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📋 Wie man Aufgaben priorisiert, wenn es zu viel zu tun gibt 📌

On 12. Oktober 2024

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Wenn Sie in einem Meer von Aufgaben und Verpflichtungen ertrinken, kann es schon schwierig sein, zu entscheiden, was Sie zuerst tun sollen. In einer solchen Situation ist es wichtig zu akzeptieren, dass es physisch einfach unmöglich ist, alles zu tun, und das Wichtigste hervorzuheben. Andernfalls werden Ihnen Stress und Schuldgefühle keinen Frieden verschaffen.

Was sollte Priorität haben?

1 Gesundheit

Jeder wird seine eigenen spezifischen Aufgaben haben, aber es gibt einige Bereiche im Leben, denen wir alle mehr Aufmerksamkeit schenken müssen. Sie helfen Ihnen, Ihren langfristigen Zielen näher zu kommen und das Leben lebenswert zu machen. Viele Menschen ignorieren sie jedoch über Monate oder sogar Jahre. Versuchen Sie, sie ganz oben auf Ihre To-Do-Liste zu setzen. Die Ergebnisse solcher Entscheidungen häufen sich und beginnen sich auf alle Lebensbereiche auszuwirken. Fast Food liefert nicht genug Energie, um gute Leistungen zu erbringen. Stress und Gereiztheit, die dadurch entstehen, dass wir nicht auf uns selbst aufpassen, führen dazu, dass wir auf unsere Lieben losgehen. Dadurch leidet nicht nur das körperliche, sondern auch das geistige Wohlbefinden und der emotionale Zustand verschlechtert sich. Denken Sie also daran: Gesundheit ist die Grundlage von allem.

2 Schlafen

Sich auf Prüfungen vorbereiten, einen Bericht fertigstellen, lange wach bleiben und eine Fernsehserie schauen – wir entscheiden uns für alles andere als schlafen. Es scheint, dass wir durch die Reduzierung ein paar zusätzliche Stunden für unser Unternehmen gewinnen werden. Aber der Preis dafür ist sehr hoch. Sie haben wahrscheinlich schon einmal die Auswirkungen von Schlafmangel gespürt: Müdigkeit, Reizbarkeit, Unfähigkeit, sich zu konzentrieren und etwas absichtlich zu tun. Doch laut Forschung führt ein ständiger Mangel an Ruhe zu viel ernsteren Problemen: von Erkrankungen des Herz-Kreislauf-Systems bis hin zu einer Verschlechterung der Gehirnfunktion. Vernachlässigen Sie den Schlaf nicht.

3 Beziehungen zu geliebten Menschen

In stressigen Momenten vernachlässigen wir oft die Beziehungen zu unseren Lieben, weil wir glauben, dass sie nirgendwo hingehen und wir einfach zur Kommunikation zurückkehren, wenn wir mehr Zeit haben. Und so verpassen wir das Konzert unseres Kindes wegen eines Arbeitstreffens oder vergessen, einem Freund zum Geburtstag zu gratulieren, weil wir mit dem Geschäft beschäftigt sind. Solche kleinen Dinge häufen sich an und zerstören Beziehungen, und dann ist es schwierig, sie wiederherzustellen. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Familie und Freundschaften zu stärken, damit Sie nicht bereuen müssen, was Sie verpasst haben. Hier sind einige Tipps, die dabei helfen: Machen Sie den ersten Schritt. Warten Sie nicht darauf, dass andere etwas anbieten. Seien Sie derjenige, der in Kontakt bleibt und Familie und Freunde irgendwohin einlädt. Bestimmen Sie selbst, was Ihnen um nichts auf der Welt fehlen wird. Irgendwann müssen Sie sich unweigerlich für die Arbeit oder andere Verpflichtungen entscheiden. Es sollte aber auch Situationen geben, die man nicht vernachlässigen darf, zum Beispiel ein Hochzeitstag oder die Hilfe für einen Freund in schwierigen Zeiten. Den Kontakt halten. Wir sind alle beschäftigt, aber das ist kein Grund, den Kontakt zu verlieren. Rufen Sie an, schreiben Sie, gratulieren Sie Ihren Lieben zu ihren Siegen, drücken Sie Ihr Mitgefühl aus, wenn sie scheitern, danken Sie und nehmen Sie einfach Kontakt auf.

4 Produktive Arbeit

Hart arbeiten und produktiv sein sind nicht unbedingt dasselbe. Sie können von morgens bis abends arbeiten, erzielen aber nur minimale Ergebnisse. Daher ist es wichtig, nicht nur fleißig, sondern auch mit Bedacht zu handeln: Arbeiten Sie gründlich und konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die Ihnen helfen, sich weiterzuentwickeln, auch beruflich. Suchen und priorisieren Sie Möglichkeiten, die es Ihnen ermöglichen, neue Dinge zu lernen und Dinge zu tun, die Sie begeistern.

