AJANHALLINTA. LÖYDÄ TIESI

Aika on tärkein ja arvokkain voimavaramme. Itse asiassa emme voi hallita sitä, mutta voimme organisoida itsemme olemaan "virrassa" ja ajassa. Nykyään kirjahyllyiltä löydät monia menetelmiä, periaatteita ja taktiikoita elämänlaadun parantamiseksi järjestämällä oma "aikakenttä" tai "ajanhallinta", joka sisältää päivittäiset tottumukset ja ajankohtaiset tehtävämme, suuret tavoitteet ja arjen asiat.

Vaikuttaa siltä, ​​että on vaikea ottaa kynää, muistivihkoa ja kirjoittaa muistiin tämän päivän, huomisen, seuraavan viikon, vuoden aikataulu. Avaa muistiinpanot puhelimellasi tai lataa esimerkiksi suunnittelija. Aseta tavoitteita, jaa ne tehtäviin ja ratkaise ne johdonmukaisesti; mitä me näemme? Kaikki on päätetty, mitään ei unohdeta, ja aikaa on vielä. Mutta ei sekään kiinnosta! On paljon helpompaa kiirehtiä asiasta toiseen, tehtävästä toiseen ja itse asiassa olla tekemättä mitään. Ja voit myös moittia itseäsi, mutta herää aamulla ja jatka "kadonnutta" kurssia. Tai löydä niin sanottu "ajanhallinta" (ajanhallinta).

Mitä on ajanhallinta?

Time-management
(englanniksi "time management") on tehokasta toimintojen suunnittelua, jonka tavoitteena on parantaa suorituskykyä, asiantuntevaa resurssien ja ajan jakamista.

Tietenkin kaikki tietävät suoran käännöksen. Oletetaan, että tämän tieteen hallitseneet voivat olla oman aikansa herra, asettaa itsenäisesti tavoitteita ja tavoitteita. Määritä prioriteetit, suunnittele ja ratkaise kaikki tulevat ongelmat onnistuneesti. Mutta mikä tärkeintä, hän tietää salaisuuden – kuinka tehdä vähemmän ja tehdä enemmän.

Tarvitset ajanhallinnan perusteet, jotta voit:

• Elä "täysin", löytää aikaa paitsi työhön;
• Pystyy jakamaan aikaresurssit oikein henkilökohtaiseen ja ammatilliseen, kiireelliseen ja ei-prioriteettiin;
• Tunne ero tärkeän ja merkityksettömän liiketoiminnan välillä;
• Ymmärtää ja ymmärtää omaa liikettä läpi elämän, siirtää ajansuunnittelutaitoja sen muihin osa-alueisiin;
• Siirry laadukkaasti uudelle elämäntasolle täynnä motivaatiota, energiaa ja tehokkuutta.

Tänään emme kuitenkaan kerro sinulle "miten ja mitä tehdä, jotta kaikki tehdään ajoissa eikä hukkuisi viivyttelyyn", vaan tarkastelemme joitain perusajanhallinnan periaatteita ja tekniikoita tutustuttuasi, joihin voit valita oikean yksi sinulle.

Ajanhallinnan perusperiaatteet

Suunnitteluperiaate

Selkeä toimintasuunnitelma hyödyttää aina, ainakin oman KPI:n muodossa. Suunnittele siis etukäteen! Ota muistilehtiö tai avaa muistiinpanoja puhelimeesi, kirjoita seinälle, jos haluat – sillä ei ole väliä. Suunnittele päiväsi, niin tiedät toimintojen järjestyksen – säästä aikaa ja energiaa. Määritä ja korjaa tavoite ja jaa polku siihen tehtäviin ja osatehtäviin – tämä on ohjelmasi menestykseen.

SMART-periaate

FIKSU. Kaikki tämän lyhenteen sanat ovat tehokkuuden kriteereitä. Strateginen suunnittelu on kannattamatonta ilman hyvin asetettua tavoitetta. Tämän periaatteen mukaan tavoitteen tulee olla: Erityinen (Specific);
Mitattavissa ;
Saavutettavissa ;
Asiaankuuluva ;
Ajallisesti rajoitettu (aikarajoitettu).

