GESTIONE DEL TEMPO. TROVA LA TUA STRADA

Il tempo è la nostra risorsa principale e più preziosa. Infatti non possiamo controllarlo, ma possiamo organizzarci per essere nel “flusso" e nel tempo. Oggi sugli scaffali puoi trovare tanti metodi, principi e tattiche per migliorare la qualità della vita, organizzando il tuo "campo del tempo" o "gestione del tempo", che include le nostre abitudini quotidiane e le attività attuali, i grandi obiettivi e le questioni quotidiane.

Sembrerebbe difficile prendere una penna, un taccuino e scrivere un programma per oggi, domani, la prossima settimana, un anno. Apri note sul tuo telefono o scarica un pianificatore, ad esempio. Stabilisci obiettivi, scomponili in compiti e risolvili costantemente; cosa vedremo? Tutto è deciso, nulla è dimenticato e c’è ancora tempo. Ma non è nemmeno interessante! È molto più facile correre da una cosa all’altra, da un compito all’altro e, in effetti, non fare nulla. E puoi anche rimproverarti, ma svegliarti la mattina e continuare il corso "perso". Oppure scopri la cosiddetta “gestione del tempo” (gestione del tempo).

Cos’è la gestione del tempo?

Il time-management
(dall’inglese “time management”) è una pianificazione efficace di attività volte al miglioramento delle prestazioni, alla distribuzione competente delle risorse e del tempo.

Naturalmente, tutti conoscono la traduzione diretta. Si presume che coloro che hanno imparato questa scienza siano in grado di essere i maestri del proprio tempo, di stabilire obiettivi e obiettivi in ​​​​dipendenza. Determina le priorità, pianifica con successo e risolvi tutti i problemi in arrivo. Ma soprattutto, conosce il segreto: come fare di meno e fare di più.

È necessaria la conoscenza delle basi della gestione del tempo per:

• Vivere “al massimo”, trovando tempo non solo per il lavoro;
• Saper distribuire correttamente la risorsa tempo tra personale e professionale, urgente e non prioritario;
• Conoscere la differenza tra affari importanti e non importanti;
• Comprendere e comprendere il proprio movimento attraverso la vita, trasferire le capacità di pianificazione del tempo ad altri aspetti di essa;
• Vai a un livello di vita qualitativamente nuovo pieno di motivazione, energia ed efficienza.

Tuttavia, oggi non ti diremo "come e cosa fare per fare tutto in tempo e non affogare nella procrastinazione", ma considereremo alcuni principi e tecniche di base per la gestione del tempo, dopo aver familiarizzato con i quali puoi scegliere il giusto uno per te.

Principi di base della gestione del tempo

Principio di pianificazione

Un piano chiaro per le tue attività ne trarrà sempre vantaggio, almeno nella forma del tuo KPI. Quindi pianifica in anticipo! Prendi un blocco note o apri appunti sul telefono, scrivi sul muro se vuoi – non importa. Pianifica la tua giornata, conoscerai la sequenza delle azioni: risparmia tempo ed energia. Designa e fissa l’obiettivo e suddividi il percorso in attività e sottoattività: questo sarà il tuo programma per il successo.

Principio SMART

INTELIGENTE. Tutte le parole in questa abbreviazione sono un criterio di efficacia. La pianificazione strategica non è redditizia senza un obiettivo ben fissato. Secondo questo principio, l’obiettivo deve essere: Specifico (Specifico);
misurabile ;
raggiungibile ;
Pertinente ;
Limitato nel tempo (limitato nel tempo).

Il principio SMART è rilevante per la definizione degli obiettivi di lavoro. Già al momento della definizione degli obiettivi, un tale sistema aiuta a raccogliere tutti i dati in entrata, fissare scadenze ottimali, determinare la disponibilità delle risorse e definire compiti precisi e specifici.

Principio strutturante

Pianificando il tuo percorso verso il tuo obiettivo, stabilisci il tuo ritmo definendo compiti mirati e completandoli costantemente, riducendo così notevolmente i costi di manodopera e le perdite di tempo. Dividi compiti grandi e complessi in piccoli e capienti, eseguili gradualmente, definendo fasi, ordine e scadenze.

L’importante è aggiustarlo. Prova a utilizzare un grafico delle sovvenzioni: elenca tutte le attività del tuo grande progetto insieme a date di scadenza, tempi di completamento e sequenze esatte. La pianificazione e la scomposizione, a loro volta, ti permetteranno di non perdere il quadro generale, di non arrenderti e di rimanere all’interno della tua gestione del tempo.

