Людям, які займаються фрілансом, часто доводиться чути таке слово, як дедлайн. По незнанню виникає цілком логічне питання про його значення. Слово здається мудрим, здавалося б, але трансформація їх у зрозумілі й прості нам синоніми дозволяє швидко розібратися з визначенням.

Спробуймо разом розібратися і знайти відповіді на запитання – дедлайн, що це означає, де доречно використовувати цей вислів, яким воно буває, наскільки важливим є вкладений у нього сенс. Ця інформація точно буде корисна кожній людині, яка бажає навчитися планувати свій день, встигати виконувати всі справи та роботу вчасно.

Що означає дедлайн?

Цей вислів відносно недавно став використовуватися в діловій лексиці, але швидко став популярним і затребуваним в офісному розмовнику. Можливо, враховуючи походження слова, воно звучить хльостко і відразу ж характеризує людину, яка вживає її як знаючого, просунутого, сучасного представника соціуму.

Щоб відповісти на запитання «дедлайн, що це», потрібно заглибитись в історію походження слова та дослівний переклад. Отже, в англійській мові воно звучить як deadline. Перекладається як "крайній термін", "мертва лінія", "останній рубіж".

Звертаючись до історії Америки, можна дізнатися, що існує думка про походження deadlines, як про межі американських в’язниць, які не дозволяли ув’язненим виходити за межі самого місця ув’язнення. Таке ж значення мали кордони, що обмежують доступне для вільного пересування ув’язнених простір.

Де зараз використовується термін дедлайн

Його часто використовують у своєму лексиконі фрілансери, дизайнери, комерційні менеджери, учні університетів та середніх навчальних закладів. А також журналісти, бізнесмени, спортсмени, копірайтери.

Зараз американці замість позначення терміном меж в’язниць використовують слово дедлайн як визначення часового інтервалу, відведеного для виконання будь-якої роботи. Задавати цей термін може замовник, викладач, начальник.

Розглянемо значення терміна з прикладу його вживання. «Якщо я прострочу дедлайн, то мені не виплатять премію», «Редактори постійно мучать нас короткими дедлайнами», «Сьогодні я не піду до вас на вечірку, бо завтра стоїть дедлайн здачі курсової роботи» тощо.

Як бачите, слово застосовується не лише у професійній лексиці офісних працівників, а й у вирішенні найпростіших побутових питань.

Види дедлайну

Дедлайн – це головне поняття у будь-якому проектному менеджменті, який займається розробкою стратегічних рішень щодо створення нових продуктів. Це визначення відповідає за встановлення термінів виконання проекту, інакше найменше запізнення хоча б на хвилину може призвести до позбавлення премій, штрафів тощо.

Перед командою стоїть завдання – виконати проект у зазначений термін, на нього орієнтуються всі люди, які займаються його розробкою.

У бізнесі дедлайн може бути терміновим чи етапним.

У першому варіанті виконання поставленої завдання відводиться лише кілька днів, або навіть годин.
У другому випадку весь проект поділяють на кілька важливих етапів, які під час виконання контролюються керівником.

Докладніше про це розписано у книжці Томаса Демарко про проектний менеджмент та бізнес-аналітика.

Мінуси обмеження часу

Безсумнівно, дедлайн має недоліки. Вони залежать від роботодавця та самого виконавця.

Перший мінус – це стрес, найнегативніший фактор мотивації. Якщо зрив термінів відбувається з власної вини, людина починає нервувати. Декілька невдач загрожує стресом. А систематичне прострочення з доганами обертається депресією. Тому те, що в нього виходило раніше добре, виходитиме геть погано.
Для роботодавця обмеження у часі загрожує втратою часу та коштів. Це відбувається при виставленні некоректних термінів, коли виконавець навіть за максимального старанні було б виконати завдання. Тут може бути, звісно, і помилка виконавця. Але пожинатиме плоди замовник, позбавлений грошей, що втратив час.

На цьому мінуси закінчуються. Якщо контролювати постановку кінцевих термінів і старанність працівників, уникнути прострочок зможе кожен. Так що deadline – це річ потрібна, що дозволяє контролювати робочий процес та втручатися, якщо щось іде не за планом.

Чи реально підвищити продажі за допомогою дедлайну

Розібравшись у відповіді питанням «дедлайн, що таке», можна впевнено говорити у тому, що це поняття застосовно й у торгівлі. У комерційних офферах і пропозиціях його використовують із залучення уваги споживачів до тому чи іншому продукту з підвищення продажів.

