El tiempo es nuestro principal y más valioso recurso. De hecho, no podemos controlarlo, pero podemos organizarnos para estar en el “flujo" y en el tiempo. Hoy en las estanterías puedes encontrar muchos métodos, principios y tácticas para mejorar la calidad de vida, organizando tu propio "campo de tiempo" o "gestión del tiempo", que incluye nuestros hábitos diarios y tareas actuales, grandes metas y problemas cotidianos.

Parecería que es difícil tomar un bolígrafo, un cuaderno y escribir un horario para hoy, mañana, la próxima semana, un año. Abra notas en su teléfono o descargue un planificador, por ejemplo. Establezca objetivos, divídalos en tareas y resuélvalos constantemente; que veremos Todo está decidido, nada se olvida y todavía hay tiempo. ¡Pero tampoco es interesante! Es mucho más fácil pasar de una cosa a otra, de una tarea a otra y, de hecho, no hacer nada. Y también puedes regañarte a ti mismo, pero despertarte por la mañana y continuar el curso "perdido". O descubre la llamada “gestión del tiempo” (time management).

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo
(del inglés "time management") es una planificación eficaz de actividades destinadas a mejorar el rendimiento, la distribución competente de los recursos y el tiempo.

Por supuesto, todos conocen la traducción directa. Se supone que aquellos que han dominado esta ciencia pueden ser dueños de su propio tiempo, establecer metas y objetivos de forma independiente. Determine las prioridades, planifique y resuelva con éxito todos los problemas entrantes. Pero lo más importante es que conoce el secreto: cómo hacer menos y hacer más.

Necesita conocimiento de los conceptos básicos de la gestión del tiempo para:

Vive “al máximo”, encontrando tiempo no solo para el trabajo;
Saber distribuir correctamente el recurso tiempo en personal y profesional, urgente y no prioritario;
Conozca la diferencia entre negocios importantes y sin importancia;
Comprender y comprender el propio movimiento a través de la vida, transferir las habilidades de planificación del tiempo a otros aspectos de la misma;
Vaya a un nivel de vida cualitativamente nuevo lleno de motivación, energía y eficiencia.

Sin embargo, hoy no le diremos "cómo y qué hacer para hacer todo a tiempo y no ahogarse en la postergación", pero consideraremos algunos principios y técnicas básicos de gestión del tiempo, habiéndose familiarizado con los cuales puede elegir el derecho uno para ti.

Principios básicos de la gestión del tiempo.

Principio de planificación

Un plan claro para sus actividades siempre se beneficiará, al menos en la forma de su propio KPI. ¡Así que planifique con anticipación! Tome un bloc de notas o abra notas en su teléfono, escriba en la pared si lo desea, no importa. Programe su día, sabrá la secuencia de acciones: ahorre tiempo y energía. Designe y fije el objetivo, y divida el camino hacia él en tareas y subtareas: este será su programa hacia el éxito.

Principio INTELIGENTE

ELEGANTE. Todas las palabras de esta abreviatura son un criterio de eficacia. La planificación estratégica no es rentable sin un objetivo bien definido. Según este principio, el objetivo debe ser: Específico (Specific);
medible ;
alcanzable ;
relevante ;
Limitado en el tiempo (Time-bound).

El principio SMART es relevante para establecer objetivos de trabajo. Ya en el momento de establecer objetivos, dicho sistema ayuda a recopilar todos los datos entrantes, establecer plazos óptimos, determinar la disponibilidad de recursos y establecer tareas específicas y precisas.

Principio de estructuración

Al planificar su camino hacia su meta, establece su propio ritmo definiendo tareas específicas y completándolas de manera consistente, lo que reduce en gran medida los costos de mano de obra y el tiempo perdido. Divida las tareas grandes y complejas en tareas pequeñas y de gran capacidad, realícelas gradualmente, definiendo etapas, orden y plazos.

Lo principal es arreglarlo. Intente usar un Cuadro de subvenciones: enumere todas las tareas de su gran proyecto junto con las fechas de vencimiento exactas, los tiempos de finalización y las secuencias. La planificación y la descomposición, a su vez, le permitirán no perder el panorama general, no darse por vencido y mantenerse dentro de su gestión del tiempo.