Principio di priorità

C’è un obiettivo, ci sono compiti. Ora è importante dare loro la giusta priorità. Brian Tracy suggerisce "mangiare una rana a colazione", che significa fare prima la cosa più difficile, non trasferire la cena al pranzo e al "domani", perché se inizi la giornata lavorativa con i compiti più difficili, il resto delle cose andrà via molto più facile. Ma questo è solo uno degli approcci: scegli quello che fa per te.

---

Metodi di gestione del tempo

1 “Il Metodo del Pomodoro” o “Il Sistema dei 25 Minuti”

Fu inventato da Francesco Cirillo, che utilizzò mentre preparava l’esame. E il metodo ha preso il nome dalla sveglia a forma di pomodoro.
Essenza. Il lavoro e il riposo sono divisi in cicli

• 25 minuti di lavoro – 5 minuti di riposo = 1 ciclo.
• 4 cicli = 30 minuti di pausa.

Questo metodo facilita compiti complessi, soprattutto monotoni, a causa della suddivisione del tempo, che li rende più produttivi.

2 Metodo “90 per 30”

Di proprietà di Tony Schwartz, secondo il metodo, il tempo di lavoro è di 90 minuti e 30 minuti di riposo. Quindi il ciclo si ripete. Allo stesso tempo, i primi cicli sono consigliati per le attività prioritarie.

C’è anche una suddivisione in “52 e 17”, che è adatta a chi non può “stare seduto” per un’ora e mezza, concentrandosi solo sul lavoro. Dove, 52 minuti – questo è lavoro, 17 – rispettivamente, riposo.

3 Il principio dei 9 atti

O "Il principio 1-3-5". Potrebbe essere buono per cominciare. L’essenza è la seguente, in un giorno devi completare:
1 business – importante,
3 casi – medio,
5 casi – piccolo.

Questo metodo è universale, ma è formulato più nella categoria dei casi e delle attività che negli intervalli di tempo.

4 Il principio delle tre cose

Come avrai intuito dal nome, questo principio è simile al precedente. La linea di fondo è che devi svolgere tre compiti al giorno, quelli che sono i più importanti. Allo stesso tempo, il resto è relegato in "background".

Può essere un’ottima opzione nel momento in cui senti che la routine inizia a "mangiarti" e trascinarti fuori, distraendoti dai momenti davvero importanti e dagli obiettivi chiave. Questo metodo aiuta a stabilire le priorità, ma c’è un "MA", dovrai mettere da parte le cose minori e non esserne distratto. Dobbiamo rendere omaggio, a volte un simile “rifocalizzazione” può essere utile.

5 Tecnica del blocco temporale

Per molti, fare un elenco delle attività quotidiane è una cosa comune, solo le cose stesse non hanno tempo o non soddisfano i KPI. Questo perché il solito elenco di compiti non tiene conto di due cose: la durata di ogni compito e l’ora esatta del reato ad esso. Il metodo dei blocchi temporali tiene conto di entrambi nella gestione del tempo.

La conclusione: assegna tempo per un caso specifico e in questo momento non fare altro che lui. È importante che le cose possano essere fatte entro il periodo assegnato, quindi la tecnica è più adatta a coloro che sono già abbastanza auto-organizzati.

6 Метод GTD (Come fare le cose)

Progettato da David Allen. L’idea chiave è portare a termine le cose. Questo metodo non riguarda solo la gestione del tempo, ma anche il lavoro con le informazioni in generale.

Tesi orale, quindi:
1. Tutto viene registrato in un unico luogo (Posta in arrivo);
2. Le informazioni ricevute sono periodicamente ordinate in categorie;
3. Ad ogni elemento viene assegnato uno stato: importante, in sospeso, ecc.;
4. I casi distribuiti vengono eseguiti rigorosamente secondo il piano.

Il sistema nega il fenomeno del multitasking: in un periodo di tempo – un compito. Tutte le informazioni ricevute sotto forma di casi, compiti, incarichi, ecc. – deve essere riparato. E, soprattutto: percepire qualsiasi attività/evento – non come un problema, ma come un compito che deve essere risolto.

7 Metodo ZTD (Zen to Done)

Il metodo inventato da Leo Babuata può essere definito una versione semplificata di GTD. Si basa sulle seguenti abitudini:

– Raccolta di informazioni in un unico luogo (stessa sezione della posta in arrivo);
– Elaborazione operativa delle informazioni in entrata;
– Organizzazione delle informazioni per categoria;
– Gli elenchi di cose da fare dovrebbero essere compatti e chiari.
↓↓↓

– Organizzare le cose, dare priorità alle cose urgenti e importanti, sbarazzarsi di tutto ciò che è superfluo e superfluo;
– Concentrati su una cosa, non spruzzare attenzione;
– Organizza la tua routine e seguila;
– Fai quello che ti piace.

