GERENCIAMENTO DE TEMPO. ACHE SEU CAMINHO

O tempo é nosso principal e mais valioso recurso. Na verdade, não podemos controlá-lo, mas podemos nos organizar para estar no “fluxo" e no tempo. Hoje nas estantes você pode encontrar muitos métodos, princípios e táticas para melhorar a qualidade de vida, organizando seu próprio “campo do tempo” ou “gestão do tempo”, que inclui nossos hábitos diários e tarefas atuais, grandes objetivos e questões cotidianas.

Parece que é difícil pegar uma caneta, um caderno e anotar um cronograma para hoje, amanhã, na próxima semana, um ano. Abra notas no celular ou baixe um planejador, por exemplo. Estabeleça metas, divida-as em tarefas e resolva-as de forma consistente; o que veremos? Tudo está decidido, nada é esquecido e ainda há tempo. Mas também não é interessante! É muito mais fácil correr de uma coisa para outra, de uma tarefa para outra e, na verdade, não fazer nada. E você também pode se repreender, mas acorde de manhã e continue o curso “perdido”. Ou descubra a chamada “gestão do tempo” (gestão do tempo).

O que é gerenciamento de tempo?

A gestão
do tempo (do inglês “time management”) é um planejamento eficaz de atividades visando melhorar o desempenho, distribuição competente de recursos e tempo.

Claro, todo mundo conhece a tradução direta. Supõe-se que aqueles que dominam essa ciência são capazes de ser o mestre de seu próprio tempo, estabelecendo metas e objetivos de forma independente. Determine prioridades, planeje com sucesso e resolva todos os problemas de entrada. Mas o mais importante, ele conhece o segredo – como fazer menos e mais.

Você precisa de conhecimentos básicos de gerenciamento de tempo para:

• Viva “ao máximo”, encontrando tempo não só para o trabalho;
• Ser capaz de distribuir corretamente o recurso tempo em pessoal e profissional, urgente e não prioritário;
• Conheça a diferença entre negócios importantes e sem importância;
• Compreender e compreender o movimento de uma pessoa ao longo da vida, transferir habilidades de planejamento de tempo para outros aspectos dela;
• Vá para um nível de vida qualitativamente novo, cheio de motivação, energia e eficiência.

No entanto, hoje não lhe diremos “como e o que fazer para fazer tudo a tempo e não se afogar na procrastinação”, mas consideraremos alguns princípios e técnicas básicas de gerenciamento de tempo, familiarizando-se com o qual você pode escolher o caminho certo um para você.

Princípios básicos de gerenciamento de tempo

Princípio de planejamento

Um plano claro para suas atividades sempre será beneficiado, pelo menos na forma de seu próprio KPI. Então planeje com antecedência! Pegue um bloco de notas ou abra notas em seu telefone, escreva na parede se quiser – não importa. Programe seu dia, você conhecerá a sequência de ações – economize tempo e energia. Designe e fixe o objetivo e divida o caminho para ele em tarefas e subtarefas – este será o seu programa para o sucesso.

Princípio SMART

INTELIGENTE. Todas as palavras nesta abreviatura são um critério de eficácia. O planejamento estratégico não é lucrativo sem um objetivo bem definido. De acordo com este princípio, a meta deve ser: Específica (Específica);
Mensurável ;
Atingível ;
Relevante ;
Limitado no tempo (Time-bound).

O princípio SMART é relevante para definir metas de trabalho. Já no momento da definição de metas, esse sistema ajuda a coletar todos os dados recebidos, definir prazos ideais, determinar a disponibilidade de recursos e definir tarefas específicas e precisas.

Princípio estruturante

Ao planejar seu caminho para seu objetivo, você define seu próprio ritmo definindo tarefas direcionadas e concluindo-as de forma consistente, reduzindo significativamente seus custos de mão de obra e desperdício de tempo. Divida tarefas grandes e complexas em pequenas e espaçosas, execute-as gradualmente, definindo etapas, ordem e prazos.

O principal é corrigi-lo. Tente usar um Gráfico de Doações – liste todas as tarefas do seu grande projeto junto com datas de vencimento exatas, tempos de conclusão e sequências. O planejamento e a decomposição, por sua vez, permitirão que você não perca o quadro geral, não desista e permaneça dentro do seu gerenciamento de tempo.

