ZARZĄDZANIE CZASEM. ZNAJDŹ SWOJĄ DROGĘ

Czas jest naszym głównym i najcenniejszym zasobem. W rzeczywistości nie możemy tego kontrolować, ale możemy zorganizować się tak, aby być w „przepływie" i na czas. Dziś na półkach z książkami można znaleźć wiele metod, zasad i taktyk na poprawę jakości życia, organizując własne „pole czasu” lub „zarządzanie czasem”, które obejmuje nasze codzienne przyzwyczajenia i bieżące zadania, wielkie cele i codzienne sprawy.

Wydawałoby się, że trudno wziąć długopis, zeszyt i rozpisać harmonogram na dziś, jutro, przyszły tydzień, rok. Otwórz na przykład notatki w telefonie lub pobierz planer. Wyznaczaj cele, rozbijaj je na zadania i konsekwentnie je rozwiązuj; co zobaczymy? Wszystko jest postanowione, nic nie zostaje zapomniane, a czas jest jeszcze. Ale to też nie jest interesujące! O wiele łatwiej jest spieszyć się od jednej rzeczy do drugiej, od jednego zadania do drugiego i właściwie nic nie robić. Możesz też skarcić się, ale obudź się rano i kontynuuj „zagubiony” kurs. Lub odkryj tak zwane „zarządzanie czasem” (zarządzanie czasem).

Czym jest zarządzanie czasem?

Time-management
(z angielskiego „time management”) to efektywne planowanie działań mających na celu poprawę wydajności, kompetentną dystrybucję zasobów i czasu.

Oczywiście każdy zna bezpośrednie tłumaczenie. Zakłada się, że ci, którzy opanowali tę naukę, potrafią być mistrzem własnego czasu, samodzielnie wyznaczać cele i zadania. Określ priorytety, pomyślnie planuj i rozwiązuj wszystkie pojawiające się problemy. Ale co najważniejsze, zna sekret – jak robić mniej i robić więcej.

Potrzebujesz znajomości podstaw zarządzania czasem, aby:

• Żyj „pełnią”, znajdując czas nie tylko na pracę;
• Umiejętność prawidłowego podziału zasobów czasowych na osobiste i zawodowe, pilne i niepriorytetowe;
• Poznaj różnicę między ważnym a nieważnym biznesem;
• Zrozumieć i zrozumieć swój ruch przez życie, przenieść umiejętności planowania czasu na inne jego aspekty;
• Wejdź na jakościowo nowy poziom życia pełnego motywacji, energii i wydajności.

Jednak dzisiaj nie powiemy Ci „jak i co zrobić, aby zrobić wszystko na czas i nie utonąć w prokrastynacji”, ale rozważymy kilka podstawowych zasad i technik zarządzania czasem, po zapoznaniu się z którymi możesz wybrać właściwy jeden dla Ciebie.

Podstawowe zasady zarządzania czasem

Zasada planowania

Przejrzysty plan działań zawsze przyniesie korzyści, przynajmniej w postaci własnego KPI. Więc planuj z wyprzedzeniem! Weź notatnik lub otwórz notatki w telefonie, pisz na ścianie, jeśli chcesz – to nie ma znaczenia. Zaplanuj swój dzień, poznasz kolejność działań – oszczędź czas i energię. Wyznacz i napraw cel, a ścieżkę do niego podziel na zadania i podzadania – to będzie Twój program do sukcesu.

Zasada SMART

MĄDRY. Wszystkie słowa w tym skrócie są kryterium skuteczności. Planowanie strategiczne jest nieopłacalne bez dobrze ustalonego celu. Zgodnie z tą zasadą cel musi być: Konkretny (konkretny);
Mierzalne ;
osiągalny ;
istotne ;
Ograniczony w czasie (ograniczony czasowo).

Zasada SMART jest istotna przy ustalaniu celów pracy. Taki system już w momencie wyznaczania celów pomaga zebrać wszystkie napływające dane razem, ustalić optymalne terminy, określić dostępność zasobów, ustalić precyzyjne, konkretne zadania.

