det är nödvändigt, kan du lugna dig med 10 minuter. Kanske räcker detta för att du ska engagera dig i arbetet och det är redan lätt att fortsätta.

• "Ät en groda till frukost" då behöver du inte skjuta upp och oroa dig, och sekundära frågor löses enklare och snabbare.

• Alternativ. Som man säger: en aktivitetsbyte är också en vila. Genom att späda ut det monotona arbetet med andra saker kan du stanna kvar i resursen och bli mer produktiv.

• Delegera och förenkla. Så till exempel kan vissa av uppgifterna i en arbets- eller hemrutin delegeras eller fördelas. Dessutom, för att påskynda en mängd olika processer, finns det idag tjänster som avsevärt förenklar livet.

  analysera och utveckla

• Analysera. Vad fungerade idag och vad som inte fungerade. Varför klarade de det inte? Var "förhalandet" vann och varför. Dra slutsatser och ändra tillvägagångssättet till det bättre.

• Sätt deadlines. Inget motiverar som en deadline. Genom att sätta exakta deadlines för dina uppgifter kommer du inte bara att kunna hantera allt planerat och planerat, utan också att byta till "dig" med självdisciplin.

• Bli av med det onödiga. Ordna med jämna mellanrum "röra", sätt saker i ordning och i ditt huvud. När allt finns på hyllorna behöver du inte leta och slösa bort dyrbar tid. Detta är också en viktig del av din tidshantering.

• Utveckla. Begränsa inte din anställning till att bara arbeta; annars riskerar du att bli utbränd. Bli diversifierad, prova nya saker. Och hur man når framgång på jobbet och i livet – läs artikeln.

Använd gärna verktyg för tidshantering, hitta de som är bekväma för dig och uppnå personlig och professionell framgång. Resultatet låter dig inte vänta!

lite om myter

Tro inte att kunskap om tidshantering är ett universalmedel för alla problem och att du över en natt kommer att bli en superman! Därför att:

S. Vi kan inte kontrollera tiden, men vi kan ta kontroll över oss själva.
B. Du kommer inte att arbeta mer, du kommer att göra mer effektivt. Och att göra något mer, på en tidsenhet, arbetar du mindre.
B. Tidshantering är inte ett universalmedel, tyvärr kommer det inte att hjälpa dig om du sätter upp mål felaktigt, tar överhastade spontana beslut.
D. Tidshantering – passar alla, men i olika proportioner och tillvägagångssätt.
D. Ideal händer inte, och några vanor slår inte rot från den första dagen, men du kommer att engagera dig, till en början är det alltid svårt, men med tiden kommer ett sådant system in i din livsstil.