ZEITEINTEILUNG. FINDE DEINEN WEG

Zeit ist unsere wichtigste und wertvollste Ressource. Tatsächlich können wir es nicht kontrollieren, aber wir können uns so organisieren, dass wir im „Fluss” und in der Zeit sind. Heute finden Sie in den Bücherregalen viele Methoden, Prinzipien und Taktiken, um die Lebensqualität zu verbessern, indem Sie Ihr eigenes „Zeitfeld” oder „Zeitmanagement” organisieren, das unsere täglichen Gewohnheiten und aktuellen Aufgaben, großen Ziele und alltäglichen Probleme umfasst.

Es scheint, dass es schwierig ist, einen Stift, ein Notizbuch zu nehmen und einen Zeitplan für heute, morgen, die nächste Woche, ein Jahr aufzuschreiben. Öffnen Sie beispielsweise Notizen auf Ihrem Telefon oder laden Sie einen Planer herunter. Ziele setzen, in Aufgaben zerlegen und konsequent lösen; was werden wir sehen? Alles ist entschieden, nichts ist vergessen, und es ist noch Zeit. Aber es ist auch nicht interessant! Es ist viel einfacher, von einer Sache zur anderen, von einer Aufgabe zur nächsten zu eilen und tatsächlich nichts zu tun. Und Sie können sich auch selbst schelten, aber morgens aufwachen und den „verlorenen” Kurs fortsetzen. Oder entdecken Sie das sogenannte „Time Management” (Zeitmanagement).

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement
(von englisch „time management”) ist eine effektive Planung von Aktivitäten mit dem Ziel der Leistungssteigerung, kompetente Verteilung von Ressourcen und Zeit.

Natürlich kennt jeder die direkte Übersetzung. Es wird davon ausgegangen, dass diejenigen, die diese Wissenschaft beherrschen, in der Lage sind, der Meister ihrer eigenen Zeit zu sein und sich selbstständig Ziele und Ziele zu setzen. Setzen Sie Prioritäten, planen Sie erfolgreich und lösen Sie alle eingehenden Probleme. Aber am wichtigsten ist, dass er das Geheimnis kennt – wie man weniger und mehr tut.

Sie benötigen Kenntnisse über die Grundlagen des Zeitmanagements, um:

• Lebe „in vollen Zügen” und finde nicht nur Zeit für die Arbeit;
• In der Lage zu sein, die Zeitressource korrekt in persönlich und beruflich, dringend und nicht vorrangig zu verteilen;
• Kennen Sie den Unterschied zwischen wichtigen und unwichtigen Geschäften;
• Die eigene Bewegung durch das Leben verstehen und verstehen, Zeitplanungsfähigkeiten auf andere Aspekte des Lebens übertragen;
• Begeben Sie sich auf ein qualitativ neues Lebenslevel voller Motivation, Energie und Leistungsfähigkeit.

Heute werden wir Ihnen jedoch nicht sagen, „wie und was zu tun ist, um alles rechtzeitig zu erledigen und nicht in Aufschub zu ertrinken”, sondern wir werden einige grundlegende Prinzipien und Techniken des Zeitmanagements betrachten, mit denen Sie sich vertraut gemacht haben und mit denen Sie das Richtige auswählen können eine für dich.

Grundprinzipien des Zeitmanagements

Planungsprinzip

Ein klarer Plan für Ihre Aktivitäten wird immer von Vorteil sein, zumindest in Form Ihrer eigenen KPI. Planen Sie also voraus! Nehmen Sie einen Notizblock oder öffnen Sie Notizen auf Ihrem Telefon, schreiben Sie an die Wand, wenn Sie möchten – es spielt keine Rolle. Planen Sie Ihren Tag, Sie kennen die Abfolge der Aktionen – sparen Sie Zeit und Energie. Benennen und fixieren Sie das Ziel und unterteilen Sie den Weg dorthin in Aufgaben und Unteraufgaben – das wird Ihr Programm zum Erfolg.

SMART-Prinzip

SCHLAU. Alle Wörter in dieser Abkürzung sind ein Kriterium der Wirksamkeit. Strategische Planung ist ohne ein gut gesetztes Ziel unrentabel. Nach diesem Prinzip muss das Ziel sein: Spezifisch (Spezifisch);
Messbar ;
Erreichbar ;
Relevant ;
Zeitlich begrenzt (Time-bound).

