📋 Kuinka priorisoida tehtävät, kun tekemistä on liikaa 📌

Kun olet hukkumassa tehtävien ja velvoitteiden mereen, jopa päättää, mitä tehdä ensin, voi olla vaikeaa. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää hyväksyä, että on yksinkertaisesti fyysisesti mahdotonta tehdä kaikkea, ja korostaa tärkeintä. Muuten stressi ja syyllisyys eivät anna rauhaa.

Minkä pitäisi olla prioriteetti

Jokaisella on omat erityistehtävänsä, mutta on monia elämän alueita, joihin meidän kaikkien on kiinnitettävä enemmän huomiota. Ne auttavat sinua pääsemään lähemmäksi pitkän aikavälin tavoitteita ja tekemään elämästä elämisen arvoista. Monet ihmiset kuitenkin jättävät ne huomiotta kuukausia tai jopa vuosia. Yritä siirtää ne tehtäväluettelosi alkuun.

1 Terveys

Jokaisella on omat erityistehtävänsä, mutta on monia elämän alueita, joihin meidän kaikkien on kiinnitettävä enemmän huomiota. Ne auttavat sinua pääsemään lähemmäksi pitkän aikavälin tavoitteita ja tekemään elämästä elämisen arvoista. Monet ihmiset kuitenkin jättävät ne huomiotta kuukausia tai jopa vuosia. Yritä siirtää ne tehtäväluettelosi alkuun. Tällaisten päätösten tulokset kerääntyvät ja alkavat vaikuttaa kaikilla elämänaloilla. Pikaruoka ei anna tarpeeksi energiaa toimiakseen hyvin. Stressi ja ärtyneisyys, jotka johtuvat siitä, että emme pidä itsestämme huolta, saavat meidät raivoamaan rakkaillemme. Seurauksena ei vain fyysinen hyvinvointi, vaan myös henkinen hyvinvointi, ja emotionaalinen tila huononee. Muista siis: terveys on kaiken perusta.

2 Nuku

Kokeisiin valmistautuminen, raportin viimeistely, televisiosarjan katsominen myöhään – valitsemme kaiken paitsi unen. Näyttää siltä, ​​että vähentämällä sitä saamme yrityksellemme muutaman lisätunnin. Mutta tämän hinta on erittäin korkea. Olet luultavasti tuntenut unen puutteen vaikutukset: väsymys, ärtyneisyys, kyvyttömyys keskittyä ja tehdä jotain tarkoituksella. Mutta tutkimusten mukaan jatkuva levon puute johtaa paljon vakavampiin ongelmiin: sydän- ja verisuonijärjestelmän sairauksista aivojen toiminnan heikkenemiseen. Älä unta laiminlyödä.

3 Suhteet rakkaansa

Stressin hetkinä laiminlyömme usein suhteet rakkaimpiin ja uskomme, että ne eivät katoa mihinkään ja palaamme kommunikointiin, kun meillä on enemmän aikaa. Ja niin jätämme väliin lapsemme konsertin työtapaamisen takia tai unohdamme onnitella ystävää hänen syntymäpäivänään, koska mielemme on kiireinen asioissa. Tällaiset pienet asiat kerääntyvät ja pilaavat suhteita, ja sitten niitä on vaikea palauttaa. Käytä aikaa perheesi ja ystävyyssuhteiden vahvistamiseen, jotta sinun ei tarvitse katua sitä, mistä jäit paitsi. Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat tässä: Ota ensimmäinen askel. Älä odota, että muut tarjoavat jotain. Ole se, joka pitää yhteyttä ja kutsuu perheen ja ystävien jonnekin. Päätä itse, mitä et jää kaipaamaan mistään maailmassa.  Jossain vaiheessa joudut väistämättä tekemään valinnan työn tai muiden velvollisuuksien puolesta. Mutta tulee olla myös tilanteita, joita ei voi jättää huomiotta, esimerkiksi hääpäivä tai ystävän auttaminen vaikeina aikoina. Pidä yhteyttä.  Olemme kaikki kiireisiä, mutta se ei ole syy menettää yhteyttä. Soita, kirjoita, onnittele rakkaansa voitoista, osoita myötätuntoa, kun he epäonnistuvat, kiitos ja ota yhteyttä.