Це поширюється на акційні пропозиції та знижки. Інтернет та офлайн магазини так і закликають вас зробити покупку, говорячи про акції. Якщо ти не встигнеш купити до вказаного терміну закінчення спецпропозиції, то доведеться платити подвійно. Або, наприклад, купити інфопродукт із 50-відсотковою знижкою можна лише після презентації. І така стратегія працює!

Потужність організаторського фактора Deadline

Нерідко стратегія дедлайну використовується у спорті. Наприклад, у бодібілдингу чи легкій атлетиці. Щоб взяти участь у змаганнях, потрібно вчасно подати заявку та сплатити сервісний збір. Або ж у футболі після закінчення трансфертного періоду тренерському складу відводиться лише місяць на проведення угод про перепродаж та придбання футболістів.

Таку саму картину можна спостерігати і під час проведення фестивалю Hollywood Film Festival, де дається шанс молодим режисерам проявити себе, створивши короткометражний фільм. Тільки тут терміни подання заявки з копією роботи обмежені. Все упирається у deadline.

Чи це проміжний або кінцевий тимчасовий термін, він використовується всіма людьми, які планують свої цілі. Тільки ось вони називають це остаточним терміном. Хоча сюди застосовується наше заповітне запозичене в американців слово. Дати та час дотримуються навіть тими, хто не має безпосереднього керівника чи замовника, який виставляє терміни.

Дедлайн використовується у всіх сферах життєдіяльності людини, наприклад:

лікарі призначають терміни оперування, після закінчення яких будь-які втручання хірурга нічого очікувати мати сенсу;
вчителі дають певну кількість днів або годин для написання курсової, твори, викладу, надання відповідей на екзаменаційні питання та інше;
чиновники говорять про певні терміни реалізації законопроекту чи здавання документів.

Якщо обумовлений час ігноруватиметься, то вся робота буде виконана даремно. І це цілком логічно. Якщо пасажир, який купив квиток на 12:00, спізнюється та перебуває на вокзал о 12:05, то ніхто не винен. Доведеться чекати наступного, адже поїзд просто вирушив за розкладом. Залишається лише звинувачувати себе у незібраності, безвідповідальності, непунктуальності, переживши при цьому чималий стрес.

І такий емоційний дискомфорт переживає кожен, хто не вміє правильно розпоряджатися своїм часом, організувати продуктивно роботу, ігноруючи дедлайн. Якби всі логісти та диспетчери аеропорту працювали без встановлених термінів, то це могло б перерости мінімум у бардак, максимум у катастрофу.

Де застосовуються дедлайни

Дедлайни використовуються у всіх сферах життєдіяльності. Навіть до простого графіка роботи можна застосувати цей термін. Якщо працівнику потрібно прибути до 9 години, то вийти з дому слід заздалегідь з огляду на режим громадського транспорту, пробки, щоб встигнути на роботу.

Або ж ви вирішили купити квартиру в новобудові, а будівництво ще не закінчено. У договорі зазначаються терміни здачі проекту. Такий дедлайн порушувати також не можна. Але найчастіше це поняття застосовується у інших сферах:

Реклама та маркетинг, цей приклад ми вже розглядали, розповідаючи про знижки та останні дні акцій.
Законодавство, це поширюється на штрафи, комунальні платежі, строк позовної давності тощо.
Журналістика, тут дещо жорсткіше, якщо не вкладаєшся в рамки, то втрати зазнає вся компанія. Наприклад, журнал має з’явитися на полицях магазину о 9:00 понеділка, отже, до редакції його здають до суботи, у друкарське видавництво до неділі.
Конкурси, всі вони проводяться у визначені терміни. У цьому роботи приймаються кілька днів до поведінки конкурсу. Це дозволяє вчасно відсіяти тих, хто не хоче докладати зусиль, щоб отримати головний приз.

Не можна обминути і фріланс. Тут дедлайн найжорсткіші. Особливо, якщо це не просте біржове співробітництво, а офіційне із укладанням договорів. У такому разі не відбудешся порушенням репутації, все загрожує чималими штрафами.

Що стає причиною порушення дедлайнів

Порушення дедлайн часто пов’язане з особистими причинами. І вони можуть бути найрізноманітнішими. Наприклад, хвороба, небажання робити це раніше терміну, ліньки та багато іншого.

Розібравшись у причинах, можна зрозуміти, як укладатися в строки під час вирішення питань роботи або реалізації термінових проектів.

Згідно з експертною думкою Річарда Бояціса, великий стрес при обмеженні часу закриває людину для пошуку способів вирішення проблем. Виявить нестандартне мислення з таких ситуаціях практично неможливо.

