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GESTION DU TEMPS. TROUVER VOTRE CHEMIN

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Le temps est notre ressource principale et la plus précieuse. En fait, on ne peut pas le contrôler, mais on peut s’organiser pour être dans le «flow» et dans le temps. Aujourd’hui, sur les étagères, vous pouvez trouver de nombreuses méthodes, principes et tactiques pour améliorer la qualité de vie, en organisant votre propre "champ de temps" ou "gestion du temps", qui comprend nos habitudes quotidiennes et nos tâches actuelles, nos grands objectifs et nos problèmes quotidiens.

Il semblerait qu’il soit difficile de prendre un stylo, un cahier et d’écrire un emploi du temps pour aujourd’hui, demain, la semaine prochaine, un an. Ouvrez des notes sur votre téléphone ou téléchargez un agenda, par exemple. Fixez-vous des objectifs, décomposez-les en tâches et résolvez-les systématiquement ; que verrons-nous? Tout se décide, rien ne s’oublie, et il est encore temps. Mais ce n’est pas intéressant non plus! Il est beaucoup plus facile de se précipiter d’une chose à une autre, d’une tâche à une autre et, en fait, de ne rien faire. Et vous pouvez aussi vous gronder, mais réveillez-vous le matin et continuez le parcours «perdu». Ou découvrez la soi-disant «gestion du temps» (time management).

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

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La gestion du temps
(de l’anglais «time management ») est une planification efficace des activités visant à améliorer les performances, la répartition compétente des ressources et du temps.

Bien sûr, tout le monde connaît la traduction directe. On suppose que ceux qui ont maîtrisé cette science sont capables d’être maîtres de leur temps, de se fixer des buts et des objectifs de manière indépendante. Déterminer les priorités, planifier et résoudre avec succès tous les problèmes entrants. Mais surtout, il connaît le secret – comment faire moins et faire plus.

Vous avez besoin de connaître les bases de la gestion du temps pour :

  • Vivez «au maximum », en trouvant du temps non seulement pour le travail ;
  • Être capable de répartir correctement la ressource temps en personnel et professionnel, urgent et non prioritaire ;
  • Connaître la différence entre les affaires importantes et sans importance;
  • Comprendre et comprendre son mouvement dans la vie, transférer les compétences de planification du temps à d’autres aspects de celle-ci ;
  • Accédez à un niveau de vie qualitativement nouveau, plein de motivation, d’énergie et d’efficacité.

Cependant, aujourd’hui, nous ne vous dirons pas «comment et quoi faire pour tout faire à temps et ne pas se noyer dans la procrastination», mais nous examinerons quelques principes et techniques de base de gestion du temps, après vous être familiarisé avec lesquels vous pouvez choisir le bon Un pour toi.

Principes de base de la gestion du temps

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Principe de planification

Un plan clair pour vos activités sera toujours bénéfique, au moins sous la forme de votre propre KPI. Alors planifiez à l’avance! Prenez un bloc-notes ou ouvrez des notes sur votre téléphone, écrivez sur le mur si vous le souhaitez – cela n’a pas d’importance. Planifiez votre journée, vous connaîtrez la séquence d’actions – économisez du temps et de l’énergie. Désignez et fixez l’objectif, et divisez le chemin vers celui-ci en tâches et sous-tâches – ce sera votre programme vers le succès.

Principe SMART

INTELLIGENT. Tous les mots de cette abréviation sont un critère d’efficacité. La planification stratégique n’est pas rentable sans un objectif bien défini. Selon ce principe, le but doit être: Spécifique (Spécifique) ;
Mesurable ;
Atteignable ;
Pertinent ;
Limité dans le temps (limité dans le temps).

Le principe SMART est pertinent pour fixer des objectifs de travail. Déjà au moment de la définition des objectifs, un tel système permet de collecter toutes les données entrantes ensemble, de fixer des délais optimaux, de déterminer la disponibilité des ressources et de définir des tâches précises et spécifiques.

Principe structurant

En planifiant votre chemin vers votre objectif, vous établissez votre propre rythme en définissant des tâches ciblées et en les réalisant de manière cohérente, réduisant ainsi considérablement vos coûts de main-d’œuvre et votre temps perdu. Divisez les tâches importantes et complexes en tâches petites et volumineuses, effectuez-les progressivement, en définissant les étapes, l’ordre et les délais.

L’essentiel est de le réparer. Essayez d’utiliser un tableau des subventions – répertoriez toutes les tâches de votre grand projet avec les dates d’échéance exactes, les délais d’exécution et les séquences. La planification et la décomposition, quant à elles, vous permettront de ne pas perdre la vue d’ensemble, de ne pas baisser les bras et de rester dans votre gestion du temps.

