AJA PLANEERIMINE. LEIA OMA TEE

Aeg on meie peamine ja kõige väärtuslikum ressurss. Tegelikult me ​​ei saa seda kontrollida, kuid saame end organiseerida nii, et oleksime “voolus" ja ajas. Täna võib raamaturiiulitelt leida palju meetodeid, põhimõtteid ja taktikaid elukvaliteedi parandamiseks, korraldades oma “ajavälja” või “ajajuhtimise”, mis hõlmab meie igapäevaseid harjumusi ja jooksvaid ülesandeid, suuri eesmärke ja igapäevaseid probleeme.

Näib, et on raske võtta pliiatsit, märkmikku ja kirja panna graafik tänaseks, homseks, järgmiseks nädalaks, aastaks. Avage telefonis märkmed või laadige alla näiteks planeerija. Seadke eesmärke, jagage need ülesanneteks ja lahendage neid järjepidevalt; mida me näeme? Kõik on otsustatud, midagi ei unustata ja aega on veel. Aga see pole ka huvitav! Palju lihtsam on tormata ühe asja juurest teise juurde, ühe ülesande juurest teise juurde ja tegelikult mitte midagi tegemata. Ja võite ka ennast noomida, kuid ärkate hommikul üles ja jätkake "kadunud" kursi. Või avastage nn ajajuhtimine (ajajuhtimine).

Mis on ajajuhtimine?

Ajajuhtimine
(inglise keelest "time management") on tõhus tegevuste planeerimine, mille eesmärk on parandada tulemuslikkust, asjatundlikku ressursside ja aja jaotamist.

Otsetõlget teavad muidugi kõik. Eeldatakse, et need, kes on selle teaduse omandanud, suudavad olla oma aja peremehed, seada iseseisvalt eesmärke ja eesmärke. Määrake prioriteedid, kavandage edukalt ja lahendage kõik sissetulevad probleemid. Aga mis kõige tähtsam, ta teab saladust – kuidas teha vähem ja rohkem.

Teil on vaja teadmisi ajaplaneerimise põhitõdedest, et:

• Elage täiel rinnal, leides aega mitte ainult töö jaoks;
• Oskab ajaressurssi õigesti jaotada isiklikuks ja professionaalseks, kiireloomuliseks ja mitteprioriteetseks;
• Tea, mis vahe on olulisel ja ebaolulisel äril;
• Mõista ja mõista oma liikumist läbi elu, kanda ajaplaneerimise oskusi selle teistesse tahkudesse;
• Minge kvalitatiivselt uuele elutasemele, mis on täis motivatsiooni, energiat ja tõhusust.

Kuid täna me ei ütle teile, "kuidas ja mida teha, et kõik õigel ajal teha ja mitte uppuda viivitusse", vaid käsitleme mõningaid ajaplaneerimise põhiprintsiipe ja -võtteid, olles end kurssi viinud, millega saate valida õige. üks sulle.

Ajajuhtimise põhiprintsiibid

Planeerimise põhimõte

Selge tegevuskava tuleb alati kasuks, vähemalt teie enda KPI näol. Nii et planeerige ette! Võta märkmik või ava telefonis märkmed, soovi korral kirjuta seinale – vahet pole. Planeerige oma päev, saate teada toimingute jada – säästke aega ja energiat. Määrake ja fikseerige eesmärk ning jagage tee selleni ülesanneteks ja alamülesanneteks – see on teie programm edu saavutamiseks.

SMART põhimõte

NUTIKAS. Kõik sõnad selles lühendis on tõhususe kriteeriumiks. Strateegiline planeerimine on kahjumlik ilma hästi seatud eesmärgita. Selle põhimõtte järgi peab eesmärk olema: Konkreetne (Konkreetne);
Mõõdetav ;
Saavutatav ;
asjakohane ; Ajaliselt
piiratud (ajaliselt piiratud).