SMART-periaate on olennainen työtavoitteiden asettamisessa. Jo tavoitteen asettamishetkellä tällainen järjestelmä auttaa keräämään kaikki saapuvat tiedot yhteen, asettamaan optimaaliset määräajat, määrittämään resurssien saatavuuden ja asettamaan tarkat, täsmälliset tehtävät.

Rakenneperiaate

Suunnittelemalla polkusi tavoitteeseesi määrität oman tahti määrittelemällä kohdistettuja tehtäviä ja suorittamalla niitä johdonmukaisesti, mikä vähentää huomattavasti työvoimakustannuksiasi ja hukkaan menevää aikaa. Jaa suuret ja monimutkaiset tehtävät pieniin ja tilaviin, suorita ne vähitellen määrittelemällä vaiheet, järjestyksen ja määräajat.

Pääasia on korjata se. Kokeile apurahakaaviota – luettele kaikki suuren projektisi tehtävät tarkat eräpäivät, valmistumisajat ja sekvenssit. Suunnittelu ja hajottaminen puolestaan ​​mahdollistavat sen, että et menetä kokonaiskuvaa, et anna periksi ja pysy ajanhallinnassasi.

Prioriteettiperiaate

On tavoite, on tehtäviä. Nyt on tärkeää priorisoida ne oikein. Brian Tracy ehdottaa "syö sammakko aamiaiseksi", mikä tarkoittaa vaikeimman asian tekemistä ensin, illallisen siirtämistä lounaaksi ja "huomiseksi", koska jos aloitat työpäivän vaikeimmilla tehtävillä, niin muut asiat menevät. paljon helpompi. Mutta tämä on vain yksi lähestymistapoista – valitse itsellesi sopiva.

---

Ajanhallintamenetelmät

1 "Pomodoro-menetelmä" tai "25 minuutin järjestelmä"

Sen keksi Francesco Cirillo, jota hän käytti kokeeseen valmistautuessaan. Ja menetelmä sai nimensä tomaatin muodossa olevasta herätyskellosta.
Essence. Työ ja lepo on jaettu sykleihin

• 25 minuuttia työtä – 5 minuuttia lepoa = 1 sykli.
• 4 sykliä = 30 minuutin tauko.

Tämä menetelmä helpottaa monimutkaisia, varsinkin yksitoikkoisia tehtäviä, koska aika jakautuu, mikä tekee niistä tuottavampia.

2 Menetelmä "90 x 30"

Tony Schwartzin omistama menetelmän mukaan työaika on 90 minuuttia ja 30 minuuttia lepoa. Sitten sykli toistuu. Samaan aikaan ensimmäisiä jaksoja suositellaan ensisijaisiin tehtäviin.

Siellä on myös jaottelu "52 ja 17", joka sopii niille, jotka eivät voi "istua" puolitoista tuntia keskittyen vain työhön. Missä 52 minuuttia – tämä on työtä, 17 – vastaavasti lepoa.

3 9 teon periaate

Tai "1-3-5-periaate". Voisi olla hyvä alkuun. Olemus on seuraava, päivässä sinun on suoritettava:
1 yritys – tärkeä,
3 tapausta – keskikokoinen,
5 tapausta – pieni.

Tämä menetelmä on universaali, mutta se on muotoiltu enemmän tapausten ja tehtävien luokkiin kuin aikaväleihin.

4 Kolmen asian periaate

Kuten nimestä saattoi arvata, tämä periaate on samanlainen kuin edellinen. Tärkeintä on, että sinun on tehtävä kolme tehtävää päivässä, ne, jotka ovat tärkeimmät. Samaan aikaan loput jäävät "taustalle".

Se voi olla loistava vaihtoehto sillä hetkellä, kun sinusta tuntuu, että rutiini alkaa "syömään" ja vetää sinut ulos ja häiritä sinua todella tärkeistä hetkistä ja tärkeimmistä tavoitteista. Tämä menetelmä auttaa priorisoimaan, mutta on yksi "MUTTA", sinun on jätettävä sivuun pienet asiat eikä saa olla häiriintynyt niistä. Meidän täytyy osoittaa kunnioitusta, joskus tällainen "uudelleentarkistus" voi olla hyödyllistä.

