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GESTIONE DEL TEMPO. TROVA LA TUA STRADA

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Il tempo è la nostra risorsa principale e più preziosa. Infatti non possiamo controllarlo, ma possiamo organizzarci per essere nel “flusso" e nel tempo. Oggi sugli scaffali puoi trovare tanti metodi, principi e tattiche per migliorare la qualità della vita, organizzando il tuo "campo del tempo" o "gestione del tempo", che include le nostre abitudini quotidiane e le attività attuali, i grandi obiettivi e le questioni quotidiane.

Sembrerebbe difficile prendere una penna, un taccuino e scrivere un programma per oggi, domani, la prossima settimana, un anno. Apri note sul tuo telefono o scarica un pianificatore, ad esempio. Stabilisci obiettivi, scomponili in compiti e risolvili costantemente; cosa vedremo? Tutto è deciso, nulla è dimenticato e c’è ancora tempo. Ma non è nemmeno interessante! È molto più facile correre da una cosa all’altra, da un compito all’altro e, in effetti, non fare nulla. E puoi anche rimproverarti, ma svegliarti la mattina e continuare il corso "perso". Oppure scopri la cosiddetta “gestione del tempo” (gestione del tempo).

Cos’è la gestione del tempo?

GESTIONE DEL TEMPO. TROVA LA TUA STRADA

Il time-management
(dall’inglese “time management”) è una pianificazione efficace di attività volte al miglioramento delle prestazioni, alla distribuzione competente delle risorse e del tempo.

Naturalmente, tutti conoscono la traduzione diretta. Si presume che coloro che hanno imparato questa scienza siano in grado di essere i maestri del proprio tempo, di stabilire obiettivi e obiettivi in ​​​​dipendenza. Determina le priorità, pianifica con successo e risolvi tutti i problemi in arrivo. Ma soprattutto, conosce il segreto: come fare di meno e fare di più.

È necessaria la conoscenza delle basi della gestione del tempo per:

  • Vivere “al massimo”, trovando tempo non solo per il lavoro;
  • Saper distribuire correttamente la risorsa tempo tra personale e professionale, urgente e non prioritario;
  • Conoscere la differenza tra affari importanti e non importanti;
  • Comprendere e comprendere il proprio movimento attraverso la vita, trasferire le capacità di pianificazione del tempo ad altri aspetti di essa;
  • Vai a un livello di vita qualitativamente nuovo pieno di motivazione, energia ed efficienza.

Tuttavia, oggi non ti diremo "come e cosa fare per fare tutto in tempo e non affogare nella procrastinazione", ma considereremo alcuni principi e tecniche di base per la gestione del tempo, dopo aver familiarizzato con i quali puoi scegliere il giusto uno per te.

Principi di base della gestione del tempo

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Principio di pianificazione

Un piano chiaro per le tue attività ne trarrà sempre vantaggio, almeno nella forma del tuo KPI. Quindi pianifica in anticipo! Prendi un blocco note o apri appunti sul telefono, scrivi sul muro se vuoi – non importa. Pianifica la tua giornata, conoscerai la sequenza delle azioni: risparmia tempo ed energia. Designa e fissa l’obiettivo e suddividi il percorso in attività e sottoattività: questo sarà il tuo programma per il successo.

Principio SMART

INTELIGENTE. Tutte le parole in questa abbreviazione sono un criterio di efficacia. La pianificazione strategica non è redditizia senza un obiettivo ben fissato. Secondo questo principio, l’obiettivo deve essere: Specifico (Specifico);
misurabile ;
raggiungibile ;
Pertinente ;
Limitato nel tempo (limitato nel tempo).

Il principio SMART è rilevante per la definizione degli obiettivi di lavoro. Già al momento della definizione degli obiettivi, un tale sistema aiuta a raccogliere tutti i dati in entrata, fissare scadenze ottimali, determinare la disponibilità delle risorse e definire compiti precisi e specifici.

Principio strutturante

Pianificando il tuo percorso verso il tuo obiettivo, stabilisci il tuo ritmo definendo compiti mirati e completandoli costantemente, riducendo così notevolmente i costi di manodopera e le perdite di tempo. Dividi compiti grandi e complessi in piccoli e capienti, eseguili gradualmente, definendo fasi, ordine e scadenze.

L’importante è aggiustarlo. Prova a utilizzare un grafico delle sovvenzioni: elenca tutte le attività del tuo grande progetto insieme a date di scadenza, tempi di completamento e sequenze esatte. La pianificazione e la scomposizione, a loro volta, ti permetteranno di non perdere il quadro generale, di non arrenderti e di rimanere all’interno della tua gestione del tempo.