Was sollte von den Prioritäten ausgeschlossen werden

Um etwas auf Ihrer To-Do-Liste nach oben zu bringen, müssen Sie etwas anderes aufgeben. Hier sind einige Optionen für Aktivitäten, deren Wegfall Ihre Zeit und Energie freisetzt.

1 Soziale Netzwerke und Inhaltsaufnahme

Das Überprüfen, was es Neues auf Instagram oder Twitter gibt, sollte nicht Ihre Priorität sein. Cal Newport, Autor von Digital Minimalism, rät dazu: „Konzentrieren Sie sich auf eine kleine Anzahl sorgfältig ausgewählter Online -Aktivitäten, die Ihre Werte unterstützen, und lassen Sie den Rest aus.” Um diesen Prozess zu vereinfachen: Behalten Sie im Auge, womit Sie Ihre Zeit verbringen. Hierfür gibt es spezielle Services. Wenn Sie sehen, wie viel Sie verschwenden, wird es einfacher, diese Zeit auf etwas anderes umzulenken. Machen Sie es sich selbst schwer, darauf zuzugreifen. Löschen Sie Social-Media- Apps, um sich nicht aus Langeweile einzuloggen.

2 Aufgaben mit geringem Wert

Es gibt immer Dinge, die viel Zeit kosten, uns aber nicht weiterbringen:

E-Mails abrufen und auf Briefe antworten;
angesammelte Nachrichten in Arbeitschats lesen;
sich wiederholende Verwaltungsaufgaben erledigen;
jemandem eine dringende Bitte erfüllen.

Ein solcher Umsatz lenkt nur von der Hauptsache ab. Erinnern Sie sich daran, dass Sie keine großen Ziele erreichen werden, wenn Sie ständig nur die kleinen Dinge tun.

3 Negative Einstellung

Wir fixieren uns oft auf unangenehme Ereignisse und Misserfolge, zweifeln an uns selbst oder werden wütend auf andere. Das verdirbt nicht nur die Stimmung, sondern nimmt auch Zeit, die man für Veränderungen im Leben nutzen könnte. Nutzen Sie die folgenden Strategien, um nicht in negativen Gedanken stecken zu bleiben: Sammeln Sie Komplimente. Wenn sie dir etwas Gutes erzählt, dich gelobt, dir gedankt oder ein Kompliment gemacht haben, schreibe es in einen Notizblock oder speichere einen Screenshot. Wenn Sie schlechte Laune haben, hilft Ihnen das erneute Lesen freundlicher Worte, sich besser zu fühlen. Überwachen Sie Ihre Gedanken: Wenn Sie negative Gedanken über sich selbst bemerken, stellen Sie sich vor, Sie würden dasselbe zu einem engen Freund oder Kind sagen. Höchstwahrscheinlich werden Sie durch Ihren internen Dialog feststellen, dass Sie sich selbst gegenüber zu kritisch sind. Sei freundlicher. Denken Sie daran, dass Menschen Sie möglicherweise verletzt haben, weil sie selbst Schwierigkeiten durchgemacht haben. Aber vergessen Sie nicht, freundlich zu sich selbst zu sein. Wenn Sie das Gefühl haben, dass eine Person giftig ist, schützen Sie Ihre Grenzen oder hören Sie auf zu kommunizieren.

Wie man das Wichtige an die erste Stelle setzt

1 Kombinieren Sie alle Aufgaben

Sicherlich haben Sie eine Liste mit Arbeitsaufgaben und persönlichen Angelegenheiten und ständig schwirren Ihnen verschiedene Ideen im Kopf herum. Daher ist es sehr schwierig zu wissen, was man zuerst angehen soll. Daher besteht der erste Schritt darin, alle Aufgaben an einem Ort zu sammeln und die Frist zu markieren, bis zu der sie erledigt sein müssen. Hierfür können Sie Papier oder Dienste wie Trello und Todoist nutzen.

2 Beseitigen Sie Ablenkungen

Blockieren Sie den Zugriff auf Websites, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie können dies den ganzen Tag über tun oder für einen bestimmten Zeitraum, wenn Sie ohne Ablenkungen arbeiten müssen. Wenn dies für Sie keine Option ist, deaktivieren Sie zumindest unnötige Benachrichtigungen.