Das SMART-Prinzip ist für die Festlegung von Arbeitszielen relevant. Bereits im Moment der Zielsetzung hilft ein solches System, alle eingehenden Daten zusammenzutragen, optimale Deadlines zu setzen, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu ermitteln und präzise, ​​spezifische Aufgaben zu stellen.

Strukturierungsprinzip

Indem Sie Ihren Weg zum Ziel planen, bestimmen Sie Ihr eigenes Tempo, indem Sie zielgerichtete Aufgaben definieren und diese konsequent erledigen, wodurch Sie Ihre Arbeitskosten und Zeitverschwendung erheblich reduzieren. Teilen Sie große und komplexe Aufgaben in kleine und umfangreiche Aufgaben auf, führen Sie sie schrittweise aus und definieren Sie Phasen, Reihenfolge und Fristen.

Die Hauptsache ist, es zu beheben. Versuchen Sie es mit einem Grant-Diagramm – listen Sie alle Aufgaben Ihres großen Projekts zusammen mit genauen Fälligkeitsdaten, Fertigstellungszeiten und Sequenzen auf. Planung und Dekomposition wiederum ermöglichen es Ihnen, den Überblick nicht zu verlieren, nicht aufzugeben und in Ihrem Zeitmanagement zu bleiben.

Prioritätsprinzip

Es gibt ein Ziel, es gibt Aufgaben. Jetzt ist es wichtig, sie richtig zu priorisieren. Brian Tracy schlägt vor „Essen Sie einen Frosch zum Frühstück”, was bedeutet, das Schwierigste zuerst zu erledigen und das Abendessen nicht auf das Mittagessen und „morgen” zu verschieben, denn wenn Sie den Arbeitstag mit den schwierigsten Aufgaben beginnen, wird der Rest erledigt viel einfacher. Aber das ist nur einer der Ansätze – wählen Sie den, der zu Ihnen passt.

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Methoden des Zeitmanagements

1 „Die Pomodoro-Methode” oder „Das 25-Minuten-System”

Es wurde von Francesco Cirillo erfunden, den er während der Vorbereitung auf die Prüfung verwendete. Und die Methode hat ihren Namen wegen des Weckers in Form einer Tomate.
Wesen. Arbeit und Ruhe sind in Zyklen unterteilt

• 25 Minuten Arbeit – 5 Minuten Pause = 1 Zyklus.
• 4 Zyklen = 30 Minuten Pause.

Diese Methode erleichtert komplexe, vor allem monotone Aufgaben durch die zeitliche Aufteilung und macht sie produktiver.

2 Methode „90 mal 30″

Im Besitz von Tony Schwartz beträgt die Arbeitszeit gemäß der Methode 90 Minuten und 30 Minuten Ruhezeit. Dann wiederholt sich der Zyklus. Gleichzeitig werden die ersten Zyklen für vorrangige Aufgaben empfohlen.

Es gibt auch eine Unterteilung in „52 und 17″, die für diejenigen geeignet ist, die anderthalb Stunden nicht „sitzen” und sich nur auf die Arbeit konzentrieren können. Wo, 52 Minuten – das ist Arbeit, 17 – bzw. Ruhe.

3 Das Prinzip der 9 Taten

Oder „Das 1-3-5-Prinzip”. Für den Anfang vielleicht gut. Die Essenz ist wie folgt, an einem Tag müssen Sie Folgendes erledigen:
1 Geschäft – wichtig,
3 Fälle – mittel,
5 Fälle – klein.

Diese Methode ist universell, jedoch eher in der Kategorie der Fälle und Aufgaben als in Zeitintervallen formuliert.

4 Das Prinzip der drei Dinge

Wie Sie vielleicht anhand des Namens erraten haben, ähnelt dieses Prinzip dem vorherigen. Unter dem Strich müssen Sie drei Aufgaben am Tag erledigen, die wichtigsten. Gleichzeitig wird der Rest in den „Hintergrund” verbannt.

Es kann eine großartige Option sein, wenn Sie das Gefühl haben, dass die Routine Sie „auffrisst” und Sie in die Länge zieht und Sie von den wirklich wichtigen Momenten und wichtigen Zielen ablenkt. Diese Methode hilft beim Priorisieren, aber es gibt ein „ABER”, Sie müssen Kleinigkeiten beiseite legen und sich nicht davon ablenken lassen. Wir müssen würdigen, manchmal kann eine solche „Neuausrichtung” sinnvoll sein.