Principio de prioridad

Hay un objetivo, hay tareas. Ahora es importante priorizarlos adecuadamente. Brian Tracy sugiere “comer una rana para el desayuno”, lo que significa hacer primero lo más difícil, no transferir la cena al almuerzo y “mañana”, porque si comienzas la jornada laboral con las tareas más difíciles, entonces el resto de las cosas se irá. más fácil. Pero este es solo uno de los enfoques: elija el que más le convenga.

Métodos de gestión del tiempo

1 “El Método Pomodoro” o “El Sistema de 25 Minutos”

Fue inventado por Francesco Cirillo, que utilizó mientras se preparaba para el examen. Y el método recibió su nombre por el despertador en forma de tomate.
Esencia. El trabajo y el descanso se dividen en ciclos.

25 minutos de trabajo – 5 minutos de descanso = 1 ciclo.
4 ciclos = 30 minutos de descanso.

Este método facilita tareas complejas, especialmente monótonas, debido a la distribución del tiempo, lo que las hace más productivas.

2 Método “90 por 30”

Propiedad de Tony Schwartz, según el método, el tiempo de trabajo es de 90 minutos y 30 minutos de descanso. Entonces el ciclo se repite. Al mismo tiempo, los primeros ciclos se recomiendan para tareas prioritarias.

También hay un desglose en "52 y 17", que es adecuado para aquellos que no pueden "sentarse" durante una hora y media, concentrándose solo en el trabajo. Donde, 52 minutos – esto es trabajo, 17 – respectivamente, descanso.

3 El principio de las 9 obras

O “El principio 1-3-5”. Podría ser bueno para un comienzo. La esencia es la siguiente, en un día debe completar:
1 negocio – importante,
3 casos – mediano,
5 casos – pequeño.

Este método es universal, pero se formula más en la categoría de casos y tareas que en intervalos de tiempo.

4 El principio de las tres cosas

Como habrás adivinado por el nombre, este principio es similar al anterior. La conclusión es que necesitas hacer tres tareas al día, las que son las más importantes. Al mismo tiempo, el resto queda relegado a un “segundo plano”.

Puede ser una gran opción en el momento en que sientas que la rutina comienza a “comerte” y arrastrarte, distrayéndote de los momentos realmente importantes y los objetivos clave. Este método ayuda a priorizar, pero hay un “PERO”, tendrás que dejar de lado las cosas menores y no distraerte de ellas. Debemos rendir homenaje, a veces tal "reenfoque" puede ser útil.

5 Técnica de bloque de tiempo

Para muchos, hacer una lista de tareas del día es algo común, solo que las cosas en sí no tienen tiempo, o no cumplen con los KPI. Esto se debe a que la lista habitual de tareas no tiene en cuenta dos cosas: la duración de cada tarea y la hora exacta del delito. El método de bloques de tiempo tiene en cuenta ambos en la gestión del tiempo.

El resultado final: asignar tiempo para un caso específico y en ese momento no hacer nada más que él. Es importante que las cosas se puedan hacer dentro del período asignado, por lo que la técnica es más adecuada para aquellos que ya son bastante autoorganizados.

6 Método GTD (hacer las cosas)

Diseñado por David Allen. La idea clave es hacer las cosas. Este método no se trata solo de la gestión del tiempo, sino también del trabajo con la información en general.

Hablando tesis, entonces:
1. Todo se registra en un solo lugar (Bandeja de entrada);
2. La información recibida se clasifica periódicamente en categorías;
3. A cada elemento se le asigna un estado: importante, pendiente, etc.;
4. Los casos distribuidos se llevan a cabo estrictamente de acuerdo con el plan.

El sistema niega el fenómeno de la multitarea: en un período de tiempo, una tarea. Toda la información recibida en forma de casos, tareas, asignaciones, etc. – necesita ser arreglado. Y, lo más importante: percibir cualquier negocio / evento, no como un problema, sino como una tarea que debe resolverse.

7 Método ZTD (Zen to Done)

El método inventado por Leo Babuata se puede llamar una versión simplificada de GTD. Se basa en los siguientes hábitos:

– Recopilación de información en un solo lugar (la misma sección de la bandeja de entrada);
– procesamiento operativo de la información entrante;
– Organización de la información por categoría;
– Las listas de tareas deben ser compactas y claras.
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– Planifica las cosas, prioriza las cosas urgentes e importantes, deshazte de todo lo innecesario y superfluo;
– Concéntrese en una cosa, no rocíe la atención;
– Organiza tu rutina y síguela;
– Haz lo que amas.