Principio di priorità

C’è un obiettivo, ci sono compiti. Ora è importante dare loro la giusta priorità. Brian Tracy suggerisce "mangiare una rana a colazione", che significa fare prima la cosa più difficile, non trasferire la cena al pranzo e al "domani", perché se inizi la giornata lavorativa con i compiti più difficili, il resto delle cose andrà via molto più facile. Ma questo è solo uno degli approcci: scegli quello che fa per te.


Metodi di gestione del tempo

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1 “Il Metodo del Pomodoro” o “Il Sistema dei 25 Minuti”

Fu inventato da Francesco Cirillo, che utilizzò mentre preparava l’esame. E il metodo ha preso il nome dalla sveglia a forma di pomodoro.
Essenza. Il lavoro e il riposo sono divisi in cicli

  • 25 minuti di lavoro – 5 minuti di riposo = 1 ciclo.
  • 4 cicli = 30 minuti di pausa.

Questo metodo facilita compiti complessi, soprattutto monotoni, a causa della suddivisione del tempo, che li rende più produttivi.

2 Metodo “90 per 30”

Di proprietà di Tony Schwartz, secondo il metodo, il tempo di lavoro è di 90 minuti e 30 minuti di riposo. Quindi il ciclo si ripete. Allo stesso tempo, i primi cicli sono consigliati per le attività prioritarie.

C’è anche una suddivisione in “52 e 17”, che è adatta a chi non può “stare seduto” per un’ora e mezza, concentrandosi solo sul lavoro. Dove, 52 minuti – questo è lavoro, 17 – rispettivamente, riposo.

3 Il principio dei 9 atti

O "Il principio 1-3-5". Potrebbe essere buono per cominciare. L’essenza è la seguente, in un giorno devi completare:
1 business – importante,
3 casi – medio,
5 casi – piccolo.

Questo metodo è universale, ma è formulato più nella categoria dei casi e delle attività che negli intervalli di tempo.

4 Il principio delle tre cose

Come avrai intuito dal nome, questo principio è simile al precedente. La linea di fondo è che devi svolgere tre compiti al giorno, quelli che sono i più importanti. Allo stesso tempo, il resto è relegato in "background".

Può essere un’ottima opzione nel momento in cui senti che la routine inizia a "mangiarti" e trascinarti fuori, distraendoti dai momenti davvero importanti e dagli obiettivi chiave. Questo metodo aiuta a stabilire le priorità, ma c’è un "MA", dovrai mettere da parte le cose minori e non esserne distratto. Dobbiamo rendere omaggio, a volte un simile “rifocalizzazione” può essere utile.

5 Tecnica del blocco temporale

Per molti, fare un elenco delle attività quotidiane è una cosa comune, solo le cose stesse non hanno tempo o non soddisfano i KPI. Questo perché il solito elenco di compiti non tiene conto di due cose: la durata di ogni compito e l’ora esatta del reato ad esso. Il metodo dei blocchi temporali tiene conto di entrambi nella gestione del tempo.

La conclusione: assegna tempo per un caso specifico e in questo momento non fare altro che lui. È importante che le cose possano essere fatte entro il periodo assegnato, quindi la tecnica è più adatta a coloro che sono già abbastanza auto-organizzati.

6 Метод GTD (Come fare le cose)

Progettato da David Allen. L’idea chiave è portare a termine le cose. Questo metodo non riguarda solo la gestione del tempo, ma anche il lavoro con le informazioni in generale.

Tesi orale, quindi:
1. Tutto viene registrato in un unico luogo (Posta in arrivo);
2. Le informazioni ricevute sono periodicamente ordinate in categorie;
3. Ad ogni elemento viene assegnato uno stato: importante, in sospeso, ecc.;
4. I casi distribuiti vengono eseguiti rigorosamente secondo il piano.

Il sistema nega il fenomeno del multitasking: in un periodo di tempo – un compito. Tutte le informazioni ricevute sotto forma di casi, compiti, incarichi, ecc. – deve essere riparato. E, soprattutto: percepire qualsiasi attività/evento – non come un problema, ma come un compito che deve essere risolto.

7 Metodo ZTD (Zen to Done)

Il metodo inventato da Leo Babuata può essere definito una versione semplificata di GTD. Si basa sulle seguenti abitudini:

– Raccolta di informazioni in un unico luogo (stessa sezione della posta in arrivo);
– Elaborazione operativa delle informazioni in entrata;
– Organizzazione delle informazioni per categoria;
– Gli elenchi di cose da fare dovrebbero essere compatti e chiari.
↓↓↓

– Organizzare le cose, dare priorità alle cose urgenti e importanti, sbarazzarsi di tutto ciò che è superfluo e superfluo;
– Concentrati su una cosa, non spruzzare attenzione;
– Organizza la tua routine e seguila;
– Fai quello che ti piace.