5 Aikalohkotekniikka

Monille päivän tehtävälistan tekeminen on yleistä, vain asioilla ei ole aikaa tai ne eivät täytä KPI:itä. Tämä johtuu siitä, että tavallinen tehtävälista ei ota huomioon kahta asiaa: kunkin tehtävän kestoa ja rikoksen tarkkaa ajankohtaa siihen. Aikalohkomenetelmä ottaa molemmat huomioon ajanhallinnassa.

Tärkeintä: varaa aikaa tietylle tapaukselle ja tee tällä hetkellä muuta kuin hän. On tärkeää, että asiat saadaan tehtyä sovitussa ajassa, joten tekniikka sopii paremmin jo varsin itseorganisoituneille.

6 Метод GTD (Getting Things Done)

Suunnittelija David Allen. Keskeinen idea on saada asiat tehtyä. Tämä menetelmä ei koske vain ajanhallintaa, vaan myös tiedon käsittelyä yleensä.

Puhuva opinnäytetyö siis:
1. Kaikki tallennetaan yhteen paikkaan (Inbox);
2. Vastaanotetut tiedot lajitellaan ajoittain luokkiin;
3. Jokaiselle kohteelle on määritetty tila – tärkeä, odotettavissa jne.;
4. Jaetut tapaukset suoritetaan tiukasti suunnitelman mukaan.

Järjestelmä kieltää moniajo-ilmiön: yhdessä ajassa – yksi tehtävä. Kaikki tiedot, jotka on saatu tapausten, tehtävien, toimeksiantojen jne. muodossa. – täytyy korjata. Ja mikä tärkeintä: havaita mikä tahansa yritys / tapahtuma – ei ongelmana, vaan tehtävänä, joka on ratkaistava.

7 ZTD-menetelmä (Zen to Done)

Leo Babuatan keksimää menetelmää voidaan kutsua GTD:n yksinkertaistetuksi versioksi. Se perustuu seuraaviin tottumuksiin:

– Tietojen kerääminen yhteen paikkaan (samaan postilaatikkoon);
– saapuvien tietojen operatiivinen käsittely;
– Tietojen järjestäminen luokittain;
– Tehtäväluetteloiden tulee olla tiiviitä ja selkeitä.
↓↓↓

– Suunnittele asioita, aseta kiireelliset ja tärkeät asiat etusijalle, päästä eroon kaikesta tarpeettomasta ja tarpeettomasta;
– Keskity yhteen asiaan, älä suihkuta huomiota;
– Järjestä rutiinisi ja noudata sitä;
– Tee mitä rakastat.

8 Kanban

Kanban – japanilaisesta "mainostaulu, kyltti". Yleensä se on kaavio, jonka avulla voit nähdä työnkulun visuaalisesti. Olennainen osa on kolme: "Tehdä", "Tehtävä" ja "Valmis". Mutta tässä kaikki riippuu projektista – voit turvallisesti lisätä ne vaiheet / osiot / tarrat, joita pidät tarpeellisina.

Yleensä järjestelmän avulla voit seurata tehtävien tilaa. Tämän menetelmän tärkein etu on näkyvyys. Voit käyttää ajatuskarttaa tai yksinkertaista taulua ja muistilappuja. Menetelmä oli alun perin tarkoitettu työnkulun hallintaan yrityksissä, mutta kanban sopii erinomaisesti myös henkilökohtaiseen suunnitteluun ja on helposti yhdistettävissä muihin lähestymistapoihin.

9 Nolla postilaatikkoa

Pääideana on, että postilaatikon tulee olla aina tyhjä. Päivittäinen saapuvien tehtävien jakaminen auttaa pitämään järjestyksen päässäsi ja asioissasi, mikä estää "lumipalloilmiön". Merlin Mannin esitteli menetelmän, ja sitä käytettiin ensisijaisesti sähköpostiin, mutta se sopii varsin hyvin dokumenttien ja yksinkertaisesti tapausten käsittelyyn elämäsi eri puolilta.

10 Tuore tai paistettu

Ollaksesi kylmäpäinen tänään, valmistaudu eilen;
– illalla tehdään lista huomisen tehtävistä,
– tärkeät ja monimutkaiset asiat ratkaistaan ​​päivän alussa,
– uutena päivänä tehdään tehtävät tiukasti suunnitelman mukaan, päivän päätteeksi – suunnitelma on taas valmis.