4 Tuottava työ

Ahkera työskentely ja tuottavuus eivät välttämättä ole sama asia. Voit työskennellä aamusta iltaan, mutta saat minimaalisia tuloksia. Siksi on tärkeää toimia paitsi ahkerasti myös viisaasti: työskennellä syvällisesti, keskittyä tehtäviin, jotka auttavat sinua kasvamaan, myös ammatillisesti. Etsi ja priorisoi mahdollisuuksia, joiden avulla voit oppia uusia asioita ja tehdä asioita, jotka innostavat sinua.

Mitä pitäisi jättää prioriteettien ulkopuolelle

Jos haluat siirtää jotain eteenpäin tehtävälistallasi, sinun on luovuttava jostain muusta. Tässä on muutamia vaihtoehtoja aktiviteetteille, jotka poistamisen jälkeen vapauttavat aikaasi ja energiaasi.

1 Sosiaaliset verkostot ja sisällön imeytyminen

Instagramin tai Twitterin uutuuksien tarkistamisen ei pitäisi olla prioriteettisi. Digital Minimalism -julkaisun kirjoittaja Cal Newport neuvoo näin: ”Keskity pieneen määrään huolellisesti valittuja verkkotoimintoja, jotka tukevat arvojasi, ja ohita loput.” Voit helpottaa tätä prosessia seuraavasti: Pidä kirjaa, missä aikasi vietät. Tätä varten  on olemassa erityisiä palveluita. Kun näet kuinka paljon tuhlaat, on helpompi suunnata se aika johonkin muuhun. Tee pääsystä itsellesi vaikeaksi. Poista sosiaalisen median sovellukset, jotta et kirjaudu niihin tylsyydestä.

2 Pieniarvoiset tehtävät

Aina on asioita, jotka vievät paljon aikaa, mutta eivät vie meitä eteenpäin:

• tarkista sähköpostit ja vastaa kirjeisiin;
• lukea kertyneet viestit työkeskusteluissa;
• tehdä toistuvia hallinnollisia tehtäviä;
• täyttää jonkun kiireellinen pyyntö.

Tällainen liikevaihto vain häiritsee pääasiasta. Muistuta itseäsi, että et saavuta suuria tavoitteita, jos teet vain pieniä asioita koko ajan.

3 Negatiivinen asenne

Usein kiinnitämme epämiellyttäviä tapahtumia ja epäonnistumisia, epäilemme itseämme tai vihaamme muita. Tämä ei vain pilaa mielialaa, vaan myös vie aikaa, jonka voit käyttää elämän muutoksiin. Käytä seuraavia strategioita välttääksesi juuttumista negatiivisiin ajatuksiin: Kerää kohteliaisuuksia. Kun he kertoivat sinulle jotain hyvää, ylistivät sinua, kiittelivät sinua, osoittivat kohteliaisuuksia, kirjoita se muistiinpanoon tai tallenna kuvakaappaus. Kun olet huonolla tuulella, ystävällisten sanojen uudelleen lukeminen auttaa sinua tuntemaan olosi paremmaksi. Tarkkailu Kun huomaat negatiivisia ajatuksia itsestäsi, kuvittele sanovasi saman asian läheiselle ystävälle tai lapselle. Todennäköisesti huomaat, että olet liian kriittinen itseäsi kohtaan sisäisen vuoropuhelusi kautta. Ole ystävällisempi. Muista, että ihmiset ovat saattaneet satuttaa sinua, koska he itse kävivät läpi vaikeuksia. Mutta älä unohda olla armollinen itsellesi. Jos sinusta tuntuu, että henkilö on myrkyllinen, suojele rajojasi tai lopeta kommunikointi.

Kuinka laittaa tärkeintä etusijalle

1 Yhdistä kaikki tehtävät

Varmasti sinulla on lista työtehtävistä ja henkilökohtaisista asioista, ja päässäsi pyörii jatkuvasti erilaisia ​​ideoita. Joten on erittäin vaikea tietää, mihin puututaan ensin. Siksi ensimmäinen askel on kerätä kaikki tehtävät yhteen paikkaan ja merkitä määräaika, johon mennessä ne on suoritettava. Voit käyttää tähän paperia tai palveluita, kuten Trello ja Todoist.

2 Poista häiriötekijät

Estä pääsy sivustoille, jotka vievät paljon aikaasi. Voit tehdä tämän koko päivän tai tietyn ajan, jolloin sinun on työskenneltävä ilman häiriötekijöitä. Jos tämä ei ole sinulle vaihtoehto, poista ainakin tarpeettomat ilmoitukset käytöstä.