Principe de priorité

Il y a un but, il y a des tâches. Maintenant, il est important de bien les prioriser. Brian Tracy suggère de «manger une grenouille au petit-déjeuner», ce qui signifie faire d’abord la chose la plus difficile, ne pas transférer le dîner au déjeuner et «demain», car si vous commencez la journée de travail avec les tâches les plus difficiles, le reste des choses ira beaucoup plus facile. Mais ce n’est qu’une des approches – choisissez celle qui vous convient.


Méthodes de gestion du temps

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1 "La méthode Pomodoro" ou "Le système de 25 minutes"

Il a été inventé par Francesco Cirillo, qu’il a utilisé lors de la préparation de l’examen. Et la méthode tire son nom du réveil sous la forme d’une tomate.
Essence. Le travail et le repos sont divisés en cycles

  • 25 minutes de travail – 5 minutes de repos = 1 cycle.
  • 4 cycles = 30 minutes de pause.

Cette méthode facilite les tâches complexes, surtout monotones, du fait de la répartition du temps, ce qui les rend plus productives.

2 Méthode "90 par 30"

Propriété de Tony Schwartz, selon la méthode, le temps de travail est de 90 minutes et 30 minutes de repos. Puis le cycle se répète. Parallèlement, les premiers cycles sont recommandés pour les tâches prioritaires.

Il existe également une répartition en "52 et 17", qui convient à ceux qui ne peuvent pas "s’asseoir" pendant une heure et demie, en se concentrant uniquement sur le travail. Où, 52 minutes – c’est du travail, 17 – respectivement, du repos.

3 Le principe des 9 actes

Ou "Le principe 1-3-5". Peut-être bien pour un début. L’essentiel est le suivant, en une journée, vous devez remplir:
1 entreprise – importante,
3 affaires – moyennes,
5 affaires – petites.

Cette méthode est universelle, mais elle est davantage formulée dans la catégorie des cas et des tâches que dans les intervalles de temps.

4 Le principe des trois choses

Comme vous l’avez peut-être deviné par son nom, ce principe est similaire au précédent. L’ essentiel est que vous devez effectuer trois tâches par jour, celles qui sont les plus importantes. Dans le même temps, les autres sont relégués au «second plan ».

Cela peut être une excellente option au moment où vous sentez que la routine commence à «manger» et à vous entraîner, vous distrayant des moments vraiment importants et des objectifs clés. Cette méthode aide à établir des priorités, mais il y a un "MAIS", vous devrez mettre de côté les petites choses et ne pas en être distrait. Il faut rendre hommage, parfois un tel «recentrage» peut être utile.

5 Technique du Bloc de Temps

Pour beaucoup, faire une liste de tâches pour la journée est une chose courante, seules les choses elles-mêmes n’ont pas le temps, ou ne répondent pas aux KPI. En effet, la liste habituelle des tâches ne tient pas compte de deux choses : la durée de chaque tâche et l’heure exacte du crime. La méthode des tranches horaires tient compte des deux dans la gestion du temps.

L’essentiel: allouer du temps pour un cas précis et à ce moment-là ne rien faire d’autre que lui. Il est important que les choses puissent être faites dans le délai imparti, donc la technique est plus adaptée à ceux qui sont déjà assez auto-organisés.

6 Метод GTD (Faire avancer les choses)

Conçu par David Allen. L’idée clé est de faire avancer les choses. Cette méthode ne concerne pas seulement la gestion du temps, mais aussi le travail avec les informations en général.

Thèse parlante, puis :
1. Tout est enregistré en un seul endroit (Inbox) ;
2. Les informations reçues sont périodiquement triées en catégories ;
3. Chaque élément se voit attribuer un statut – important, en attente, etc. ;
4. Les cas distribués sont exécutés strictement selon le plan.

Le système nie le phénomène de multitâche: en une période de temps – une tâche. Toutes les informations reçues sous forme de cas, de tâches, de missions, etc. – doit être corrigé. Et, le plus important: percevoir toute entreprise / événement – non pas comme un problème, mais comme une tâche qui doit être résolue.

7 Méthode ZTD (Zen to Done)

La méthode inventée par Leo Babuata peut être qualifiée de version simplifiée de GTD. Il est basé sur les habitudes suivantes :

– Collecte d’informations en un seul endroit (la même section de boîte de réception);
– Traitement opérationnel des informations entrantes ;
– Organisation des informations par catégorie ;
– Les listes de tâches doivent être compactes et claires.
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– Planifier les choses, mettre les choses urgentes et importantes en priorité, se débarrasser de tout ce qui est inutile et superflu ;
– Concentrez-vous sur une chose, ne vaporisez pas d’attention ;
– Organisez votre routine et suivez-la;
– Fais ce que tu aimes.