8 Kanbán

Kanban: del japonés "cartelera, letrero". Como regla general, es un diagrama que le permite ver visualmente el flujo de trabajo. La esencia está en tres secciones: “Por hacer”, “Por hacer” y “Terminado”. Pero aquí todo depende del proyecto: puede agregar de manera segura las etapas / secciones / etiquetas que considere necesarias.

En general, el sistema le permite realizar un seguimiento del estado de las tareas. La principal ventaja de este método es la visibilidad. Puede usar un mapa mental o una pizarra simple y notas adhesivas. Originalmente, el método estaba destinado al control del flujo de trabajo en las empresas, pero kanban también es excelente para la planificación personal y se puede combinar fácilmente con otros enfoques.

9 Bandeja de entrada cero

La idea principal es que la bandeja de entrada siempre debe estar vacía. La distribución diaria de las tareas entrantes ayudará a mantener el orden en tu cabeza y tus asuntos, evitando así el "efecto bola de nieve". El método fue presentado por Merlin Mann y se utilizó principalmente para el correo electrónico, pero es bastante adecuado para trabajar con documentos y simplemente con casos de diferentes aspectos de su vida.

10 Frescos o Fritos

Para tener la cabeza fría hoy, prepárate ayer;
– por la noche se hace una lista de tareas para mañana,
– las cosas importantes y complejas se resuelven al comienzo del día,
– en el nuevo día, las tareas se realizan estrictamente de acuerdo con el plan, al final del día – un plan se vuelve a preparar.

Apto para todas las personas que padecen el "síndrome de vida retrasada". A todos los que constantemente posponen las cosas para más tarde y luego corren "como en llamas".

11 Enfoque automático

Quizás el método más "suave", especialmente para personas creativas. El resultado final: puede elegir "intuitivamente" aquellas tareas que le gustan y, en primer lugar, comenzar a trabajar con ellas. Si no has completado la tarea, puedes enviarla al final de la lista y tomar la que quieras ahora.

Este método tiene dos caras de la moneda; Concéntrese en usted mismo: es importante, ayuda a revelar aquellos aspectos en usted que son realmente interesantes para usted, pero al mismo tiempo no es inmune al "desenfoque", por lo que es bueno incluir algunos aspectos estratégicos de la gestión del tiempo en este Acercarse.

12 Matriz de Eisenhower

Dwight Eisenhower propuso dividir todos los casos en cuatro grupos, lo que ayuda a clasificar cualquier cantidad de tareas de diversos grados de complejidad. El método es bastante simple: hacemos una lista general y repasamos todos los puntos con las preguntas: "¿Es importante?", "¿Es urgente?". El siguiente paso es dividir una hoja de papel en 4 partes, escribir casos en la celda correspondiente:

1 Urgente e importante;
2 Urgente pero no importante;
3 No urgente pero importante;
4 No urgente y sin importancia.

Cuando procrastines y no sabes por dónde empezar, qué cosas priorizar y cuáles posponer/olvidar, esta matriz de gestión del tiempo te ayudará.

13 sistema 4D

Propiedad de Edward Ray, sugiere lo siguiente:

Hacer (hacer). Algo que solo tú puedes manejar.
Delegado (delegado). Si no tienes tiempo, quieres liberar tiempo para algo más importante, puedes encomendar la tarea a alguien que te la haga bien.
Eliminar (eliminar)
Renunciar a tareas innecesarias e irrelevantes.
Retrasar (posponer)
Si el problema es complejo, pero no requiere una solución hoy, puede posponerlo, mientras establece una fecha límite para su solución.

14 Tiempo

Gleb Arkhangelsky sugirió un excelente método para encontrar el tiempo perdido:

Paso 1: averigua en qué estás gastando tu tiempo. Cada una o dos horas, registre todo lo que hizo y analice en qué invirtió sus valiosos minutos.

Etapa 2: fije la efectividad de las tareas completadas en un cierto período de tiempo.

Después – acto. Aumente las brechas con costos efectivos, reduzca el desperdicio de tiempo que está vacío. Al consultar este método periódicamente, podrá evaluar razonablemente su productividad y realizar ajustes oportunos en el proceso de gestión del tiempo.