3 Vastusta halu vaihtaa johonkin uuteen.

Aina tulee uusi idea tai tehtävä, johon haluat tarttua. Mutta vaihtaminen toiseen ei vie sinua pidemmälle tekemässäsi. Vaikka kyllästyisit, anna aloitellesi mahdollisuus. Älä lopeta yhtä tapaa viikon kuluttua kokeillaksesi toista. Älä ota uutta projektia ennen kuin olet saanut valmiiksi nykyisen.

4 Erota tärkeät ja kiireelliset asiat.

Meillä on tapana priorisoida tehtäviä, joissa on tiukat määräajat, vaikka ne itse olisivat meille vähemmän tärkeitä. Mutta aktiviteetit, kuten soittaminen mummolle tai kävelylle käynti, eivät kuulu prioriteettiin, vaikka ne tekevät elämästä tasapainoista ja antavat arvokkaita muistoja. Kiireelliset ja tärkeät: Sinulle arvokkaat tehtävät on suoritettava mahdollisimman pian. Ei kiireellisiä, mutta tärkeitä: kehitystä edistäviä tehtäviä kannattaa lisätä kalenteriisi. Kiireelliset mutta merkityksettömät: tehtävät, jotka voidaan siirtää jollekin toiselle. Ei-kiireelliset ja merkityksettömät: tehtävät, jotka on hylättävä. Yritä tehdä tärkeitä asioita mahdollisimman paljon ja minimoida merkityksettömät.

5 Hallitse energiaasi, älä aikaasi.

Tätä varten sinun on määritettävä, milloin olet tuottavin, ja jaettava tehtävät energiatasosi perusteella. Esimerkiksi:

• Jos olet aamuihminen, ajoita tärkeät tehtävät aamulle, kun sinulla on eniten energiaa. – Jos olet yökyöpeli, tee keskittymistä vaativia projekteja iltaisin.
• Jos sinulla on pieniä lapsia, tuottoisin aikasi on silloin, kun he nukkuvat tai joku muu huolehtii heistä. Käytä näitä aukkoja tärkeimpiin tehtäviisi.

6 Tee luettelo velvollisuuksistasi

Otamme usein liikaa, vaikka voimamme ja aikamme ovat rajalliset. Siksi on hyödyllistä tarkistaa velvollisuutesi säännöllisesti:

• Tee mahdollisimman yksityiskohtainen luettelo siitä, mihin käytät aikaasi. – Jaa nämä asiat luokkiin: ura, perhe, harrastukset ja niin edelleen.
• Päätä, kuinka monta prosenttia ajasta haluat käyttää kuhunkin kategoriaan.
• Vähennä vähemmän tärkeiden tehtävien määrää, jotta sinulla on tarpeeksi resursseja tärkeimpiin.
• Tee joka päivä tehtävälista ottamalla huomioon sinulle tärkeimmät luokat.

7 Pyri ”syömään sammakko” mahdollisimman pian

Sammakolla tarkoitamme päivän vaikeinta tai epämiellyttävää tehtävää. Työskentele esimerkiksi projektin parissa, josta haaveilet, harjoittele, kirjoita tuhat sanaa tulevaa kirjaa varten. Yleensä haluat lykätä tällaisia ​​asioita myöhemmäksi, mutta on parempi tehdä ne ensin. Näin pääset eteenpäin, ja kaikki muu päivän aikana on helpompaa. Jos ”syöt sammakon” joka päivä, saavutat vähitellen parempia tuloksia.

8 Jaa tehtävät lohkoihin

Tämä auttaa sinua laatimaan aikataulun prioriteettiesi perusteella etkä tuhlaa aikaa vaihtamiseen asiasta toiseen. Näin menetelmä toimii:

• Tee lista päivän tehtävistä. – Jaa samantyyppiset tehtävät lohkoihin, esimerkiksi ”Postin käsittely”, ”Tekstin kirjoittaminen”, ”Kokoukset”.
• Laske kuinka kauan kullekin lohkolle kuluu.
• Lisää lohkoja kalenteriisi yksitellen.
• Siirry seuraavaan vasta, kun olet lopettanut edellisen.
• Siirrä tarvittaessa lohkoja kalenterissa.

Yritä omistaa vähintään yksi lohko joka päivä prioriteeteillesi.