Princípio de prioridade

Há um objetivo, há tarefas. Agora é importante priorizá-los adequadamente. Brian Tracy sugere “comer um sapo no café da manhã”, o que significa fazer a coisa mais difícil primeiro, não transferir o jantar para o almoço e “amanhã”, porque se você começar o dia de trabalho com as tarefas mais difíceis, o resto das coisas vai embora muito facil. Mas esta é apenas uma das abordagens – escolha a que mais lhe convier.

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Métodos de gerenciamento de tempo

1 “O Método Pomodoro” ou “O Sistema de 25 Minutos”

Foi inventado por Francesco Cirillo, que ele usou enquanto se preparava para o exame. E o método ganhou esse nome por causa do despertador em forma de tomate.
Essência. Trabalho e descanso são divididos em ciclos

• 25 minutos de trabalho – 5 minutos de descanso = 1 ciclo.
• 4 ciclos = 30 minutos de intervalo.

Este método facilita tarefas complexas, especialmente monótonas, devido à quebra de tempo, o que as torna mais produtivas.

2 Método “90 por 30”

De propriedade de Tony Schwartz, de acordo com o método, o tempo de trabalho é de 90 minutos, e 30 minutos é de descanso. Então o ciclo se repete. Ao mesmo tempo, os primeiros ciclos são recomendados para tarefas prioritárias.

Há também uma divisão em “52 e 17”, que é indicada para quem não consegue “sentar” por uma hora e meia, concentrando-se apenas no trabalho. Onde, 52 minutos – isso é trabalho, 17 – respectivamente, descanso.

3 O princípio das 9 ações

Ou “O Princípio 1-3-5”. Pode ser bom para começar. A essência é a seguinte, em um dia você deve concluir:
1 negócio – importante,
3 casos – médio,
5 casos – pequeno.

Esse método é universal, mas é formulado mais na categoria de casos e tarefas do que em intervalos de tempo.

4 O princípio de três coisas

Como você deve ter adivinhado pelo nome, esse princípio é semelhante ao anterior. A linha inferior é que você precisa fazer três tarefas por dia, aquelas que são as mais importantes. Ao mesmo tempo, os demais são relegados a “segundo plano”.

Pode ser uma ótima opção no momento em que você sente que a rotina começa a “comer” e te arrastar para fora, te distraindo dos momentos realmente importantes e dos objetivos principais. Este método ajuda a priorizar, mas existe um “MAS”, você terá que deixar de lado as coisas menores e não se distrair delas. Devemos prestar homenagem, às vezes essa “reorientação” pode ser útil.

5 Técnica de bloqueio de tempo

Para muitos, fazer uma lista de tarefas do dia é algo comum, só que as coisas em si não têm tempo, ou não atendem aos KPIs. Isso porque a lista usual de tarefas não leva em consideração duas coisas: a duração de cada tarefa e o tempo exato do crime para ela. O método de blocos de tempo leva ambos em consideração no gerenciamento de tempo.

A linha inferior: alocar tempo para um caso específico e neste momento não faça nada além dele. É importante que as coisas possam ser feitas dentro do prazo estipulado, então a técnica é mais indicada para quem já é bastante auto-organizado.

6 Метод GTD (Getting Things Done)

Projetado por David Allen. A ideia-chave é fazer as coisas. Este método não é apenas sobre gerenciamento de tempo, mas também sobre trabalhar com informações em geral.

Falando de tese, então:
1. Fica tudo registrado em um só lugar (Inbox);
2. As informações recebidas são classificadas periodicamente em categorias;
3. A cada item é atribuído um status – importante, pendente, etc.;
4. Os casos distribuídos são realizados estritamente de acordo com o plano.

O sistema nega o fenômeno da multitarefa: em um período de tempo – uma tarefa. Todas as informações recebidas na forma de casos, tarefas, atribuições, etc. – precisa ser corrigido. E, o mais importante: perceber qualquer negócio/evento – não como um problema, mas como uma tarefa que precisa ser resolvida.

7 Método ZTD (Zen to Done)

O método inventado por Leo Babuata pode ser chamado de versão simplificada do GTD. Baseia-se nos seguintes hábitos:

– Coleta de informações em um só lugar (a mesma seção da caixa de entrada);
– Processamento operacional das informações recebidas;
– Organização das informações por categoria;
– As listas de tarefas devem ser compactas e claras.
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– Planeje as coisas, priorize as coisas urgentes e importantes, livre-se de tudo o que é desnecessário e supérfluo;
– Concentre-se em uma coisa, não pulverize atenção;
– Organize sua rotina e siga-a;
– Faça o que você ama.