3 Widerstehen Sie dem Drang, auf etwas Neues umzusteigen.

Es wird immer eine neue Idee oder Aufgabe geben, die Sie angehen möchten. Aber wenn Sie von einem zum anderen wechseln, kommen Sie in dem, was Sie tun, nicht weiter. Auch wenn Sie sich langweilen, geben Sie dem, was Sie begonnen haben, eine Chance. Geben Sie nicht nach einer Woche eine Gewohnheit auf, um eine andere auszuprobieren. Nehmen Sie kein neues Projekt in Angriff, bevor Sie das aktuelle abgeschlossen haben.

4 Unterscheiden Sie zwischen wichtigen und dringenden Angelegenheiten.

Wir neigen dazu, Aufgaben mit dringenden Fristen zu priorisieren, auch wenn sie selbst für uns weniger wichtig sind. Aber Aktivitäten wie ein Anruf bei der Oma oder ein Spaziergang gehören nicht zu den Prioritäten, obwohl sie das Leben ausgeglichener machen und wertvolle Erinnerungen schenken. Dringend und wichtig: Aufgaben, die für Sie wertvoll sind, müssen so schnell wie möglich erledigt werden. Nicht dringend, aber wichtig: Aufgaben, die Ihnen bei der Weiterentwicklung helfen, sollten Sie in Ihren Kalender eintragen. Dringend, aber unwichtig: Aufgaben, die an jemand anderen delegiert werden können. Nicht dringend und unwichtig: Aufgaben, die aufgegeben werden müssen. Versuchen Sie, wichtige Dinge so weit wie möglich zu erledigen und unwichtige zu minimieren.

5 Verwalten Sie Ihre Energie, nicht Ihre Zeit.

Dazu müssen Sie ermitteln, wann Sie am produktivsten sind, und Aufgaben basierend auf Ihrem Energieniveau zuweisen. Zum Beispiel:

Wenn Sie ein Morgenmensch sind, planen Sie wichtige Aufgaben morgens, wenn Sie die meiste Energie haben. – Wenn Sie eine Nachteule sind, erledigen Sie abends Projekte, die Konzentration erfordern.
Wenn Sie kleine Kinder haben, werden Sie am produktivsten sein, wenn Ihre Kinder schlafen oder jemand anderes sich um sie kümmert. Nutzen Sie diese Lücken für Ihre vorrangigen Aufgaben.

6 Erstellen Sie eine Liste Ihrer Verpflichtungen

Wir nehmen uns oft zu viel vor, obwohl unsere Kraft und Zeit begrenzt sind. Daher ist es sinnvoll, Ihre Verpflichtungen regelmäßig zu überprüfen:

Machen Sie eine möglichst detaillierte Liste darüber, womit Sie Ihre Zeit verbringen. – Teilen Sie diese Dinge in Kategorien ein: Beruf, Familie, Hobbys usw.
Entscheiden Sie, wie viel Prozent der Zeit Sie für jede Kategorie aufwenden möchten.
Reduzieren Sie die Anzahl weniger wichtiger Aufgaben, damit Sie genügend Ressourcen für die wichtigsten Aufgaben haben.
Erstellen Sie jeden Tag eine To-Do-Liste und berücksichtigen Sie dabei die Kategorien, die Ihnen am wichtigsten sind.

7 Bemühen Sie sich, so schnell wie möglich „den Frosch zu essen”.

Mit Frosch meinen wir die schwierigste oder unangenehmste Aufgabe des Tages. Arbeiten Sie zum Beispiel an einem Projekt, von dem Sie träumen, trainieren Sie oder schreiben Sie tausend Wörter für ein zukünftiges Buch. Normalerweise möchte man solche Dinge auf später verschieben, aber es ist besser, sie zuerst zu erledigen. Auf diese Weise kommen Sie voran und alles andere im Laufe des Tages wird einfacher. Wenn Sie jeden Tag „einen Frosch essen”, werden Sie nach und nach bessere Ergebnisse erzielen.

8 Verteilen Sie Aufgaben in Blöcke

Dies wird Ihnen helfen, einen Zeitplan auf der Grundlage Ihrer Prioritäten zu erstellen und keine Zeit damit zu verschwenden, von einer Sache zur anderen zu wechseln. So funktioniert die Methode:

Erstellen Sie eine To-Do-Liste für den Tag. – Verteilen Sie Aufgaben gleicher Art in Blöcke, zum Beispiel „Arbeiten mit E-Mails”, „Texte schreiben”, „Besprechungen”.
Berechnen Sie, wie lange es für jeden Block dauern wird.
Fügen Sie Blöcke nacheinander zu Ihrem Kalender hinzu.
Fahren Sie erst dann mit dem nächsten fort, wenn Sie mit dem vorherigen fertig sind.
Verschieben Sie bei Bedarf Blöcke im Kalender.

Versuchen Sie, jeden Tag mindestens einen Block Ihren Prioritäten zu widmen.