Sopii kaikille, jotka kärsivät "viivästyneen elämän oireyhtymästä". Kaikille, jotka jatkuvasti lykkäävät asioita myöhemmäksi ja juoksevat sitten "kuin tulessa".

11 Automaattitarkennus

Ehkä "hellävaraisin" menetelmä, erityisesti luoville ihmisille. Tärkeintä: voit "intuitiivisesti" valita ne tehtävät, joista pidät, ja ensinnäkin aloittaa työskentely niiden kanssa. Jos et ole suorittanut tehtävää, voit lähettää sen luettelon loppuun ja ottaa haluamasi tehtävän nyt.

Tällä menetelmällä on kolikon kaksi puolta; keskittyä itseesi – se on tärkeää, se auttaa paljastamaan itsessäsi ne puolet, jotka todella kiinnostavat sinua, mutta samalla et ole immuuni "defokusoitumiselle", joten tähän on hyvä sisällyttää joitain ajanhallinnan strategisia näkökohtia lähestyä.

12 Eisenhower Matrix

Dwight Eisenhower ehdotti kaikkien tapausten jakamista neljään ryhmään, mikä auttaa lajittelemaan mitä tahansa monimutkaisia ​​​​tehtäviä. Menetelmä on melko yksinkertainen – teemme yleisen luettelon ja käymme läpi kaikki kohdat kysymyksillä: "Onko se tärkeää?", "Onko se kiireellistä?". Seuraava vaihe on jakaa paperiarkki 4 osaan, kirjoita tapaukset sopivaan soluun:

1 Kiireellinen ja tärkeä;
2 Kiireellinen, mutta ei tärkeä;
3 Ei kiireellinen, mutta tärkeä;
4 Ei-kiireellinen ja merkityksetön.

Kun joudut viivyttelyyn etkä tiedä mistä aloittaa, mitkä asiat priorisoida ja mitkä lykätä/unohtaa, tämä ajanhallintamatriisi auttaa sinua.

13 4D-järjestelmä

Edward Rayn omistama, ehdottaa seuraavaa:

• Tee (tehdä). Jotain, mitä vain sinä voit käsitellä.
• Delegoida (delegoida). Jos sinulla ei ole aikaa, haluat vapauttaa aikaa johonkin tärkeämpään, voit uskoa tehtävän jollekin, joka tekee sen hyvin puolestasi.
• Poista (poista)
  Luovu tarpeettomista ja merkityksettömistä tehtävistä.
• Viivytys (lykkäys)
  Jos ongelma on monimutkainen, mutta ei vaadi ratkaisua tänään, voit lykätä sitä ja asettaa sen ratkaisulle määräajan.

14 Ajoitus

Gleb Arkhangelsky ehdotti erinomaista menetelmää puuttuvan ajan löytämiseen:

Vaihe 1 – Selvitä, mihin käytät aikaasi. Tallenna tunnin tai kahden välein kaikki tehty ja analysoi, mihin vietit arvokkaita minuutteja.

Vaihe 2 – korjaa suoritettujen tehtävien tehokkuus tietyn ajan kuluessa.

Jälkeen – toimi. Kasvata aukkoja tehokkailla kustannuksilla, vähennä tyhjän ajan hukkaa. Käyttämällä tätä menetelmää ajoittain pystyt kohtuudella arvioimaan tuottavuuttasi ja tekemään ajoissa muutoksia ajanhallintaprosessiin.

15 Tim Ferriss -järjestelmä

Se perustuu kahteen sääntöön:

1. Pareto-periaate – 80% asioista voidaan tehdä 20% ajasta
2. Työ täyttää kaiken sille varatun ajan (Parkinsonin laki)

Ferrisin pääjohtopäätös: tärkeintä on keskittyminen työhön, ei siihen käytetty aika. Kun omistat vain 20 prosenttia ajasta työhön, mutta samalla keskittyy kaikkiin sataan, saat enemmän aikaan kuin 80 prosentilla.

Järjestelmää on ehdotettu pääosin joustavan aikataulun omaaville, mutta tämän menetelmän ohjaamana pystyt erittäin hyvin jakamaan ja tekemään tuottavammin käytännössä mitä tahansa muuta työtä osaavan ajanhallinnan avulla.