8 Kanban

Kanban – do japonês "outdoor, tabuleta". Como regra, é um diagrama que permite ver visualmente o fluxo de trabalho. A essência está em três seções: “To be done”, “To be done” e “Done”. Mas aqui tudo depende do projeto – você pode adicionar com segurança os estágios / seções / rótulos que considerar necessários.

Em geral, o sistema permite acompanhar o status das tarefas. A principal vantagem deste método é a visibilidade. Você pode usar um mapa mental ou um simples quadro branco e notas adesivas. O método foi originalmente destinado ao controle de fluxo de trabalho em empresas, mas o kanban também é ótimo para planejamento pessoal e pode ser facilmente combinado com outras abordagens.

9 Caixa de entrada zero

A ideia principal é que a caixa de entrada esteja sempre vazia. A distribuição diária das tarefas recebidas ajudará a manter a ordem em sua cabeça e assuntos, evitando assim o “efeito bola de neve”. O método foi introduzido por Merlin Mann e foi usado principalmente para e-mail, mas é bastante adequado para trabalhar com documentos e simplesmente com casos de diferentes aspectos da sua vida.

10 Frescos ou Fritos

Para ter a cabeça fria hoje, prepare-se ontem;
– uma lista de tarefas para amanhã é feita à noite,
– coisas importantes e complexas são resolvidas no início do dia,
– no novo dia, as tarefas são executadas estritamente de acordo com o plano, no final do dia – um plano está preparado novamente.

Adequado para todos que sofrem da “síndrome da vida atrasada”. Para todos que constantemente adiam as coisas para mais tarde e depois correm “como fogo”.

11 Foco automático

Talvez o método mais “suave”, especialmente para pessoas criativas. Conclusão: você pode “intuitivamente” escolher as tarefas que você gosta e, antes de tudo, começar a trabalhar com elas. Se você não concluiu a tarefa, pode enviá-la para o final da lista e pegar a que deseja agora.

Este método tem dois lados da moeda; concentre-se em si mesmo – é importante, ajuda a revelar aqueles aspectos em você que são realmente interessantes para você, mas ao mesmo tempo você não está imune a “desfocar”, por isso é bom incluir alguns aspectos estratégicos de gerenciamento de tempo neste abordagem.

12 Matriz de Eisenhower

Dwight Eisenhower propôs dividir todos os casos em quatro grupos, que ajudam a classificar qualquer número de tarefas de vários graus de complexidade. O método é bastante simples – fazemos uma lista geral e passamos por todos os pontos com as perguntas: “É importante?”, “É urgente?”. O próximo passo é dividir uma folha de papel em 4 partes, escrever casos na célula apropriada:

1 Urgente e importante;
2 Urgente, mas não importante;
3 Não urgente, mas importante;
4 Não urgente e sem importância.

Quando você entra na procrastinação e não sabe por onde começar, quais coisas priorizar e quais adiar/esquecer, essa matriz de gerenciamento de tempo vai te ajudar.

13 sistema 4D

De propriedade de Edward Ray, sugere o seguinte:

• Fazer (fazer). Algo que só você pode lidar.
• Delegar (delegar). Se você não tem tempo, quer liberar tempo para algo mais importante, pode confiar a tarefa a alguém que a fará bem para você.
• Excluir (excluir)
  Desista de tarefas desnecessárias e irrelevantes.
• Atrasar (adiar)
  Se o problema for complexo, mas não exigir uma solução hoje, você pode adiá-lo, estabelecendo um prazo para sua solução.

14 Tempo

Gleb Arkhangelsky sugeriu um excelente método para encontrar o tempo perdido:

Passo 1 – Descubra no que você está gastando seu tempo. A cada uma ou duas horas, registre tudo o que foi feito e analise em que você gastou preciosos minutos.

Etapa 2 – corrija a eficácia das tarefas concluídas em um determinado período de tempo.

Depois – ato. Aumente as lacunas com custos efetivos, reduza o desperdício de tempo que está vazio. Referindo-se a este método periodicamente, você poderá avaliar razoavelmente sua produtividade e fazer ajustes oportunos no processo de gerenciamento de tempo.