8 Kanban

Kanban – du japonais "panneau d’affichage, enseigne". En règle générale, il s’agit d’un diagramme qui vous permet de voir visuellement le flux de travail. L’essentiel est en trois sections: "A faire", "A faire" et "Fait". Mais ici, tout dépend du projet – vous pouvez ajouter en toute sécurité les étapes / sections / étiquettes que vous jugez nécessaires.

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En général, le système vous permet de suivre l’état des tâches. Le principal avantage de cette méthode est la visibilité. Vous pouvez utiliser une carte mentale ou un simple tableau blanc et des notes autocollantes. La méthode était à l’origine destinée au contrôle du flux de travail dans les entreprises, mais le kanban est également idéal pour la planification personnelle et peut être facilement combiné avec d’autres approches.

9 Zéro boîte de réception

L’idée principale est que la boîte de réception doit toujours être vide. La répartition quotidienne des tâches entrantes aidera à maintenir l’ordre dans votre tête et vos affaires, évitant ainsi "l’effet boule de neige". La méthode a été introduite par Merlin Mann et était principalement utilisée pour le courrier électronique, mais elle convient tout à fait pour travailler avec des documents et simplement avec des cas de différents aspects de votre vie.

10 frais ou frits

Pour avoir la tête froide aujourd’hui, préparez-vous hier ;
– une liste de tâches pour demain est effectuée le soir,
– les choses importantes et complexes sont résolues en début de journée,
– le nouveau jour, les tâches sont effectuées strictement selon le plan, à la fin de la journée – un plan est à nouveau préparé.

Convient à tous ceux qui souffrent du "syndrome de la vie retardée". A tous ceux qui remettent constamment les choses à plus tard, puis courent «comme en feu ».

11 Mise au point automatique

Peut-être la méthode la plus "douce", surtout pour les créatifs. L’essentiel : vous pouvez «intuitivement» choisir les tâches que vous aimez et, tout d’abord, commencer à travailler avec elles. Si vous n’avez pas terminé la tâche, vous pouvez l’envoyer à la fin de la liste et prendre celle que vous voulez maintenant.

Cette méthode a les deux faces de la médaille ; concentrez-vous sur vous-même – c’est important, cela aide à révéler les aspects de vous-même qui vous intéressent vraiment, mais en même temps vous n’êtes pas à l’abri d’une «déconcentration», il est donc bon d’inclure certains aspects stratégiques de la gestion du temps dans ce approcher.

12 Matrice d’Eisenhower

Dwight Eisenhower a proposé de diviser tous les cas en quatre groupes, ce qui aide à trier n’importe quel nombre de tâches de divers degrés de complexité. La méthode est assez simple – nous faisons une liste générale et passons en revue tous les points avec les questions: "Est-ce important?", "Est-ce urgent?". L’étape suivante consiste à diviser une feuille de papier en 4 parties, écrivez les cas dans la cellule appropriée :

1 Urgent et important ;
2 Urgent mais pas important ;
3 Pas urgent mais important ;
4 Non urgent et sans importance.

Lorsque vous entrez dans la procrastination et que vous ne savez pas par où commencer, quelles choses prioriser et lesquelles reporter/oublier, cette matrice de gestion du temps vous aidera.

13 Système 4D

Propriété d’Edward Ray, suggère ce qui suit :

  • Faire (faire). Quelque chose que vous seul pouvez gérer.
  • Délégué (délégué). Si vous n’avez pas le temps, que vous souhaitez libérer du temps pour quelque chose de plus important, vous pouvez confier la tâche à quelqu’un qui le fera bien pour vous.
  • Supprimer (supprimer)
    Abandonnez les tâches inutiles et non pertinentes.
  • Retarder (reporter)
    Si le problème est complexe, mais ne nécessite pas de solution aujourd’hui, vous pouvez le reporter, tout en fixant un délai pour sa solution.

14 Chronométrage

Gleb Arkhangelsky a suggéré une excellente méthode pour trouver le temps manquant :

Étape 1 – Déterminez à quoi vous consacrez votre temps. Toutes les une ou deux heures, enregistrez tout ce qui a été fait et analysez ce sur quoi vous avez passé de précieuses minutes.

Étape 2 – fixez l’efficacité des tâches terminées dans un certain laps de temps.

Après – agir. Augmentez les écarts avec des coûts efficaces, réduisez les pertes de temps qui sont vides. En vous référant périodiquement à cette méthode, vous serez en mesure d’évaluer raisonnablement votre productivité et d’apporter des ajustements opportuns au processus de gestion du temps.