SMART põhimõte on asjakohane tööeesmärkide seadmisel. Juba eesmärgi seadmise hetkel aitab selline süsteem kõik sissetulevad andmed kokku koguda, määrata optimaalsed tähtajad, määrata ressursside saadavuse ning seada täpsed, konkreetsed ülesanded.

Struktureerimise põhimõte

Kavandades oma teed eesmärgini, määrate oma tempo, määratledes sihipärased ülesanded ja neid järjepidevalt täites, vähendades seeläbi oluliselt oma tööjõukulusid ja raisatud aega. Jagage suured ja keerulised ülesanded väikesteks ja mahukateks, tehke neid järk-järgult, määratledes etapid, järjekorra ja tähtajad.

Peaasi on see parandada. Proovige kasutada toetuste diagrammi – loetlege kõik oma suure projekti ülesanded koos täpsete tähtaegade, lõpetamisaegade ja järjestustega. Planeerimine ja lagunemine omakorda võimaldavad teil mitte kaotada suurt pilti, mitte alla anda ja jääda oma ajaplaneerimise piiridesse.

Prioriteedi põhimõte

On eesmärk, on ülesanded. Nüüd on oluline need õigesti tähtsuse järjekorda seada. Brian Tracy soovitab "söö hommikusöögiks konn", mis tähendab, et tehke kõigepealt kõige keerulisem asi, mitte ei vii õhtusööki lõunasöögile ja "homsele", sest kui alustate tööpäeva kõige raskemate ülesannetega, siis ülejäänud asjad lähevad korda. palju lihtsam. Kuid see on vaid üks lähenemisviisidest – vali endale sobiv.

---

Ajajuhtimise meetodid

1 "Pomodoro meetod" või "25 minuti süsteem"

Selle leiutas Francesco Cirillo, mida ta kasutas eksamiks valmistudes. Ja meetod sai oma nime tomatikujulise äratuskella tõttu.
Essents. Töö ja puhkus on jagatud tsükliteks

• 25 minutit tööd – 5 minutit puhkust = 1 tsükkel.
• 4 tsüklit = 30 minutit pausi.

See meetod hõlbustab aja jaotuse tõttu keerukaid, eriti monotoonseid ülesandeid, mis muudab need produktiivsemaks.

2 Meetod "90 x 30"

Tony Schwartzi omanduses on meetodi järgi tööaeg 90 minutit ja 30 minutit puhkust. Seejärel tsükkel kordub. Samal ajal on esimesed tsüklid soovitatavad prioriteetsete ülesannete jaoks.

Samuti on jaotus “52 ja 17”, mis sobib neile, kes ei saa poolteist tundi “istuda”, keskendudes ainult tööle. Kus 52 minutit – see on töö, 17 – vastavalt puhkus.

3 9 teo põhimõte

Või "põhimõte 1-3-5". Alustuseks võib olla hea. Põhiolemus on järgmine, päeva jooksul peate täitma:
1 äri – oluline,
3 juhtumit – keskmine,
5 juhtumit – väike.

See meetod on universaalne, kuid see on sõnastatud rohkem juhtumite ja ülesannete kui ajavahemike kaupa.

4 Kolme asja põhimõte

Nagu nime järgi arvata võis, sarnaneb see põhimõte eelmisega. Põhimõte on see, et peate tegema kolm ülesannet päevas, need, mis on kõige olulisemad. Samal ajal taanduvad ülejäänud "taustale".

See võib olla suurepärane võimalus hetkel, kui tunnete, et rutiin hakkab "sööma" ja teid välja tõmbama, häirides teid tõeliselt olulistest hetkedest ja peamistest eesmärkidest. See meetod aitab tähtsuse järjekorda seada, kuid on üks "AGA", peate kõrvale jätma väikesed asjad ja mitte laskma end neist segada. Peame avaldama austust, mõnikord võib selline "ümberfokuseerimine" kasulikuks osutuda.