15 Sistema Tim Ferriss

Se basa en dos reglas:

Principio de Pareto: el 80% de las cosas se pueden hacer en el 20% del tiempo
El trabajo ocupa todo el tiempo que se le asigna (Ley de Parkinson)

La principal conclusión de Ferris: lo principal es la concentración en el trabajo, y no la cantidad de tiempo dedicado a él. Al dedicar solo el 20 por ciento del tiempo al trabajo, pero al mismo tiempo concentrarse en el 100 por ciento, puede hacer más que en el 80 por ciento improductivo.

El sistema se propone para personas con un horario predominantemente flexible, sin embargo, guiado por este método, puede muy bien distribuir y hacer de manera más productiva prácticamente cualquier otro trabajo con la ayuda de una gestión del tiempo competente.

10 consejos para los que aún no se han decidido

Analizamos los principios básicos de la gestión del tiempo y sugerimos 15 métodos diferentes. Ahora puedes elegir el adecuado o probar diferentes hasta encontrar uno que te resulte cómodo.

Para empezar, también te daremos unos sencillos consejos, quizás te resulte más fácil empezar con ellos:

1 día = 1 tarea. Las acciones diarias hacia la meta definitivamente te acercarán a ella. Al menos 60 minutos al día y ya estás 10 pasos por delante.
1 mes = 1 objetivo. Misma esencia, pero a mayor escala. Divida la meta máxima en tareas mínimas realizadas en un mes.
La regla de los 2 minutos. Parte del método GTD – si el caso no toma más de 2 minutos. – Hazlo y olvídalo.
Método de 10 minutos. Cuando no hay ganas de asumir una tarea, pero es necesaria, puedes calmarte con 10 minutos. Quizás esto sea suficiente para que te involucres en el trabajo y ya sea fácil continuar.
"Coma una rana para el desayuno", entonces no tiene que posponer ni preocuparse, y los asuntos secundarios se resuelven más fácil y rápido.
Alterno. Como dicen: un cambio de actividad también es un descanso. Diluyendo el trabajo monótono con otras cosas, puedes permanecer en el recurso y ser más productivo.
Delega y simplifica. Así, por ejemplo, se pueden delegar o distribuir algunas de las tareas de una rutina laboral o doméstica. Además, para agilizar una variedad de procesos, hoy existen servicios que simplifican enormemente la vida.

analizar y desarrollar
Analizar. Qué funcionó hoy y qué no. ¿Por qué no lo lograron? Dónde ganó la "procrastinación" y por qué. Sacar conclusiones y cambiar el enfoque para mejor.
Establecer plazos. Nada motiva como una fecha límite. Al establecer plazos exactos para sus tareas, no solo podrá administrar todo lo planificado y vencido, sino también cambiar a "usted" con autodisciplina.
Deshazte de lo innecesario. Organice periódicamente el "desorden", ponga las cosas en orden y en su cabeza. Cuando todo está en los estantes, no hay necesidad de buscar y perder un tiempo precioso. Esta es también una parte importante de la gestión del tiempo.
Desarrollar. No limite su empleo a solo trabajar; de lo contrario, corre el riesgo de agotarse. Crezca diversificado, pruebe cosas nuevas. Y cómo lograr el éxito en el trabajo y en la vida: lea el artículo.

Siéntete libre de utilizar herramientas de gestión del tiempo, encuentra las que te resulten cómodas y consigue el éxito personal y profesional. ¡El resultado no te hará esperar!

un poco de mitos

¡No creas que saber gestionar el tiempo es una panacea para todos los problemas y que, de la noche a la mañana, te convertirás en un superhombre! Porque:

R. No podemos controlar el tiempo, pero podemos controlarnos a nosotros mismos.
B. No trabajarás más, lo harás más eficientemente. Y haciendo algo más, en una unidad de tiempo, se trabaja menos.
B. La gestión del tiempo no es una panacea, desafortunadamente, no te ayudará si estableces metas incorrectamente, si tomas decisiones precipitadas y espontáneas.
D. Gestión del tiempo: adecuado para todos, pero en diferentes proporciones y enfoques.
D. Lo ideal no sucede, y cualquier hábito no se arraiga desde el primer día, pero te involucrarás, al principio siempre es difícil, pero con el tiempo ese sistema entrará en tu estilo de vida.

Fuente de grabación: kakzarabotat.net

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