8 Kanban

Kanban – dal giapponese "cartellone pubblicitario, cartello". Di norma, è un diagramma che ti consente di vedere visivamente il flusso di lavoro. L’essenza è in tre sezioni: "Da fare", "Da fare" e "Fatto". Ma qui tutto dipende dal progetto: puoi tranquillamente aggiungere quelle fasi/sezioni/etichette che ritieni necessarie.

In generale, il sistema consente di tenere traccia dello stato delle attività. Il vantaggio principale di questo metodo è la visibilità. Puoi utilizzare una mappa mentale o una semplice lavagna e note adesive. Il metodo era originariamente concepito per il controllo del flusso di lavoro nelle aziende, ma il kanban è ottimo anche per la pianificazione personale e può essere facilmente combinato con altri approcci.

9 Zero Posta in arrivo

L’idea principale è che la posta in arrivo dovrebbe essere sempre vuota. La distribuzione quotidiana delle attività in arrivo ti aiuterà a mantenere l’ordine nella tua testa e negli affari, prevenendo così l ‘"effetto valanga". Il metodo è stato introdotto da Merlin Mann ed è stato utilizzato principalmente per le e-mail, ma è abbastanza adatto per lavorare con documenti e semplicemente con casi di diversi aspetti della tua vita.

10 Freschi o Fritti

Per essere freddo oggi, preparati ieri;
– un elenco delle attività per domani viene svolto la sera,
– le cose importanti e complesse vengono risolte all’inizio della giornata,
– il nuovo giorno, le attività vengono eseguite rigorosamente secondo i piani, alla fine della giornata – un piano è di nuovo preparato.

Adatto a tutti coloro che soffrono della “sindrome della vita ritardata”. A tutti coloro che rimandano costantemente le cose a più tardi e poi corrono "come in fiamme".

11 Messa a fuoco automatica

Forse il metodo più “gentile”, soprattutto per i creativi. In conclusione: puoi scegliere "intuitivamente" le attività che ti piacciono e, prima di tutto, iniziare a lavorarci. Se non hai completato l’attività, puoi inviarla alla fine dell’elenco e prendere quella che desideri ora.

Questo metodo ha due facce della medaglia; concentrati su te stesso – è importante, aiuta a svelare quegli aspetti di te che sono davvero interessanti per te, ma allo stesso tempo non sei immune dal "defocalizzazione", quindi è bene includere in questo alcuni aspetti strategici della gestione del tempo approccio.

12 Matrice di Eisenhower

Dwight Eisenhower ha proposto di dividere tutti i casi in quattro gruppi, che aiutano a ordinare un numero qualsiasi di attività di vari gradi di complessità. Il metodo è abbastanza semplice: facciamo un elenco generale ed esaminiamo tutti i punti con le domande: "È importante?", "È urgente?". Il prossimo passo è dividere un foglio di carta in 4 parti, scrivere i casi nella cella appropriata:

1 Urgente e importante;
2 Urgente ma non importante;
3 Non urgente ma importante;
4 Non urgente e senza importanza.

Quando inizi a procrastinare e non sai da dove iniziare, a quali cose dare la priorità e quali rimandare/dimenticare, questa matrice di gestione del tempo ti aiuterà.

13 Sistema 4D

Di proprietà di Edward Ray, suggerisce quanto segue:

• Fare (fare). Qualcosa che solo tu puoi gestire.
• Delegato (delegato). Se non hai tempo, vuoi liberare tempo per qualcosa di più importante, puoi affidare il compito a qualcuno che lo farà bene per te.
• Elimina (elimina)
  Rinuncia alle attività non necessarie e irrilevanti.
• Ritardo (rinvio)
  Se il problema è complesso, ma non richiede una soluzione oggi, è possibile posticiparlo, fissando una scadenza per la sua soluzione.

14 Tempi

Gleb Arkhangelsky ha suggerito un metodo eccellente per trovare il tempo mancante:

Passaggio 1: scopri in cosa stai spendendo il tuo tempo. Ogni una o due ore, registra tutto ciò che è stato fatto e analizza in cosa hai dedicato minuti preziosi.

Fase 2: fissa l’efficacia delle attività completate in un determinato periodo di tempo.

Dopo – atto. Aumenta i divari con costi effettivi, riduci lo spreco di tempo che è vuoto. Facendo riferimento periodicamente a questo metodo, sarai in grado di valutare ragionevolmente la tua produttività e apportare modifiche tempestive al processo di gestione del tempo.