5 Zeitblocktechnik

Für viele ist das Erstellen einer Liste mit Aufgaben für den Tag eine übliche Sache, nur die Dinge selbst haben keine Zeit oder erfüllen nicht die KPIs. Dies liegt daran, dass die übliche Aufgabenliste zwei Dinge nicht berücksichtigt: die Dauer jeder Aufgabe und den genauen Zeitpunkt der Straftat dazu. Die Zeitblockmethode berücksichtigt beides im Zeitmanagement.

Das Fazit: Nehmen Sie sich Zeit für ein bestimmtes Geschäft und tun Sie zu diesem Zeitpunkt nichts anderes als es. Es ist wichtig, dass die Dinge innerhalb des vorgegebenen Zeitraums erledigt werden können, daher ist die Technik eher für diejenigen geeignet, die bereits ziemlich selbstorganisiert sind.

6 Metod GTD (Getting Things Done)

Entworfen von David Allen. Die Schlüsselidee ist , Dinge zu erledigen. Bei dieser Methode geht es nicht nur um Zeitmanagement, sondern auch um die Arbeit mit Informationen im Allgemeinen.

Apropos These, dann:
1. Alles wird an einem Ort erfasst (Posteingang);
2. Die empfangenen Informationen werden periodisch in Kategorien sortiert;
3. Jedem Element wird ein Status zugewiesen – wichtig, ausstehend usw.;
4. Verteilte Fälle werden streng nach Plan durchgeführt.

Das System bestreitet das Phänomen des Multitasking: in einem Zeitraum – eine Aufgabe. Alle erhaltenen Informationen in Form von Fällen, Aufgaben, Aufträgen etc. – muss behoben werden. Und vor allem: jedes Geschäft / Ereignis wahrzunehmen – nicht als Problem, sondern als Aufgabe, die es zu lösen gilt.

7 ZTD-Methode (Zen to Done)

Die von Leo Babuata erfundene Methode kann als vereinfachte Version von GTD bezeichnet werden. Es basiert auf den folgenden Gewohnheiten:

– Sammlung von Informationen an einem Ort (derselbe Posteingangsbereich);
– Operative Verarbeitung eingehender Informationen;
– Organisation von Informationen nach Kategorien;
– To-do-Listen sollten kompakt und übersichtlich sein.
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– Dinge planen, Dringendes und Wichtiges priorisieren, alles Unnötige und Überflüssige loswerden;
– Konzentrieren Sie sich auf eine Sache, sprühen Sie keine Aufmerksamkeit;
– Organisieren Sie Ihre Routine und folgen Sie ihr;
– Tu was du liebst.

8 Kanban

Kanban – aus dem Japanischen „Reklametafel, Schild”. In der Regel handelt es sich um ein Diagramm, mit dem Sie den Arbeitsablauf visuell sehen können. Die Essenz besteht aus drei Abschnitten: „To be done”, „To be done” und „Done”. Aber hier hängt alles vom Projekt ab – Sie können bedenkenlos die Stufen / Abschnitte / Beschriftungen hinzufügen, die Sie für notwendig halten.

Im Allgemeinen ermöglicht Ihnen das System, den Status von Aufgaben zu verfolgen. Der Hauptvorteil dieser Methode ist die Sichtbarkeit. Sie können eine Mindmap oder ein einfaches Whiteboard und Haftnotizen verwenden. Die Methode war ursprünglich für die Ablaufsteuerung in Unternehmen gedacht, Kanban eignet sich aber auch hervorragend für die Personalplanung und lässt sich gut mit anderen Ansätzen kombinieren.

9 Null-Posteingang

Die Grundidee ist, dass der Posteingang immer leer sein sollte. Die tägliche Verteilung eingehender Aufgaben hilft, Ordnung in Kopf und Angelegenheiten zu halten und verhindert so den „Schneeballeffekt”. Die Methode wurde von Merlin Mann eingeführt und wurde hauptsächlich für E-Mails verwendet, aber sie eignet sich sehr gut für die Arbeit mit Dokumenten und einfach mit Fällen aus verschiedenen Aspekten Ihres Lebens.

10 Frisch oder Gebraten

Um heute einen kühlen Kopf zu bewahren, bereite dich gestern vor;
– abends eine Aufgabenliste für morgen erstellt,
– wichtige und komplexe Dinge zu Beginn des Tages gelöst,
– am neuen Tag Aufgaben streng nach Plan erledigt, am Ende des Tages – ein Plan ist wieder vorbereitet.