15 Sistema Tim Ferriss

É baseado em duas regras:

1. Princípio de Pareto – 80% das coisas podem ser feitas em 20% do tempo
2. O trabalho preenche todo o tempo destinado a ele (Lei de Parkinson)

A principal conclusão de Ferris: o principal é a concentração no trabalho, e não a quantidade de tempo gasto nele. Ao dedicar apenas 20 por cento do tempo ao trabalho, mas ao mesmo tempo se concentrar em todos os 100 por cento, você pode fazer mais do que em 80 por cento improdutivos.

O sistema é proposto para pessoas com horário predominantemente flexível, porém, guiado por esse método, você pode muito bem distribuir e fazer de forma mais produtiva praticamente qualquer outro trabalho com a ajuda de uma gestão de tempo competente.

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10 dicas para quem ainda não decidiu

Analisamos os princípios básicos da gestão do tempo e sugerimos 15 métodos diferentes. Agora você pode escolher o certo ou testar diferentes até encontrar um confortável para você.

Para começar, também daremos algumas dicas simples, talvez seja mais fácil para você começar com elas:

• 1 dia = 1 tarefa. Ações diárias em direção ao objetivo definitivamente o aproximarão dele. Pelo menos 60 minutos por dia e você já está 10 passos à frente.

• 1 mês = 1 objetivo. Mesma essência, mas em maior escala. Divida a meta máxima em tarefas mínimas realizadas em um mês.

• A regra dos 2 minutos. Parte do método GTD – se o caso não demorar mais de 2 minutos. – faça isso e esqueça.

• método de 10 minutos. Quando não há vontade de assumir uma tarefa, mas é necessário, você pode se acalmar em 10 minutos. Talvez isso seja suficiente para você se envolver no trabalho e já é fácil continuar.

• “Coma um sapo no café da manhã” então você não precisa adiar e se preocupar, e assuntos secundários são resolvidos com mais facilidade e rapidez.

• Alternar. Como se costuma dizer: uma mudança de atividade também é um descanso. Diluindo o trabalho monótono com outras coisas, você pode ficar no recurso e ser mais produtivo.

• Delegue e simplifique. Assim, por exemplo, algumas das tarefas em uma rotina de trabalho ou doméstica podem ser delegadas ou distribuídas. Além disso, para agilizar diversos processos, hoje existem serviços que simplificam muito a vida.

  analisar e desenvolver

• Analisar. O que funcionou hoje e o que não funcionou. Por que eles não conseguiram? Onde a “procrastinação” venceu e por quê. Tire conclusões e mude a abordagem para melhor.

• Defina prazos. Nada motiva como um prazo. Ao definir prazos exatos para suas tarefas, você poderá não apenas gerenciar tudo planejado e devido, mas também mudar para “você” com autodisciplina.

• Livre-se do desnecessário. Organize periodicamente a “desordem”, coloque as coisas em ordem e na sua cabeça. Quando tudo está nas prateleiras, não há necessidade de procurar e perder tempo precioso. Esta é também uma parte importante da sua gestão do tempo.

• Desenvolver. Não limite seu emprego apenas ao trabalho; caso contrário, você corre o risco de esgotamento. Cresça diversificado, experimente coisas novas. E como alcançar o sucesso no trabalho e na vida – leia o artigo.

Sinta-se à vontade para utilizar as ferramentas de gestão do tempo, encontrar as que lhe são mais confortáveis ​​e alcançar o sucesso pessoal e profissional. O resultado não vai te deixar esperando!

um pouco sobre mitos

Não pense que o conhecimento da gestão do tempo é uma panacéia para todos os problemas e que, da noite para o dia, você se tornará um super-homem! Porque:

Resposta: Não podemos controlar o tempo, mas podemos assumir o controle de nós mesmos.
B. Você não trabalhará mais, fará com mais eficiência. E fazendo algo mais, em uma unidade de tempo, você trabalha menos.
B. A gestão do tempo não é uma panaceia, infelizmente, não o ajudará se você estabelecer metas incorretamente, tomar decisões precipitadas e espontâneas.
D. Gestão do tempo – adequado para todos, mas em diferentes proporções e abordagens.
D. O ideal não acontece, e qualquer hábito não se enraíza desde o primeiro dia, mas você vai se envolver, no começo é sempre difícil, mas com o tempo esse sistema vai entrar no seu estilo de vida.