Ми виявляємося нездатними запропонувати навіть прості ідеї. Але говорити про шкоду дедлайн теж не можна. Досить навчитися справлятися з подібними ситуаціями з огляду на деякі особливості.

Як цейтнот позбавляє нас адекватності

Цікаві ідеї та незвичайні задуми наздоганяють нас зненацька і часто не за графіком. Логічно, що навіть команда найбільших розумів не зможе вкластися у двогодинний дедлайн під час створення дивовижної маркетингової кампанії.

Нещодавно Тереза Амабайл (професор школи бізнесу в Гарварді) зробила цікавий висновок, проаналізувавши настрій людей, якість роботи та інші фактори. Незважаючи на обмеження термінів виконання, люди, які здають не креативні проекти в стислий термін, вважають, що справляються вони цілком добре, демонструючи максимум своєї творчої енергії.

Вам може здаватися, що ви показали гору фантазії та креативності, пропонуючи насправді банальність та посередність.

Дедлайн – помічник концентрації

Вживання стислих термінів тисне на виконавців. Мозок, який у пошуку нових ідей, концентрується на певному задумі і починає креативити в цей бік. Таким чином, усі неактуальні ідеї відпадають. Можна впевнено говорити про те, що дедлайн допомагають навести лад у думках і справах.

Наприклад, на психологічному рівні ви згодні з собою, що ноутбуку, який потребує заміни, ще можна попрацювати. Дедлайн дозволяє розставити потрібні акценти, опустивши деякі дрібниці, що турбують.

Також треба розуміти, що творчість – це не те, що має значення у деяких справах. Наприклад, якщо ви спортивний репортер, вам потрібно терміново подати читачам інформацію про результат матчу. Вони чекають лише цього, а не творчості та креативу.

Особисті дедлайни

Якщо ви хочете все встигнути вчасно, можна поставити власний дедлайн для роботи. Це дозволить зосередитися на поставленому завданні, забувши про зовнішні фактори. Наприклад, вам потрібно написати статтю до 18:00, у вас залишилося 3 години на виконання.

Можна розбити весь проект на частини по годині, поставивши чіткі грані, скільки символів має бути написано через 60 хвилин. Це дозволить швидше впоратися із завданням та встигнути все вчасно.

Варто зазначити, що деяким людям набагато простіше працювати за умов дедлайнів. Наприклад, репортери. Вони чудово знають, на який час необхідно опублікувати новину, тому завжди укладаються в строки. Іншим навпаки потрібно нещадний контроль. Дедлайн стає ефективним інструментом.

Чим страшний дедлайн для завтрашників

Виконання проекту у встановлений термін для будь-якого фрілансера, менеджера, маркетолога – це закон. Жорстко обмежений часовий інтервал – високоефективний інструмент планування, що дозволяє виростити дисциплінованість.

Незважаючи на це, чверть співробітників офісу чи фрілансерів – це хронічні прокрастинатори. Вони годують своїх роботодавців чи замовників сніданками, переносять терміни, говорять про виконання завдання згодом.

Безперечно, є люди для яких екстрені терміни виконання проекту – найкращий стусан для швидкої роботи, такі умови для них прийнятні, від реалізації завдання за кілька годин вони отримують колосальне задоволення та чималу дозу адреналіну. Але найчастіше для прокрастинаторів це гаразд речей – прострочення. Такі люди мають характерні звички:

оплачують рахунки в останній день або навіть годину;
купують подарунки на новий рік 31 грудня;
здають квартальні звіти на останніх хвилинах, переносячи строки день у день;
збираються працювати спішно, оскільки встають пізно тощо.

Щоб надолужити згаяний час, прокрастинатори починають посилено працювати в стресовому режимі, про якість виконання робіт і мови бути не може. Вони йдуть у магазин, але постійно дивляться на годинник.

Для нормального ведення справ психологи радять завтрашникам вести щоденник. Розпис дня по годинах і хвилинах, наслідування плану – все це дозволить уникнути поспішності в останні терміни.

Якщо ви затятий прокрастинатор, то налаштування нагадувань, ведення календаря в Yandex допоможе все встигати до дедлайну. Для себе потрібно виставляти чіткі тимчасові кордони, не упускаючи дрібниці на увазі. Тоді і нарікати на забудькуватість або короткий день не доведеться.