5 ajaploki tehnika

Paljude jaoks on päevaülesannete nimekirja koostamine tavaline asi, ainult asjadel endal pole aega või need ei vasta KPI-dele. Seda seetõttu, et tavaline ülesannete loetelu ei võta arvesse kahte asja: iga ülesande kestust ja selle kuriteo täpset aega. Ajaplokkide meetod võtab ajahalduses mõlemat arvesse.

Lõpptulemus: eraldage konkreetse juhtumi jaoks aega ja tehke praegu midagi peale tema. Oluline on, et etteantud aja jooksul saaks asjad tehtud, seega sobib tehnika pigem neile, kes on juba üsna iseorganiseerunud.

6 Метод GTD (asjade tegemine)

Kujundanud David Allen. Põhiidee on asjad ära teha. See meetod ei puuduta ainult ajajuhtimist, vaid ka üldiselt teabega töötamist.

Kõnelemise lõputöö, siis:
1. Kõik salvestatakse ühte kohta (Inbox);
2. Saadud info sorteeritakse perioodiliselt kategooriatesse;
3. Igale elemendile määratakse staatus – oluline, ootel jne;
4. Jaotatud juhtumid viiakse läbi rangelt vastavalt plaanile.

Süsteem eitab multitegumtöö fenomeni: ühel ajaperioodil – üks ülesanne. Kogu teave, mis on saadud juhtumite, ülesannete, ülesannete jms kujul. – tuleb parandada. Ja mis kõige tähtsam: tajuda mis tahes äri / sündmust – mitte kui probleemi, vaid kui ülesannet, mis tuleb lahendada.

7 ZTD meetod (Zen to Done)

Leo Babuata leiutatud meetodit võib nimetada GTD lihtsustatud versiooniks. See põhineb järgmistel harjumustel:

– Teabe kogumine ühte kohta (sama postkasti jaotis);
– Sissetuleva teabe operatiivne töötlemine;
– teabe korraldamine kategooriate kaupa;
– Ülesannete nimekirjad peaksid olema kompaktsed ja selged.
↓↓↓

– Planeerige asju, seadke kiireloomulised ja olulised asjad prioriteediks, vabanege kõigest ebavajalikust ja üleliigsest;
– keskenduge ühele asjale, ärge piserdage tähelepanu;
– Korraldage oma rutiin ja järgige seda;
– Tee seda, mida armastad.

8 Kanban

Kanban – jaapani keelest "reklaamtahvel, silt". Reeglina on see diagramm, mis võimaldab töövoogu visuaalselt näha. Sisuliselt on kolm osa: "Tehke", "Tehke" ja "Tehtud". Kuid siin sõltub kõik projektist – võite julgelt lisada need etapid / jaotised / sildid, mida peate vajalikuks.

Üldiselt võimaldab süsteem jälgida ülesannete olekut. Selle meetodi peamine eelis on nähtavus. Kasutada võib mõttekaarti või lihtsat tahvlit ja kleepuvaid märkmeid. Meetod oli algselt mõeldud töövoo juhtimiseks ettevõtetes, kuid kanban sobib suurepäraselt ka isiklikuks planeerimiseks ja seda saab hõlpsasti kombineerida teiste lähenemisviisidega.

9 Null postkasti

Põhiidee on see, et postkast peaks alati tühi olema. Sissetulevate ülesannete igapäevane jaotamine aitab hoida korda teie peas ja asjades, hoides sellega ära "lumepalliefekti". Meetodi tutvustas Merlin Mann ja seda kasutati peamiselt e-kirjade jaoks, kuid see sobib üsna hästi dokumentidega töötamiseks ja lihtsalt juhtumitega teie elu erinevatest aspektidest.

10 Värske või praetud

Et olla täna jahe, valmistu eile;
– õhtul tehakse homsete ülesannete nimekiri,
– päeva alguses lahendatakse olulised ja keerulised asjad,
– uuel päeval täidetakse ülesandeid rangelt plaani järgi, päeva lõpus – plaan on uuesti ette valmistatud.