15 Système Tim Ferriss

Il repose sur deux règles :

  1. Principe de Pareto – 80% des choses peuvent être faites en 20% du temps
  2. Le travail occupe tout le temps qui lui est imparti (loi de Parkinson)

La principale conclusion de Ferris: l’essentiel est la concentration sur le travail, et non le temps passé dessus. En consacrant seulement 20 % de votre temps au travail, mais en vous concentrant en même temps sur les 100 %, vous pouvez en faire plus qu’avec 80 % improductifs.

Le système est proposé aux personnes ayant un horaire principalement flexible, cependant, guidé par cette méthode, vous pouvez très bien répartir et effectuer de manière plus productive pratiquement tout autre travail à l’aide d’une gestion du temps compétente.


10 conseils pour ceux qui n’ont pas encore décidé

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Nous avons examiné les principes de base de la gestion du temps et proposé 15 méthodes différentes. Maintenant, vous pouvez choisir le bon ou en tester différents jusqu’à ce que vous en trouviez un confortable pour vous-même.

Pour commencer, nous vous donnerons également quelques conseils simples, peut-être vous sera-t-il plus facile de commencer par eux :

  • 1 jour = 1 tâche. Les actions quotidiennes vers l’objectif vous en rapprocheront certainement. Au moins 60 minutes par jour et vous avez déjà 10 longueurs d’avance.

  • 1 mois = 1 objectif. Même essence, mais à plus grande échelle. Divisez l’objectif maximal en tâches minimales effectuées en un mois.

  • La règle des 2 minutes. Une partie de la méthode GTD – si le cas ne prend pas plus de 2 minutes. – fais-le et oublie-le.

  • Méthode de 10 minutes. Lorsqu’il n’y a pas envie d’entreprendre une tâche, mais que c’est nécessaire, vous pouvez vous calmer en 10 minutes. Peut-être que cela vous suffit pour vous impliquer dans le travail et qu’il est déjà facile de continuer.

  • "Mangez une grenouille pour le petit-déjeuner", vous n’avez pas à reporter et à vous inquiéter, et les problèmes secondaires sont résolus plus facilement et plus rapidement.

  • Alterner. Comme on dit: un changement d’activité est aussi un repos. En diluant le travail monotone avec d’autres choses, vous pouvez rester dans la ressource et être plus productif.

  • Déléguez et simplifiez. Ainsi, par exemple, certaines des tâches d’une routine professionnelle ou domestique peuvent être déléguées ou distribuées. De plus, pour accélérer une variété de processus, il existe aujourd’hui des services qui simplifient grandement la vie.

    analyser et développer
  • Analyser. Ce qui a fonctionné aujourd’hui et ce qui n’a pas fonctionné. Pourquoi n’ont-ils pas réussi? Où la "procrastination" a gagné et pourquoi. Tirez des conclusions et changez l’approche pour le mieux.

  • Fixez des délais. Rien ne motive comme un délai. En fixant des délais précis pour vos tâches, vous pourrez non seulement gérer tout ce qui est prévu et dû, mais aussi passer à «vous» avec autodiscipline.

  • Débarrassez-vous de l’inutile. Organisez périodiquement le « fouillis », mettez les choses en ordre et dans votre tête. Quand tout est en rayon, inutile de chercher et de perdre un temps précieux. C’est aussi une partie importante de votre gestion du temps.

  • Développer. Ne limitez pas votre emploi au travail; sinon, vous risquez de vous épuiser. Se diversifier, essayer de nouvelles choses. Et comment réussir au travail et dans la vie – lisez l’article.

N’hésitez pas à utiliser des outils de gestion du temps, à trouver ceux qui vous conviennent et à réussir personnellement et professionnellement. Le résultat ne vous fera pas attendre !

un peu sur les mythes

Ne pensez pas que la connaissance de la gestion du temps est la panacée à tous les problèmes et que, du jour au lendemain, vous deviendrez un surhomme! Car:

A. Nous ne pouvons pas contrôler le temps, mais nous pouvons prendre le contrôle de nous-mêmes.
B. Vous ne travaillerez pas plus, vous ferez plus efficacement. Et en faisant quelque chose de plus, dans une unité de temps, vous travaillez moins.
B. La gestion du temps n’est pas une panacée, malheureusement, cela ne vous aidera pas si vous vous fixez des objectifs de manière incorrecte, prenez des décisions spontanées irréfléchies.
D. Gestion du temps – adapté à tout le monde, mais dans des proportions et des approches différentes.
D. L’idéal ne se produit pas, et aucune habitude ne prend racine dès le premier jour, mais vous vous impliquerez, au début c’est toujours difficile, mais avec le temps, un tel système entrera dans votre style de vie.

Source d’enregistrement: kakzarabotat.net

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