Zasada strukturyzowania

Planując swoją drogę do celu, ustalasz własne tempo, definiując docelowe zadania i konsekwentnie je realizując, co znacznie zmniejsza koszty pracy i stracony czas. Dziel duże i złożone zadania na małe i pojemne, wykonuj je stopniowo, określając etapy, kolejność i terminy.

Najważniejsze jest, aby to naprawić. Spróbuj użyć wykresu grantów – wypisz wszystkie zadania swojego dużego projektu wraz z dokładnymi terminami, terminami realizacji i sekwencjami. Z kolei planowanie i dekompozycja pozwolą Ci nie stracić dużego obrazu, nie poddawać się i pozostać w ramach zarządzania czasem.

Zasada pierwszeństwa

Jest cel, są zadania. Teraz ważne jest, aby odpowiednio nadać im priorytety. Brian Tracy sugeruje „zjedz żabę na śniadanie”, co oznacza zrobienie najpierw najtrudniejszej rzeczy, a nie przekładanie obiadu na obiad i „jutro”, bo jeśli zaczniesz dzień pracy z najtrudniejszymi zadaniami, to reszta rzeczy pójdzie dużo łatwiej. Ale to tylko jedno z podejść – wybierz to, które Ci odpowiada.

---

Metody zarządzania czasem

1 „Metoda Pomodoro” lub „System 25 minut”

Wymyślił go Francesco Cirillo, z którego korzystał przygotowując się do egzaminu. A metoda ma swoją nazwę od budzika w postaci pomidora.
Istota. Praca i odpoczynek są podzielone na cykle

• 25 minut pracy – 5 minut odpoczynku = 1 cykl.
• 4 cykle = 30 minut przerwy.

Metoda ta ułatwia wykonywanie skomplikowanych, szczególnie monotonnych zadań, ze względu na rozkład czasowy, co czyni je bardziej produktywnymi.

2 Metoda „90 na 30″

Własność Tony’ego Schwartza, zgodnie z metodą, czas pracy to 90 minut, a 30 minut to odpoczynek. Następnie cykl się powtarza. Jednocześnie pierwsze cykle są zalecane do zadań priorytetowych.

Istnieje również podział na „52 i 17″, który jest odpowiedni dla tych, którzy nie mogą „siedzieć” przez półtorej godziny, koncentrując się tylko na pracy. Gdzie 52 minuty – to praca, 17 – odpoczynek.

3 Zasada 9 czynów

Lub „Zasada 1-3-5″. Na początek może być dobry. Istota jest następująca, w jeden dzień musisz zakończyć:
1 sprawa – ważna,
3 sprawy – średnia,
5 spraw – mała.

Metoda ta jest uniwersalna, ale sformułowana bardziej w kategorii przypadków i zadań niż w przedziałach czasowych.

4 Zasada trzech rzeczy

Jak można się domyślić po nazwie, ta zasada jest podobna do poprzedniej. Najważniejsze jest to, że musisz wykonać trzy zadania dziennie, te, które są najważniejsze. Jednocześnie reszta zostaje zepchnięta na „tło”.

Może być świetną opcją w momencie, gdy czujesz, że rutyna zaczyna „zjadać” i odciąga Cię od naprawdę ważnych momentów i kluczowych celów. Ta metoda pomaga ustalić priorytety, ale jest jedno „ALE”, będziesz musiał odłożyć na bok drobne rzeczy i nie rozpraszać się nimi. Musimy oddać hołd, czasem takie „przeorientowanie się” może się przydać.

5 Technika Blokowania Czasu

Dla wielu robienie listy zadań na dany dzień jest rzeczą powszechną, tylko rzeczy same w sobie nie mają czasu, albo nie spełniają KPI. Dzieje się tak dlatego, że zwykła lista zadań nie uwzględnia dwóch rzeczy: czasu trwania każdego zadania i dokładnego czasu popełnienia przestępstwa. Metoda bloków czasowych uwzględnia oba te aspekty w zarządzaniu czasem.