Sobib kõigile, kes kannatavad "viivitatud elu sündroomi" all. Kõigile, kes ajavad asja pidevalt hilisemaks ja siis jooksevad “nagu põlema”.

11 Autofookus

Võib-olla kõige "õrn" meetod, eriti loominguliste inimeste jaoks. Lõpptulemus: saate "intuitiivselt" valida need ülesanded, mis teile meeldivad, ja kõigepealt alustada nendega töötamist. Kui te pole ülesannet täitnud, võite selle saata loendi lõppu ja võtta kohe soovitud.

Sellel meetodil on mündi kaks külge; keskendu iseendale – see on oluline, see aitab paljastada endas neid aspekte, mis sind tõeliselt huvitavad, kuid samas pole sa immuunne “defokuseerimise” eest, seega on hea sellesse lisada ka mõned ajajuhtimise strateegilised aspektid. lähenemine.

12 Eisenhoweri maatriks

Dwight Eisenhower tegi ettepaneku jagada kõik juhtumid nelja rühma, mis aitavad sorteerida mis tahes arvu erineva keerukusega ülesandeid. Meetod on üsna lihtne – koostame üldise loendi ja läbime kõik punktid küsimustega: "Kas see on oluline?", "Kas see on kiireloomuline?". Järgmine samm on jagada paberileht 4 osaks, kirjutada vastavasse lahtrisse juhtumid:

1 Kiireloomuline ja oluline;
2 Kiireloomuline, kuid mitte oluline;
3 Mitte kiireloomuline, kuid oluline;
4 Mitte kiireloomuline ja ebaoluline.

Kui hakkate edasi lükkama ja ei tea, kust alustada, milliseid asju prioriteediks seada ja milliseid edasi lükata/unustada, aitab see ajajuhtimise maatriks teid.

13 4D süsteem

Omanik Edward Rayle, soovitab järgmist:

• Tee (teha). Midagi, millega saad hakkama ainult sina.
• Delegeeri (delegeeri). Kui sul pole aega, soovid vabastada aega millegi olulisema jaoks, võid ülesande usaldada kellelegi, kes selle sinu eest hästi ära teeb.
• Kustuta (kustuta)
  Loobu tarbetutest ja ebaolulistest ülesannetest.
• Viivitus (edasildamine)
  Kui probleem on keeruline, kuid ei vaja täna lahendust, saate selle edasi lükata, määrates samal ajal lahendamise tähtaja.

14 Ajastus

Gleb Arkhangelsky pakkus välja suurepärase meetodi puuduva aja leidmiseks:

1 samm – mõelge välja, millele te oma aega kulutate. Iga tunni või kahe tunni järel salvestage kõik tehtud ja analüüsige, millele kulutasite väärtuslikke minuteid.

2 etapp – fikseerige lõpetatud ülesannete tõhusus teatud aja jooksul.

Pärast – tegutsema. Suurendage lünki tõhusate kuludega, vähendage tühja aja raiskamist. Sellele meetodile perioodiliselt viidates saate oma tootlikkust mõistlikult hinnata ja ajahaldusprotsessi õigeaegselt kohandada.

15 Tim Ferrissi süsteem

See põhineb kahel reeglil:

1. Pareto põhimõte – 80% asjadest saab tehtud 20% ajast
2. Töö täidab kogu sellele määratud aja (Parkinsoni seadus)

Ferrise peamine järeldus: peamine on keskendumine tööle, mitte sellele kulutatud aeg. Pühendades tööle vaid 20 protsenti ajast, kuid samal ajal keskendudes kõigile 100-le, saad teha rohkem kui 80 ebaproduktiivse protsendiga.

Süsteem on mõeldud valdavalt paindliku graafikuga inimestele, kuid sellest meetodist juhindudes saab kompetentse ajaplaneerimise abil väga hästi jaotada ja teha produktiivsemalt praktiliselt kõiki muid töid.