8 Kanban

Kanban – dal giapponese "cartellone pubblicitario, cartello". Di norma, è un diagramma che ti consente di vedere visivamente il flusso di lavoro. L’essenza è in tre sezioni: "Da fare", "Da fare" e "Fatto". Ma qui tutto dipende dal progetto: puoi tranquillamente aggiungere quelle fasi/sezioni/etichette che ritieni necessarie.

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In generale, il sistema consente di tenere traccia dello stato delle attività. Il vantaggio principale di questo metodo è la visibilità. Puoi utilizzare una mappa mentale o una semplice lavagna e note adesive. Il metodo era originariamente concepito per il controllo del flusso di lavoro nelle aziende, ma il kanban è ottimo anche per la pianificazione personale e può essere facilmente combinato con altri approcci.

9 Zero Posta in arrivo

L’idea principale è che la posta in arrivo dovrebbe essere sempre vuota. La distribuzione quotidiana delle attività in arrivo ti aiuterà a mantenere l’ordine nella tua testa e negli affari, prevenendo così l ‘"effetto valanga". Il metodo è stato introdotto da Merlin Mann ed è stato utilizzato principalmente per le e-mail, ma è abbastanza adatto per lavorare con documenti e semplicemente con casi di diversi aspetti della tua vita.

10 Freschi o Fritti

Per essere freddo oggi, preparati ieri;
– un elenco delle attività per domani viene svolto la sera,
– le cose importanti e complesse vengono risolte all’inizio della giornata,
– il nuovo giorno, le attività vengono eseguite rigorosamente secondo i piani, alla fine della giornata – un piano è di nuovo preparato.

Adatto a tutti coloro che soffrono della “sindrome della vita ritardata”. A tutti coloro che rimandano costantemente le cose a più tardi e poi corrono "come in fiamme".

11 Messa a fuoco automatica

Forse il metodo più “gentile”, soprattutto per i creativi. In conclusione: puoi scegliere "intuitivamente" le attività che ti piacciono e, prima di tutto, iniziare a lavorarci. Se non hai completato l’attività, puoi inviarla alla fine dell’elenco e prendere quella che desideri ora.

Questo metodo ha due facce della medaglia; concentrati su te stesso – è importante, aiuta a svelare quegli aspetti di te che sono davvero interessanti per te, ma allo stesso tempo non sei immune dal "defocalizzazione", quindi è bene includere in questo alcuni aspetti strategici della gestione del tempo approccio.

12 Matrice di Eisenhower

Dwight Eisenhower ha proposto di dividere tutti i casi in quattro gruppi, che aiutano a ordinare un numero qualsiasi di attività di vari gradi di complessità. Il metodo è abbastanza semplice: facciamo un elenco generale ed esaminiamo tutti i punti con le domande: "È importante?", "È urgente?". Il prossimo passo è dividere un foglio di carta in 4 parti, scrivere i casi nella cella appropriata:

1 Urgente e importante;
2 Urgente ma non importante;
3 Non urgente ma importante;
4 Non urgente e senza importanza.

Quando inizi a procrastinare e non sai da dove iniziare, a quali cose dare la priorità e quali rimandare/dimenticare, questa matrice di gestione del tempo ti aiuterà.

13 Sistema 4D

Di proprietà di Edward Ray, suggerisce quanto segue:

  • Fare (fare). Qualcosa che solo tu puoi gestire.
  • Delegato (delegato). Se non hai tempo, vuoi liberare tempo per qualcosa di più importante, puoi affidare il compito a qualcuno che lo farà bene per te.
  • Elimina (elimina)
    Rinuncia alle attività non necessarie e irrilevanti.
  • Ritardo (rinvio)
    Se il problema è complesso, ma non richiede una soluzione oggi, è possibile posticiparlo, fissando una scadenza per la sua soluzione.

14 Tempi

Gleb Arkhangelsky ha suggerito un metodo eccellente per trovare il tempo mancante:

Passaggio 1: scopri in cosa stai spendendo il tuo tempo. Ogni una o due ore, registra tutto ciò che è stato fatto e analizza in cosa hai dedicato minuti preziosi.

Fase 2: fissa l’efficacia delle attività completate in un determinato periodo di tempo.

Dopo – atto. Aumenta i divari con costi effettivi, riduci lo spreco di tempo che è vuoto. Facendo riferimento periodicamente a questo metodo, sarai in grado di valutare ragionevolmente la tua produttività e apportare modifiche tempestive al processo di gestione del tempo.