Najważniejsze: przeznacz czas na konkretną sprawę iw tej chwili nie rób nic poza nim. Ważne jest, aby rzeczy można było zrobić w wyznaczonym czasie, więc technika jest bardziej odpowiednia dla tych, którzy są już całkiem samozorganizowani.

6 Метод GTD (Załatwianie spraw)

Zaprojektowany przez Davida Allena. Kluczową ideą jest załatwianie spraw. Ta metoda to nie tylko zarządzanie czasem, ale także praca z informacjami w ogóle.

Wypowiadając tezę, to:
1. Wszystko jest zapisane w jednym miejscu (Skrzynka odbiorcza);
2. Otrzymane informacje są okresowo sortowane na kategorie;
3. Każdej pozycji przypisywany jest status – ważny, oczekujący itp.;
4. Rozdzielone sprawy prowadzone są ściśle według planu.

System zaprzecza zjawisku wielozadaniowości: w jednym okresie – jedno zadanie. Wszystkie otrzymane informacje w postaci spraw, zadań, przydziałów itp. – wymaga naprawy. A co najważniejsze: postrzegać każdy biznes/wydarzenie – nie jako problem, ale jako zadanie do rozwiązania.

7 Metoda ZTD (Zen do zrobienia)

Metodę wymyśloną przez Leo Babuatę można nazwać uproszczoną wersją GTD. Opiera się na następujących nawykach:

– Zbieranie informacji w jednym miejscu (ta sama sekcja skrzynki odbiorczej);
– Operacyjne przetwarzanie napływających informacji;
– Organizacja informacji według kategorii;
– Listy rzeczy do zrobienia powinny być zwięzłe i przejrzyste.
↓wagalamciwackiego

– Zaplanuj rzeczy, pilnuj rzeczy pilnych i ważnych, pozbądź się wszystkiego, co zbędne i zbędne;
– Skup się na jednej rzeczy, nie zwracaj uwagi;
– Uporządkuj swoją rutynę i postępuj zgodnie z nią;
– Rób to co kochasz.

8 Kanban

Kanban – z japońskiego „billboard, szyld”. Z reguły jest to diagram, który pozwala wizualnie zobaczyć przepływ pracy. Istota znajduje się w trzech sekcjach: „Do zrobienia”, „Do zrobienia” i „Zrobione”. Ale tutaj wszystko zależy od projektu – możesz spokojnie dodać te etapy / sekcje / etykiety, które uznasz za konieczne.

Ogólnie system pozwala na śledzenie statusu zadań. Główną zaletą tej metody jest widoczność. Możesz użyć mapy myśli lub prostej tablicy i karteczek samoprzylepnych. Metoda była pierwotnie przeznaczona do kontroli przepływu pracy w przedsiębiorstwach, ale kanban doskonale nadaje się również do planowania osobistego i można ją łatwo łączyć z innymi podejściami.

9 zero skrzynek odbiorczych

Główną ideą jest to, aby skrzynka odbiorcza była zawsze pusta. Codzienny rozkład nadchodzących zadań pomoże utrzymać porządek w głowie i sprawach, zapobiegając tym samym „efektowi kuli śnieżnej”. Metoda została wprowadzona przez Merlina Manna i była używana głównie do poczty elektronicznej, ale jest całkiem odpowiednia do pracy z dokumentami i po prostu ze sprawami z różnych aspektów twojego życia.

10 Świeże lub Smażone

Aby być dzisiaj opanowanym, przygotuj się wczoraj;
– lista zadań na jutro jest wykonywana wieczorem,
– ważne i skomplikowane sprawy rozwiązywane są na początku dnia,
– w nowy dzień zadania wykonywane są ściśle według planu, na koniec dnia – plan jest ponownie przygotowany.

Odpowiedni dla każdego, kto cierpi na „syndrom opóźnionego życia”. Do wszystkich, którzy ciągle odkładają sprawy na później, a potem biegają „jak w ogniu”.