Чи можна навчитися встигати все робити вчасно

У діловому сленгу нерідко використовуються фрази, що дістали назву «рунгліш». В одному реченні офісні працівники вміло поєднують англійські та поточні слова. До подібних виразів варто віднести «пофакапити дедлайн», що означає – здавання замовлення пізніше встановленого часу. Причиною тому стає безкарність, адже далеко не завжди за «злочином» слідує покарання. Керівництво просто спускає все на гальма. Але навчитися встигати все робити вчасно може кожен.

Є три дієві способи:

взяття відповідальності;
об’єктивна оцінка можливостей;
редлайн.

Познайомимося з кожним із способів, щоб навчитися встигати робити замовлення, завдання, роботу, проекти до дедлайну.

Беремо на себе відповідальність

Такий варіант актуальний, якщо ви працюєте в команді, де кожному співробітнику видається своє завдання та зобов’язання, що впливають на загальний результат. Якщо проект великий, то потрібно розділити його на міні-дедлайн з проміжними термінами здачі та подальшою фіксацією досягнень.

Маленькі дедлайни – інструмент для контролю процесу та підстьобування себе до дій. Примітно, що подібний метод хороший навіть для тих самих злощасних прокрастинаторів.

Люди починають розуміти, що невиконання поставленого завдання в останній термін шкодить своїй репутації і всій команді. Колегам доводиться напружуватися подвійно, але й похвалу вони отримають у такому ж розмірі. А вам залишиться лише взятий на себе відповідальність за прострочення.

Об’єктивна оцінка можливостей

Ми часто переоцінюємо себе, що призводить до зриву термінів. Для розуміння об’ємності відведеного часу на процес потрібно логічно прорахувати в умі, чи реально створити та реалізувати проект до терміну.

Наприклад, виконати план продажу, взяти інтерв’ю, написати замітку, книгу і т.д. Знаючи свою швидкість роботи, можна легко зрозуміти, чи вистачить відведеного часу з точністю до секунди виконання завдання.

Заради інтересу можна поекспериментувати, щоб переконатися, наскільки розрахунки збігаються із реальними діями. Звичайно, можна постаратися та встигнути вчасно. Але краще відразу обумовити терміни із замовником або керівником, випросивши собі ще кілька, годин, днів, залишивши час на перевірку якості та виправлення недоліків.

Прибігаємо до редлайну

Редлайн передує дедлайну. У перекладі з англійської слово означає «червона риса». Термін нерідко використовується підприємцями, які бажають виключити ризики.

Призначається попередня дата здачі проекту для внутрішньої перевірки готовності. Після цього проект вирушає на доопрацювання та корекцію помилок із остаточним здаванням у вже встановлений дедлайн.

У такому разі ризик підвести колектив, замовника, начальника і навіть самого себе мінімальний.

Правила не порушення дедлайнів

Незважаючи на те, що ви знатимете, які фактори сприяють дотриманню термінів, що виправдовує завтрашників, порушення дедлайнів шкодить репутації та завдає незручності колегам. Навчитися боротися зі звичкою прострочення можна, якщо дотримуватися простих правил:

Прийняття факту те, що ви можете робити кілька справ одночасно. Потрібно постійно працювати над собою, не переоцінюючи власні можливості, вважаючи себе високопрофесійним фахівцем.
Попередній розрахунок часу виконання поставленої задачи. Слідкуйте за власним часом, навчитеся розуміти, скільки у вас зазвичай йде годин або днів на аналогічний проект. Закладайте спочатку цей час у строк із невеликим запасом.
Чесне розбирання з особистими причинами зриву дедлайнів. Іноді це переростає у хронічну «хворобу». Вилікувати її можна визначивши причини. Наприклад, ви заперечуєте існування проблеми, що постійно зайняті іншими справами. Або беретеся за нездійсненні для себе завдання, легко відволікаєтесь, постійно порушуєте обіцянки.
Початок роботи одразу після взяття проекту. Затягувати із цим процесом не потрібно. Навіть якщо ви залишите частину на потім, основне вже буде зроблено. Проведіть базові дослідження, підготуйте файли, зробіть собі нотатки, які стануть основою роботи. Якщо завдання зовсім невеликі, то беріться за них відразу, здаючи раніше встановленого дедлайну.

Дотримуючись цих простих правил, ви зможете зрозуміти, що дедлайн – не таке страшне слово для тих, хто працює з проектами. Адже дедлайне, що це простими словами? Це інструмент, що змушує працювати старанніше, отримуючи приємні дивіденди у відповідь, якщо ви встигнете виконати роботу до кінцевого терміну.

Джерело запису: kakzarabotat.net