15 Sistema Tim Ferriss

Si basa su due regole:

  1. Principio di Pareto: l’80% delle cose può essere fatto nel 20% delle volte
  2. Il lavoro riempie tutto il tempo assegnatogli (Legge di Parkinson)

La conclusione principale di Ferris: la cosa principale è la concentrazione sul lavoro e non la quantità di tempo che ci si dedica. Dedicando solo il 20 percento del tempo al lavoro, ma allo stesso tempo concentrandoti su tutti e 100, puoi ottenere più risultati rispetto all’80 percento improduttivo.

Il sistema è proposto per persone con un orario prevalentemente flessibile, tuttavia, guidati da questo metodo, puoi distribuire molto bene e svolgere in modo più produttivo praticamente qualsiasi altro lavoro con l’aiuto di una gestione del tempo competente.


10 consigli per chi non ha ancora deciso

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Abbiamo esaminato i principi di base della gestione del tempo e suggerito 15 metodi diversi. Ora puoi scegliere quello giusto o testarne di diversi fino a trovarne uno comodo per te.

Per iniziare, daremo anche alcuni semplici consigli, forse ti sarà più facile iniziare con loro:

  • 1 giorno = 1 compito. Le azioni quotidiane verso l’obiettivo ti porteranno sicuramente più vicino ad esso. Almeno 60 minuti al giorno e sei già 10 passi avanti.

  • 1 mese = 1 obiettivo. Stessa essenza, ma su scala più ampia. Suddividi l’obiettivo massimo in attività minime eseguite in un mese.

  • La regola dei 2 minuti. Parte del metodo GTD – se il caso non richiede più di 2 minuti. – fallo e dimenticalo.

  • Metodo 10 minuti. Quando non c’è voglia di assumere un compito, ma è necessario, puoi calmarti con 10 minuti. Forse questo ti basta per metterti in gioco ed è già facile continuare.

  • "Mangia una rana a colazione" quindi non devi rimandare e preoccuparti, e le questioni secondarie vengono risolte più facilmente e velocemente.

  • Alternato. Come si suol dire: un cambio di attività è anche un riposo. Diluendo il lavoro monotono con altre cose, puoi rimanere nella risorsa ed essere più produttivo.

  • Delega e semplifica. Quindi, ad esempio, alcune delle attività di una routine lavorativa o domestica possono essere delegate o distribuite. Inoltre, per velocizzare una varietà di processi, oggi ci sono servizi che semplificano notevolmente la vita.

    analizzare e sviluppare
  • Analizzare. Cosa ha funzionato oggi e cosa no. Perché non ce l’hanno fatta? Dove ha vinto la "procrastinazione" e perché. Trai conclusioni e cambia l’approccio in meglio.

  • Stabilisci delle scadenze. Niente motiva come una scadenza. Fissando scadenze esatte per i tuoi compiti, sarai in grado non solo di gestire tutto ciò che è programmato e dovuto, ma anche di passare a "te" con autodisciplina.

  • Sbarazzati del superfluo. Organizza periodicamente il "disordine", metti le cose in ordine e nella tua testa. Quando tutto è sugli scaffali, non c’è bisogno di cercare e perdere tempo prezioso. Anche questa è una parte importante della tua gestione del tempo.

  • Sviluppare. Non limitare il tuo impiego al solo lavoro; altrimenti rischi il burnout. Crescere diversificato, provare cose nuove. E come raggiungere il successo sul lavoro e nella vita – leggi l’articolo.

Sentiti libero di usare gli strumenti di gestione del tempo, trova quelli che ti fanno comodo e raggiungi il successo personale e professionale. Il risultato non ti farà aspettare!

un po’ sui miti

Non pensare che la conoscenza della gestione del tempo sia una panacea per tutti i problemi e che, dall’oggi al domani, diventerai un superuomo! Perché:

R. Non possiamo controllare il tempo, ma possiamo prendere il controllo di noi stessi.
B. Non lavorerai di più, lo farai in modo più efficiente. E facendo qualcosa di più, in un’unità di tempo, lavori di meno.
B. La gestione del tempo non è una panacea, sfortunatamente non ti aiuterà se imposti obiettivi in ​​modo errato, prendi decisioni avventate e spontanee.
D. Gestione del tempo – adatta a tutti, ma in proporzioni e approcci differenti.
D. L’ideale non accade, e le eventuali abitudini non attecchiscono dal primo giorno, ma ti metti in gioco, all’inizio è sempre difficile, ma col tempo un sistema del genere entrerà nel tuo stile di vita.

Fonte di registrazione: kakzarabotat.net

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