11 Autofokus

Być może najbardziej „delikatna” metoda, szczególnie dla kreatywnych ludzi. Podsumowując: możesz „intuicyjnie” wybrać te zadania, które Ci się podobają, a przede wszystkim rozpocząć z nimi pracę. Jeśli nie ukończyłeś zadania, możesz wysłać je na koniec listy i wziąć to, które chcesz teraz.

Ta metoda ma dwie strony medalu; skup się na sobie – to ważne, pomaga ujawnić w sobie te aspekty, które są dla Ciebie naprawdę interesujące, ale jednocześnie nie jesteś odporny na „rozogniskowanie”, więc dobrze jest uwzględnić w tym niektóre strategiczne aspekty zarządzania czasem zbliżać się.

12 Matryca Eisenhowera

Dwight Eisenhower zaproponował podzielenie wszystkich spraw na cztery grupy, które pomagają uporządkować dowolną liczbę zadań o różnym stopniu złożoności. Metoda jest dość prosta – robimy ogólną listę i przechodzimy przez wszystkie punkty z pytaniami: „Czy to ważne?”, „Czy to pilne?”. Następnym krokiem jest podzielenie kartki papieru na 4 części, w odpowiedniej komórce wpisujemy przypadki:

1 Pilne i ważne;
2 Pilne, ale nie ważne;
3 Nie pilne, ale ważne;
4 Niepilne i nieważne.

Kiedy wpadniesz w prokrastynację i nie wiesz, od czego zacząć, które rzeczy należy traktować priorytetowo, a które odłożyć/zapomnieć, ta macierz zarządzania czasem ci pomoże.

13 System 4D

Właściciel Edward Ray sugeruje, co następuje:

• Zrób (do zrobienia). Coś, z czym tylko ty możesz sobie poradzić.
• Delegat (delegat). Jeśli nie masz czasu, chcesz zwolnić czas na coś ważniejszego, możesz powierzyć to zadanie komuś, kto zrobi to dobrze za Ciebie.
• Usuń (usuń)
  Zrezygnuj z niepotrzebnych i nieistotnych zadań.
• Opóźnienie (odroczenie)
  Jeśli problem jest złożony, ale nie wymaga rozwiązania w dniu dzisiejszym, możesz go odłożyć, wyznaczając jednocześnie termin jego rozwiązania.

14 Czas

Gleb Archangielski zaproponował doskonałą metodę znajdowania brakującego czasu:

Krok 1 – Dowiedz się, na co spędzasz czas. Co godzinę lub dwie rejestruj wszystko, co zostało zrobione i analizuj, na co poświęciłeś cenne minuty.

Etap 2 – napraw skuteczność wykonanych zadań w określonym czasie.

Po – akt. Zwiększaj luki przy efektywnych kosztach, ogranicz marnowanie czasu, który jest pusty. Odnosząc się do tej metody okresowo, będziesz w stanie racjonalnie ocenić swoją produktywność i dokonać terminowych korekt w procesie zarządzania czasem.

15 System Tima Ferrissa

Opiera się na dwóch zasadach:

1. Zasada Pareto – 80% rzeczy można zrobić w 20% czasu
2. Praca wypełnia cały wyznaczony na nią czas (Prawo Parkinsona)

Główny wniosek Ferrisa: najważniejsza jest koncentracja na pracy, a nie na ilość czasu na nią spędzonego. Poświęcając tylko 20 procent czasu na pracę, ale jednocześnie koncentrując się na wszystkich 100, możesz zrobić więcej niż w 80 procentach bezproduktywnych.

System jest proponowany dla osób o przeważnie elastycznym harmonogramie, jednak kierując się tą metodą można bardzo dobrze rozdzielić i wydajniej wykonywać praktycznie każdą inną pracę przy pomocy kompetentnego zarządzania czasem.