---

10 näpunäidet neile, kes pole veel otsustanud

Vaatasime ajaplaneerimise põhiprintsiipe ja pakkusime välja 15 erinevat meetodit. Nüüd saate valida sobiva või katsetada erinevaid, kuni leiate endale sobiva.

Alustuseks anname ka mõned lihtsad näpunäited, ehk on teil lihtsam nendega alustada:

• 1 päev = 1 ülesanne. Igapäevased tegevused eesmärgi suunas viivad sind kindlasti sellele lähemale. Vähemalt 60 minutit päevas ja oled juba 10 sammu ees.

• 1 kuu = 1 eesmärk. Sisuliselt sama, kuid suuremas plaanis. Jagage maksimaalne eesmärk kuu aja jooksul tehtud minimaalseteks ülesanneteks.

• 2 minuti reegel. GTD meetodi osa – juhul, kui juhtum ei kesta üle 2 minuti. – tehke seda ja unustage see.

• 10 minuti meetod. Kui pole soovi mingit ülesannet ette võtta, aga see on vajalik, saad end rahustada 10 minutiga. Võib-olla sellest piisab, et töös kaasa lüüa ja on juba lihtne jätkata.

• “Söö hommikusöögiks konn” siis ei pea edasi lükkama ja muretsema ning teisejärgulised asjad lahenevad lihtsamalt ja kiiremini.

• Alternatiivne. Nagu öeldakse: tegevuse muutus on ka puhkus. Üksluist tööd muude asjadega lahjendades saate ressursis püsida ja olla produktiivsem.

• Delegeerige ja lihtsustage. Nii saab näiteks mõnda töö- või kodurutiini ülesannet delegeerida või laiali jagada. Lisaks on mitmesuguste protsesside kiirendamiseks tänapäeval olemas teenuseid, mis lihtsustavad oluliselt elu.

  analüüsida ja arendada

• Analüüsida. Mis täna töötas ja mis mitte. Miks nad ei jõudnud? Kus võitis "viivitamine" ja miks. Tehke järeldused ja muutke lähenemisviisi paremaks.

• Määrake tähtajad. Miski ei motiveeri nii nagu tähtaeg. Seades oma ülesannetele täpsed tähtajad, suudad mitte ainult kõike planeeritut ja tähtaega juhtida, vaid ka enesedistsipliiniga lülituda „sina” peale.

• Vabane ebavajalikust. Korraldage perioodiliselt "segadust", seadke asjad korda ja oma peas. Kui kõik on riiulitel, pole vaja otsida ja raisata väärtuslikku aega. See on ka teie ajajuhtimise oluline osa.

• Arendada. Ärge piirake oma tööd ainult tööga; vastasel juhul riskite läbipõlemisega. Kasvage mitmekesiseks, proovige uusi asju. Ja kuidas saavutada edu tööl ja elus – lugege artiklit.

Kasutage julgelt ajaplaneerimise tööriistu, leidke endale sobivad ning saavutage isiklikku ja tööalast edu. Tulemus ei pane sind ootama!

natuke müütidest

Ärge arvake, et ajaplaneerimise tundmine on imerohi kõigi probleemide vastu ja et üleöö saab sinust supermees! Sest:

V. Me ei saa aega kontrollida, kuid me saame enda kontrolli alla võtta.
B. Te ei tööta rohkem, teete tõhusamalt. Ja tehes ühe ajaühiku jooksul midagi rohkem, töötate vähem.
B. Aja juhtimine ei ole imerohi, kahjuks ei aita see sind, kui seate eesmärgid valesti, teete tormakaid spontaanseid otsuseid.
D. Aja juhtimine – sobib kõigile, kuid erinevates proportsioonides ja lähenemisviisides.
D. Ideaali ei juhtu ja kõik harjumused ei juurdu esimesest päevast peale, kuid sa lööd kaasa, algul on see alati raske, kuid aja jooksul hakkab selline süsteem sinu elustiili sisenema.