Distansteam: 10 tjänster för dig som arbetar på distans

Hur effektivt kan ett distansteam vara? Å ena sidan beror det på varje enskild medarbetares personliga ansvar. Men hur organiserar man arbetet för en grupp människor med olika biorytmer och tidszoner? Vi hittade 10 tjänster som minskar avstånd och optimerar processer i ett distribuerat team.

Hur kom det sig att vi använde någon annans mjukvara

Hade du ett avlägset team under de åren när ingen ännu hade lyckats utveckla praktiska verktyg för att optimera interaktionen i ett sådant team? Vi hade. Och det var obekvämt. Precis som att läsa den första långa meningen i denna text. I början av 2000-talet började vi själva utveckla verktyg för att underlätta våra arbetsprocesser, men vi blev omkörda av valarna. Det är därför vi inte uppfann hjulet på nytt. Och de började leta efter andra nischer där valarna inte letar. Vi utvecklade målsidesmallar när ingen visste vad det var. Men det är också i det förflutna.

Idag gör vi spelmjukvara på beställning. Men artikeln handlar inte om det. Och om vad som gör att vi kan göra den här programvaran snabbt och utan onödigt krångel. Gå!

Vad har vi gemensamt

Så vi har satt ihop ett team från hela världen. Allt som förenar oss är närvaron av Internet och projektet vi arbetar med. När vi är engagerade i ett projekt måste vi förstå vem som gör vad, i vilket skede dessa processer är och hur man kommer överens om nya uppgifter eller diskuterar aktuella.

För att göra detta finns det tre tjänster som har visat sig vara begripliga och tillgängliga:

Google Kalender

Hjälper till att organisera personlig tid. Dessutom låter det dig dela ditt schema med andra användare. På så sätt blir du förstås transparent för kollegor, men samtidigt behöver du inte anlita en assistent eller en sekreterare som bokar möten. Det är lätt att förstå vem och när som är lediga att arrangera ett rally.

Räddningstid 

Det hjälper också till att optimera arbetstiden. Till skillnad från Google Kalender sammanställer tjänsten uppgiftsstatistik åt dig. Så utan extra ansträngning förstår du hur mycket tid det tar för vissa processer.

Med så många distraktioner och möjligheter i det digitala livet är det lätt att bli förvirrad. Hitta den perfekta balansen mellan arbete och privatliv med RescueTime. Produkten hjälper dig att prioritera en serie dagliga vanor så att du kan fokusera och bli mer produktiv.

Trello

Den enklaste programvaran för projekthantering. Gränssnittet är väldigt enkelt: det finns kort med anteckningar på brädet. Flytta runt dem efter behov och se hur projektet utvecklas.

Kom ihåg: Ingen av tjänsterna kommer att vara användbar för ditt team om teamledningen inte tar dessa innovationer på allvar eller om projektledaren inte förmedlar till hela teamet behovet av att implementera optimeringsprogram. Diskutera därför först med kollegorna vad du saknar och vad du skulle vilja förbättra, hänvisa sedan till ledningen med slutsatser. Annars, om implementeringen av optimeringstjänster bara är intressant för dig, kommer bara du att använda dessa program. Det finns många fler verktyg för att optimera personlig effektivitet. 

För att alla ska förstå alla rätt är det nödvändigt att diskutera både självständigt arbete och lagarbete, samt hur det kommer att se ut när pusselbitarna kombineras till ett enda projekt.

Hur kommunicerar vi

För att inte tappa feedback kommunicerar vi i chattar och ringer upp via videokonferenser. Vi gör detta i tre program, eftersom vi ännu inte har listat ut vilket som är bättre:

Skype

Klassiskt verktyg, men buggigt. Vi försöker använda den, eftersom den är tillgänglig för alla och installerad som på 1900-talet. Men när den tekniska sidan misslyckas, då "byter" vi den med två andra tjänster.

Hangouts

Google baby. Väldigt enkelt. Skapa ett möte, skicka en länk till det så kan du starta rallyt. Allt är enkelt, som med Google Dokument.

Slak

Mycket populär i företagsmiljön. Främst på grund av att det är möjligt att skapa flera kanaler och ställa in olika ämnen för dem. Har du ett stort lag förstår du vad vi menar. När utvecklare, chefer och kunder sitter i samma flöde skapas förvirring och vi är väldigt nervösa. Det är därför vi älskar Slack.

Hur vi arbetar med varandras filer

Vi pekar ut misstag, gör om uppgifter eller kompletterar dem med fyra tjänster som är perfekta för detta:

Google Drive

Här finns mycket av allt: du kan skapa textdokument, göra tabeller med data, förbereda presentationer och lagra filer. Du kan också använda en länk eller åtkomst för att arbeta på en fil samtidigt. Mycket bekvämt.

Monosnap

Vi gör skärmdumpar med varandras misstag. Snabbt och enkelt. Speciellt när det är många misstag, och de måste rättas till omgående. 

Dropbox

Molndatalagring som synkroniseras med olika enheter när internet är tillgängligt.

Det är så vi lärde oss att optimera vårt teams arbete. Vad vill du!

Lycka till!