---

10 wskazówek dla tych, którzy jeszcze nie zdecydowali

Przyjrzeliśmy się podstawowym zasadom zarządzania czasem i zaproponowaliśmy 15 różnych metod. Teraz możesz wybrać odpowiedni lub testować różne, aż znajdziesz wygodny dla siebie.

Na początek podamy też kilka prostych wskazówek, być może łatwiej będzie Ci zacząć od nich:

• 1 dzień = 1 zadanie. Codzienne działania w kierunku celu z pewnością Cię do niego przybliżą. Co najmniej 60 minut dziennie, a już jesteś 10 kroków do przodu.

• 1 miesiąc = 1 gol. Ta sama esencja, ale na większą skalę. Podziel maksymalny cel na minimum zadań wykonanych w ciągu miesiąca.

• Zasada 2 minut. Część metody GTD – jeśli sprawa nie trwa dłużej niż 2 minuty. – zrób to i zapomnij.

• Metoda 10 minut. Kiedy nie ma ochoty na podjęcie się jakiegoś zadania, ale jest to konieczne, możesz uspokoić się 10 minutami. Być może to wystarczy, aby zaangażować się w pracę i już jest łatwo kontynuować.

• „Zjedz żabę na śniadanie” to nie musisz odkładać i martwić się, a sprawy drugorzędne rozwiązuje się łatwiej i szybciej.

• Alternatywny. Jak mówią: zmiana działalności to także odpoczynek. Rozcieńczając monotonną pracę innymi rzeczami, możesz pozostać w zasobach i być bardziej produktywnym.

• Deleguj i upraszczaj. Na przykład niektóre zadania w rutynie pracy lub domu można delegować lub rozdzielać. Ponadto, aby przyspieszyć różnorodne procesy, istnieją dziś usługi, które znacznie upraszczają życie.

  analizować i rozwijać

• Analizować. Co dziś zadziałało, a co nie. Dlaczego im się nie udało? Gdzie wygrało „odwlekanie” i dlaczego. Wyciągnij wnioski i zmień podejście na lepsze.

• Ustal terminy. Nic tak nie motywuje jak termin. Wyznaczając dokładne terminy realizacji swoich zadań, będziesz mógł nie tylko zarządzać wszystkim zaplanowanym i wymagalnym, ale także z samodyscypliną przełączyć się na „ciebie”.

• Pozbądź się niepotrzebnych. Okresowo układaj „bałagan”, uporządkuj i w głowie. Kiedy wszystko jest na półkach, nie trzeba szukać i tracić cennego czasu. Jest to również ważna część zarządzania czasem.

• Rozwijać się. Nie ograniczaj swojego zatrudnienia tylko do pracy; w przeciwnym razie ryzykujesz wypalenie. Rozwijaj się, próbuj nowych rzeczy. A jak osiągnąć sukces w pracy iw życiu – przeczytaj artykuł.

Skorzystaj z narzędzi do zarządzania czasem, znajdź te, które są dla Ciebie wygodne i osiągnij sukces osobisty i zawodowy. Wynik nie każe Ci czekać!

trochę o mitach

Nie myśl, że wiedza z zakresu zarządzania czasem jest panaceum na wszelkie problemy i że z dnia na dzień staniesz się supermanem! Ponieważ:

O. Nie możemy kontrolować czasu, ale możemy przejąć kontrolę nad sobą.
B. Nie będziesz więcej pracował, będziesz pracował wydajniej. A robiąc coś więcej w jednej jednostce czasu, pracujesz mniej.
B. Zarządzanie czasem nie jest panaceum, niestety nie pomoże, jeśli źle wyznaczysz sobie cele, podejmiesz pochopne spontaniczne decyzje.
D. Zarządzanie czasem – odpowiednie dla każdego, ale w różnych proporcjach i podejściach.
D. Ideał się nie zdarza, a żadne nawyki nie zakorzeniają się od pierwszego dnia, ale zaangażujesz się, na początku zawsze jest to trudne, ale z czasem taki system wejdzie w Twój styl życia.