Geeignet für alle, die unter dem „Delayed-Life-Syndrom” leiden. An alle, die ständig Dinge auf später verschieben und dann „wie auf Feuer” rennen.

11 Autofokus

Die vielleicht „schonendste” Methode, gerade für kreative Menschen. Fazit: Sie können sich „intuitiv” die Aufgaben aussuchen, die Ihnen gefallen, und erst einmal damit anfangen zu arbeiten. Wenn Sie die Aufgabe nicht erledigt haben, können Sie sie an das Ende der Liste schicken und jetzt die gewünschte nehmen.

Diese Methode hat zwei Seiten der Medaille; Konzentrieren Sie sich auf sich selbst – es ist wichtig, es hilft, die für Sie wirklich interessanten Aspekte an sich selbst zu offenbaren, aber gleichzeitig sind Sie nicht immun gegen "Defokussierung", daher ist es gut, einige strategische Aspekte des Zeitmanagements darin einzubeziehen sich nähern.

12 Eisenhower-Matrix

Dwight Eisenhower schlug vor, alle Fälle in vier Gruppen zu verteilen, die helfen, eine beliebige Anzahl von Aufgaben unterschiedlicher Komplexität zu sortieren. Die Methode ist ganz einfach – wir erstellen eine allgemeine Liste und gehen alle Punkte mit den Fragen durch: „Ist es wichtig?”, „Ist es dringend?”. Der nächste Schritt besteht darin, ein Blatt Papier in 4 Teile zu teilen und Fälle in die entsprechende Zelle zu schreiben:

1 Dringend und wichtig;
2 Dringend, aber nicht wichtig;
3 Nicht dringend, aber wichtig;
4 Nicht dringend und unwichtig.

Wenn Sie ins Aufschieben geraten und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, welche Dinge Sie priorisieren und welche Sie verschieben/vergessen sollten, hilft Ihnen diese Zeitmanagement-Matrix.

13 4D-System

Im Besitz von Edward Ray, schlägt Folgendes vor:

• Tun (tun). Etwas, mit dem nur Sie umgehen können.
• Delegierter (Delegierter). Wenn Sie keine Zeit haben und Zeit für etwas Wichtigeres gewinnen möchten, können Sie die Aufgabe jemandem anvertrauen, der sie gut für Sie erledigt.
• Löschen (löschen)
  Geben Sie unnötige und irrelevante Aufgaben auf.
• Verzögern (aufschieben)
  Wenn das Problem komplex ist, aber heute keine Lösung erfordert, können Sie es aufschieben und gleichzeitig eine Frist für seine Lösung setzen.

14 Zeitpunkt

Gleb Arkhangelsky schlug eine hervorragende Methode vor, um fehlende Zeit zu finden:

Schritt 1 – Finden Sie heraus, womit Sie Ihre Zeit verbringen. Notieren Sie alle ein bis zwei Stunden alles, was Sie getan haben, und analysieren Sie, wofür Sie wertvolle Minuten aufgewendet haben.

Stufe 2 – Festlegen der Effektivität abgeschlossener Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum.

Nach – handeln. Erhöhen Sie Lücken mit effektiven Kosten, reduzieren Sie Zeitverschwendung, die leer ist. Wenn Sie diese Methode regelmäßig anwenden, können Sie Ihre Produktivität angemessen einschätzen und rechtzeitig Anpassungen am Zeitmanagementprozess vornehmen.

15 Tim-Ferriss-System

Es basiert auf zwei Regeln:

1. Pareto-Prinzip – 80 % der Dinge können in 20 % der Zeit erledigt werden
2. Arbeit füllt die ganze dafür vorgesehene Zeit aus (Parkinsonsches Gesetz)

Die wichtigste Schlussfolgerung von Ferris: Die Hauptsache ist die Konzentration auf die Arbeit und nicht die dafür aufgewendete Zeit. Indem Sie nur 20 Prozent der Zeit der Arbeit widmen, sich aber gleichzeitig auf alle 100 konzentrieren, können Sie mehr erledigen als in 80 Prozent unproduktiver Zeit.

Das System ist für Menschen mit überwiegend flexiblen Zeitplänen gedacht, aber mit dieser Methode können Sie praktisch jede andere Arbeit mit Hilfe eines kompetenten Zeitmanagements sehr gut verteilen und produktiver erledigen.

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10 Tipps für Unentschlossene

Wir haben uns die Grundprinzipien des Zeitmanagements angesehen und 15 verschiedene Methoden vorgeschlagen. Jetzt können Sie den richtigen auswählen oder verschiedene testen, bis Sie einen bequemen für sich finden.

