Як усе встигати?
Щодня ми можемо витрачати непродуктивно понад 70% свого часу, постійно відкладаючи на потім важливі справи та відволікаюсь на різні дрібниці. Неорганізованість позбавляє нас кар’єрного зростання, успіхів у навчанні та інших сферах життя. Навчіться планувати свій день, щоб все встигати і проводити більше часу так, як вам заманеться.
Сучасний темп життя змушує нас бігти щосили, щоб лише залишитися дома. У момент, коли ми це усвідомили, настав час тайм-менеджменту.
Тайм-менеджмент – це техніки найефективнішого використання часу, що передбачають вміння аналізувати завдання, розставляти пріоритети, контролювати досягнення цілей.
Сьогодні, коли час вичерпний і дефіцитний ресурс, його методикам навчається величезна кількість співробітників провідних компаній по всьому світу. Тепер є десятки ефективних методик, порад і навіть програм, які допоможуть керувати часом і проводити його з користю.
Як планувати свій час і все встигати: поради
Чим відрізняються від інших справді успішні люди? Тим, як багато вони встигають. Згадайте всіх президентів, публічних особистостей, артистів, спортсменів, котрі вигравали на серйозних змаганнях. Успіх кожного з них можна порівняти з тим, як багато вони робили щодня. Ділимося порадами про те, як виправити ситуацію, якщо ви нічого не встигаєте.
Зрозумійте, де вам зручно планувати
Можливо, для вас досі найкращі інструменти – це блокнот та ручка. Для когось це exel-таблиці на комп’ютері, комусь подобається Google-календар. В останні роки з’явилися десятки додатків для ведення списку справ як на день, так і на місяць, постановки цілей на рік тощо. Деякі з них нагадують про справи, інші дозволяють відслідковувати кількість часу, що пішло на завдання. Серед перевірених варіантів Google Tasks, Any.do чи Trello.
Плануйте увечері
Накидайте справи загалом, не потрібно писати про все в деталях. Вранці можна буде переглянути, доповнити тим, що забули напередодні, розібратися з тим, що належить. Запишіть навіть невеликі завдання: вони можуть зненацька зайняти половину дня і стати причиною запізнень та прострочених дедлайнів. Крім того, у вас буде загальна картина вашої діяльності. Наприклад, ви весь день відповідали на листи, але не встигли зробити важливий проект. Ви можете зрозуміти, що пішло не так.
Розставляйте пріоритети
Визначте критерії важливості та розставте пріоритети. Робіть те, що для вас важливо, що потрібно зробити, щоб досягти цілей, що потрібно зробити зараз. Відкидайте марні справи, які не приносять задоволення. Безжально відкладайте нетермінові завдання, які просто здаються вам простими та привабливими. Робіть насамперед найнудніші, складніші, але важливі справи. Після цього із чистою совістю переходьте до приємніших завдань. Не забувайте заохочувати себе за виконані плани: купіть нову книгу, перегляньте новий фільм у кіно, випийте чашку чаю в улюбленому кафе тощо.
Використовуйте правило 1-3-5
Плануйте на день одне масштабне завдання, що займає багато часу, 3 середні та п’ять невеликих. Нам іноді здається, що треба встигнути все й одразу. Так ось, як багато ми не хотіли б зробити, все має ліміти, і у наших сил у тому числі. Можливо, якийсь проміжок часу вдасться працювати 14 годин на добу, але потім організм обов’язково здасться.
Краще розподіляти навантаження рівномірно: як правило, щоб досягти чогось потрібно пробігти марафон, а не стометрівку. Ви не зрадієте, якщо зійдете з дистанції надто рано.
Поради від знаменитостей
Техніка Бенджаміна Франкліна
Будучи сином ремісника і підробляючи у друкарні брата, він став провідним публіцистом, вченим та дипломатом. Він увійшов в історію як людина, яка брала участь у створенні найважливіших історичних документів. Досі у США його бачать на 100-доларових купюрах.
Ще в юності він створив піраміду продуктивності – свій алгоритм керування часом. В основі піраміди лежать життєві принципи, якими ви керуєтеся. Потім йшли глобальні, життєві цілі, а за ними стратегії їхнього досягнення, тобто генеральні плани. У піраміди були довгострокові плани на 3-4 роки, а на самій вершині плани на рік. У записнику Франкліна 13 сторінок відводилося підстави, а щодня у щоденнику він писав у тому, що він вдалося, що не вийшло.
Метод Стівена Кові
Стівен Кові став всесвітньо відомим експертом у галузі менеджменту та написав книги, які стали бестселерами. «Сім навичок високоефективних людей» була написана ще в 1989 році, а через 15 років вона набула популярності.
Кові говорить про те, що дуже важливо постійно самовдосконалюватися, розповідати про свою життєву позицію. Крім того, успіх набувають ті, хто прагне взаємовигідної діяльності. Він звертає увагу, що потрібно чітко представляти кінцеву мету, вміти слухати і розставляти пріоритети.
Допомогти розставити пріоритети допоможе проста схема, запозичена у 34 президента США. Усі завдання ділять на групи. Це термінові та важливі, не термінові, але важливі, термінові, але неважливі, несрочні та неважливі.
Успішні люди насамперед виконують завдання першого і третього типу, потім приступають до справ другого типу та викреслюють чи делегують усі інші. При цьому найбільше сил вони витрачають на термінові, але важливі справи, оскільки найчастіше саме вони задають вектор руху.
Спосіб Гліба Архангельського
Коуч, експерти в галузі тайм-менеджменту, Гліб Архангельський розповідає про можливі прийоми максимально доступно та адаптує їх до сучасних реалій.
По-перше, на думку Гліба Архангельського, потрібно з’їсти «Жабу», тобто зробити нудне завдання з ранку. Тоді вони не будуть напружувати весь день, що залишився, а справи поступово прийдуть у порядок. По-друге, потрібно робити «якори», тобто прив’язувати музику, простору, світло та інше до будь-яких процесів. Це допоможе швидко налаштуватись на вирішення будь-яких завдань або почати відпочивати, не думаючи про роботу.
По-третє, їжте слона частинами. Нас часто лякає масштабність, тому варто розбивати великі завдання на невеликі.