15 Sistema Tim Ferriss

Si basa su due regole:

1. Principio di Pareto: l’80% delle cose può essere fatto nel 20% delle volte
2. Il lavoro riempie tutto il tempo assegnatogli (Legge di Parkinson)

La conclusione principale di Ferris: la cosa principale è la concentrazione sul lavoro e non la quantità di tempo che ci si dedica. Dedicando solo il 20 percento del tempo al lavoro, ma allo stesso tempo concentrandoti su tutti e 100, puoi ottenere più risultati rispetto all’80 percento improduttivo.

Il sistema è proposto per persone con un orario prevalentemente flessibile, tuttavia, guidati da questo metodo, puoi distribuire molto bene e svolgere in modo più produttivo praticamente qualsiasi altro lavoro con l’aiuto di una gestione del tempo competente.

---

10 consigli per chi non ha ancora deciso

Abbiamo esaminato i principi di base della gestione del tempo e suggerito 15 metodi diversi. Ora puoi scegliere quello giusto o testarne di diversi fino a trovarne uno comodo per te.

Per iniziare, daremo anche alcuni semplici consigli, forse ti sarà più facile iniziare con loro:

• 1 giorno = 1 compito. Le azioni quotidiane verso l’obiettivo ti porteranno sicuramente più vicino ad esso. Almeno 60 minuti al giorno e sei già 10 passi avanti.

• 1 mese = 1 obiettivo. Stessa essenza, ma su scala più ampia. Suddividi l’obiettivo massimo in attività minime eseguite in un mese.

• La regola dei 2 minuti. Parte del metodo GTD – se il caso non richiede più di 2 minuti. – fallo e dimenticalo.

• Metodo 10 minuti. Quando non c’è voglia di assumere un compito, ma è necessario, puoi calmarti con 10 minuti. Forse questo ti basta per metterti in gioco ed è già facile continuare.

• "Mangia una rana a colazione" quindi non devi rimandare e preoccuparti, e le questioni secondarie vengono risolte più facilmente e velocemente.

• Alternato. Come si suol dire: un cambio di attività è anche un riposo. Diluendo il lavoro monotono con altre cose, puoi rimanere nella risorsa ed essere più produttivo.

• Delega e semplifica. Quindi, ad esempio, alcune delle attività di una routine lavorativa o domestica possono essere delegate o distribuite. Inoltre, per velocizzare una varietà di processi, oggi ci sono servizi che semplificano notevolmente la vita.

  analizzare e sviluppare

• Analizzare. Cosa ha funzionato oggi e cosa no. Perché non ce l’hanno fatta? Dove ha vinto la "procrastinazione" e perché. Trai conclusioni e cambia l’approccio in meglio.

• Stabilisci delle scadenze. Niente motiva come una scadenza. Fissando scadenze esatte per i tuoi compiti, sarai in grado non solo di gestire tutto ciò che è programmato e dovuto, ma anche di passare a "te" con autodisciplina.

• Sbarazzati del superfluo. Organizza periodicamente il "disordine", metti le cose in ordine e nella tua testa. Quando tutto è sugli scaffali, non c’è bisogno di cercare e perdere tempo prezioso. Anche questa è una parte importante della tua gestione del tempo.

• Sviluppare. Non limitare il tuo impiego al solo lavoro; altrimenti rischi il burnout. Crescere diversificato, provare cose nuove. E come raggiungere il successo sul lavoro e nella vita – leggi l’articolo.

Sentiti libero di usare gli strumenti di gestione del tempo, trova quelli che ti fanno comodo e raggiungi il successo personale e professionale. Il risultato non ti farà aspettare!

un po’ sui miti

Non pensare che la conoscenza della gestione del tempo sia una panacea per tutti i problemi e che, dall’oggi al domani, diventerai un superuomo! Perché:

R. Non possiamo controllare il tempo, ma possiamo prendere il controllo di noi stessi.
B. Non lavorerai di più, lo farai in modo più efficiente. E facendo qualcosa di più, in un’unità di tempo, lavori di meno.
B. La gestione del tempo non è una panacea, sfortunatamente non ti aiuterà se imposti obiettivi in ​​modo errato, prendi decisioni avventate e spontanee.
D. Gestione del tempo – adatta a tutti, ma in proporzioni e approcci differenti.
D. L’ideale non accade, e le eventuali abitudini non attecchiscono dal primo giorno, ma ti metti in gioco, all’inizio è sempre difficile, ma col tempo un sistema del genere entrerà nel tuo stile di vita.