Zum Einstieg geben wir auch ein paar einfache Tipps, vielleicht fällt dir der Einstieg damit leichter:

• 1 Tag = 1 Aufgabe. Tägliche Aktionen in Richtung des Ziels bringen Sie diesem definitiv näher. Mindestens 60 Minuten am Tag und schon sind Sie 10 Schritte voraus.

• 1 Monat = 1 Ziel. Gleiche Essenz, aber in größerem Maßstab. Teilen Sie das maximale Ziel in minimale Aufgaben auf, die in einem Monat ausgeführt werden.

• Die 2-Minuten-Regel. Teil der GTD-Methode – wenn der Fall nicht länger als 2 Minuten dauert. – Mach es und vergiss es.

• 10-Minuten-Methode. Wenn Sie keine Lust haben, eine Aufgabe zu übernehmen, aber es notwendig ist, können Sie sich mit 10 Minuten beruhigen. Vielleicht reicht Ihnen das schon, um sich in die Arbeit einzubringen und es geht schon problemlos weiter.

• „Essen Sie einen Frosch zum Frühstück”, dann müssen Sie nicht aufschieben und sich Sorgen machen, und Nebensachen werden einfacher und schneller gelöst.

• Wechseln. Wie heißt es so schön: Ein Tätigkeitswechsel ist auch eine Erholung. Indem Sie die monotone Arbeit mit anderen Dingen verwässern, können Sie in der Ressource bleiben und produktiver sein.

• Delegieren und vereinfachen. So können beispielsweise einige Aufgaben im Arbeits- oder Privatalltag delegiert oder verteilt werden. Und um eine Vielzahl von Prozessen zu beschleunigen, gibt es heute Dienste, die das Leben erheblich vereinfachen.

  analysieren und weiterentwickeln

• Analysieren. Was heute funktioniert hat und was nicht. Warum haben sie es nicht geschafft? Wo „Zaudern” gewonnen hat und warum. Ziehen Sie Schlussfolgerungen und ändern Sie den Ansatz zum Besseren.

• Fristen festlegen. Nichts motiviert wie eine Deadline. Indem Sie exakte Fristen für Ihre Aufgaben setzen, können Sie nicht nur alles Geplante und Fällige managen, sondern auch selbstdiszipliniert auf „Sie” umstellen.

• Befreien Sie sich von dem Unnötigen. Ordnen Sie regelmäßig „Unordnung”, bringen Sie die Dinge in Ordnung und in Ihrem Kopf. Wenn alles in den Regalen steht, müssen Sie nicht lange suchen und wertvolle Zeit verschwenden. Dies ist auch ein wichtiger Teil Ihres Zeitmanagements.

• Sich entwickeln. Beschränken Sie Ihre Beschäftigung nicht nur auf die Arbeit; andernfalls riskieren Sie ein Burnout. Wachsen Sie abwechslungsreich, probieren Sie neue Dinge aus. Und wie man bei der Arbeit und im Leben erfolgreich ist – lesen Sie den Artikel.

Fühlen Sie sich frei, Zeitmanagement-Tools zu verwenden, finden Sie diejenigen, die für Sie angenehm sind, und erzielen Sie persönlichen und beruflichen Erfolg. Das Ergebnis lässt Sie nicht warten!

ein bisschen über Mythen

Denken Sie nicht, dass Wissen über Zeitmanagement ein Allheilmittel für alle Probleme ist und Sie über Nacht zum Supermann werden! Weil:

A. Wir können die Zeit nicht kontrollieren, aber wir können unser Selbst kontrollieren.
B. Sie werden nicht mehr arbeiten, Sie werden effizienter arbeiten. Und wenn Sie in einer Zeiteinheit etwas mehr tun, arbeiten Sie weniger.
B. Zeitmanagement ist kein Allheilmittel, es hilft Ihnen leider nicht weiter, wenn Sie sich Ziele falsch setzen, voreilige spontane Entscheidungen treffen.
D. Zeitmanagement – ​​für jeden geeignet, aber in unterschiedlichen Anteilen und Herangehensweisen.
D. Ideal passiert nicht, und Gewohnheiten wurzeln nicht vom ersten Tag an, aber Sie werden sich darauf einlassen, am Anfang ist es immer schwierig, aber mit der Zeit wird ein solches System in Ihren Lebensstil eintreten.