---

10 vinkkiä niille, jotka eivät ole vielä päättäneet

Kävimme läpi ajanhallinnan perusperiaatteet ja ehdotimme 15 erilaista menetelmää. Nyt voit valita oikean tai testata erilaisia, kunnes löydät itsellesi sopivan.

Aloitaksesi annamme myös joitain yksinkertaisia ​​vinkkejä, joista sinun on ehkä helpompi aloittaa:

• 1 päivä = 1 tehtävä. Päivittäiset toimet kohti tavoitetta tuovat sinut varmasti lähemmäs sitä. Vähintään 60 minuuttia päivässä ja olet jo 10 askelta edellä.

• 1 kuukausi = 1 tavoite. Sama olemus, mutta suuremmassa mittakaavassa. Jaa maksimitavoite minimitehtäviin, jotka suoritetaan kuukaudessa.

• 2 minuutin sääntö. Osa GTD-menetelmää – jos tapaus kestää enintään 2 minuuttia. – tee se ja unohda se.

• 10 minuutin menetelmä. Kun ei ole halua ottaa tehtävää, mutta se on välttämätöntä, voit rauhoittaa itsesi 10 minuutissa. Ehkä tämä riittää, että pääset mukaan työhön ja siitä on jo helppo jatkaa.

• "Syö sammakko aamiaiseksi" silloin ei tarvitse lykätä ja murehtia, ja toissijaiset asiat ratkeavat helpommin ja nopeammin.

• Vaihtoehtoinen. Kuten sanotaan: toiminnan muutos on myös lepoa. Laimentamalla yksitoikkoista työtä muilla asioilla voit pysyä resurssissa ja olla tuottavampi.

• Delegoi ja yksinkertaista. Joten esimerkiksi osa työ- tai kotirutiinin tehtävistä voidaan delegoida tai jakaa. Lisäksi erilaisten prosessien nopeuttamiseksi nykyään on olemassa palveluita, jotka yksinkertaistavat elämää huomattavasti.

  analysoida ja kehittää

• Analysoida. Mikä toimi tänään ja mikä ei. Miksi he eivät selvinneet? Missä "viivyttäminen" voitti ja miksi. Tee johtopäätökset ja muuta lähestymistapaa parempaan suuntaan.

• Aseta määräajat. Mikään ei motivoi niin kuin määräaika. Asettamalla tarkat määräajat tehtävillesi, pystyt paitsi hallitsemaan kaikkea suunniteltua ja määräaikaa, myös siirtymään "sinulle" itsekurilla.

• Päästä eroon tarpeettomasta. Järjestä ajoittain "sotkua", laita asiat järjestykseen ja päässäsi. Kun kaikki on hyllyillä, ei tarvitse etsiä ja tuhlata arvokasta aikaa. Tämä on myös tärkeä osa ajanhallintaasi.

• Kehittää. Älä rajoita työtäsi vain työhön; Muuten vaarana on palaminen. Monipuolinen, kokeile uusia asioita. Ja kuinka menestyä työssä ja elämässä – lue artikkeli.

Käytä vapaasti ajanhallintatyökaluja, löydä itsellesi sopivat työkalut ja saavuta henkilökohtaista ja ammatillista menestystä. Tulos ei jätä sinua odottamaan!

vähän myyteistä

Älä ajattele, että ajanhallinnan tuntemus on ihmelääke kaikkiin ongelmiin ja että sinusta tulee yhdessä yössä supermies! Koska:

V. Emme voi hallita aikaa, mutta voimme hallita itseämme.
B. Et työskentele enempää, teet tehokkaammin. Ja tekemällä jotain enemmän yhdessä aikayksikössä työskentelet vähemmän.
B. Ajanhallinta ei ole ihmelääke, valitettavasti se ei auta, jos asetat tavoitteita väärin, teet hätiköityjä spontaaneja päätöksiä.
D. Ajanhallinta – sopii kaikille, mutta eri suhteissa ja lähestymistavoissa.
D. Ihanteellista ei tapahdu, eivätkä tottumukset juurtu ensimmäisestä päivästä lähtien, mutta tulet mukaan, aluksi se on aina vaikeaa, mutta ajan myötä tällainen järjestelmä tulee elämäntyyliisi.