📋 Como priorizar tarefas quando há muito o que fazer 📌

Quando você está se afogando em um mar de tarefas e obrigações, até mesmo decidir o que fazer primeiro pode ser difícil. Numa tal situação, é importante aceitar que é simplesmente fisicamente impossível fazer tudo e destacar o mais importante. Caso contrário, o estresse e a culpa não lhe darão paz.

O que deveria ser prioridade

Cada um terá as suas tarefas específicas, mas existem diversas áreas da vida às quais todos precisamos de prestar mais atenção. São eles que o ajudam a se aproximar dos objetivos de longo prazo e a fazer a vida valer a pena. No entanto, muitas pessoas os ignoram durante meses ou até anos. Tente movê-los para o topo da sua lista de tarefas.

1 Saúde

Cada um terá as suas tarefas específicas, mas existem diversas áreas da vida às quais todos precisamos de prestar mais atenção. São eles que o ajudam a se aproximar dos objetivos de longo prazo e a fazer a vida valer a pena. No entanto, muitas pessoas os ignoram durante meses ou até anos. Tente movê-los para o topo da sua lista de tarefas. Os resultados de tais decisões se acumulam e começam a afetar todas as áreas da vida. Fast food não fornece energia suficiente para um bom desempenho. O estresse e a irritabilidade que surgem pelo fato de não cuidarmos de nós mesmos nos fazem atacar nossos entes queridos. Como resultado, não apenas o bem-estar físico é prejudicado, mas também o bem-estar mental, e o estado emocional piora. Então lembre-se: saúde é a base de tudo.

2 Dormir

Preparar-se para as provas, terminar um relatório, ficar acordado até tarde assistindo a uma série de TV – escolhemos tudo menos dormir. Parece que ao reduzi-lo ganharemos algumas horas extras para o nosso negócio. Mas o preço disso é muito alto. Você provavelmente já sentiu os efeitos da falta de sono: fadiga, irritabilidade, incapacidade de concentração e de fazer algo intencionalmente. Mas, segundo pesquisas, a constante falta de descanso leva a problemas muito mais sérios: desde doenças do sistema cardiovascular até a deterioração da função cerebral. Não negligencie o sono.

3 Relacionamentos com entes queridos

Em momentos de estresse, muitas vezes negligenciamos o relacionamento com os entes queridos, acreditando que eles não irão a lugar nenhum e simplesmente voltaremos à comunicação quando tivermos mais tempo. E por isso perdemos o concerto do nosso filho por causa de uma reunião de trabalho ou esquecemos de dar os parabéns a um amigo pelo seu aniversário porque as nossas mentes estão ocupadas com negócios. Essas pequenas coisas se acumulam e estragam os relacionamentos, e então é difícil restaurá-los. Reserve um tempo para fortalecer sua família e amizades para não ter que se arrepender do que perdeu. Aqui estão algumas dicas para ajudar com isso: Dê o primeiro passo. Não espere que outros ofereçam algo. Seja aquele que mantém contato e convida familiares e amigos para algum lugar. Determine por si mesmo o que não lhe faltará por nada no mundo.  Em algum momento você inevitavelmente terá que fazer uma escolha em favor do trabalho ou de outras responsabilidades. Mas também devem existir situações que não podem ser negligenciadas, por exemplo, um aniversário de casamento ou ajudar um amigo em momentos difíceis. Mantenha contato.  Estamos todos ocupados, mas isso não é motivo para perder contato. Ligue, escreva, parabenize entes queridos pelas vitórias, expresse simpatia quando eles falharem, agradeça e entre em contato assim mesmo.

4 Trabalho produtivo

Trabalhar duro e ser produtivo não são necessariamente a mesma coisa. Você pode trabalhar de manhã à noite, mas obter resultados mínimos. Por isso, é importante agir não apenas com diligência, mas com sabedoria: trabalhar com profundidade, concentrar-se em tarefas que o ajudem a crescer, inclusive profissionalmente. Procure e priorize oportunidades que lhe permitam aprender coisas novas e fazer coisas que o entusiasmam.

O que deve ser excluído das prioridades

Para avançar algo em sua lista de tarefas, você precisa desistir de outra coisa. Aqui estão algumas opções de atividades que, quando eliminadas, irão liberar seu tempo e energia.

1 Redes sociais e absorção de conteúdo

Verificar as novidades no Instagram ou Twitter não deve ser sua prioridade. Aqui está o que Cal Newport, autor de Minimalismo Digital, aconselha: “Concentre-se em um pequeno número de atividades online cuidadosamente selecionadas que apoiem seus valores e pule o resto”. Para facilitar esse processo: Acompanhe onde seu tempo é gasto. Existem serviços especiais para isso. Ao perceber o quanto está desperdiçando, será mais fácil redirecionar esse tempo para outra coisa. Torne difícil o seu acesso. Exclua aplicativos de mídia social para evitar fazer login neles por causa do tédio.

2 Tarefas de baixo valor

Sempre há coisas que demoram muito, mas não nos levam adiante:

• verificar e-mail e responder cartas;
• ler mensagens acumuladas em chats de trabalho;
• realizar tarefas administrativas repetitivas;
• atender ao pedido urgente de alguém.

Essa rotatividade apenas desvia a atenção do principal. Lembre-se de que você não alcançará grandes objetivos se fizer apenas pequenas coisas o tempo todo.

3 Atitude negativa

Muitas vezes ficamos fixados em eventos e fracassos desagradáveis, duvidamos de nós mesmos ou ficamos com raiva dos outros. Isso não apenas estraga o clima, mas também tira tempo que poderia ser gasto em mudanças na vida. Use as seguintes estratégias para evitar ficar preso em pensamentos negativos: Colete elogios. Quando te contaram algo bom, elogiaram, agradeceram, elogiaram, anote em um bloco de notas ou salve uma captura de tela. Quando você estiver de mau humor, reler palavras gentis o ajudará a se sentir melhor. Monitore seu Quando você notar pensamentos negativos sobre si mesmo, imagine dizer a mesma coisa a um amigo próximo ou a um filho. Muito provavelmente, você verá que é muito crítico consigo mesmo por meio do diálogo interno. Seja mais gentil. Lembre-se de que as pessoas podem ter machucado você porque elas mesmas estavam passando por dificuldades. Mas não se esqueça de ser gentil consigo mesmo. Se você acha que uma pessoa é tóxica, proteja seus limites ou pare de se comunicar.

Como colocar o que é importante em primeiro lugar

1 Combine todas as tarefas

Certamente você tem uma lista de tarefas de trabalho e assuntos pessoais, e várias ideias estão constantemente girando em sua cabeça. Portanto, é muito difícil saber o que resolver primeiro. Portanto, o primeiro passo é reunir todas as tarefas em um só lugar e marcar o prazo em que elas devem ser concluídas. Você pode usar papel ou serviços como Trello e Todoist para isso.

2 Elimine distrações

Bloqueie o acesso a sites que ocupam muito do seu tempo. Você pode fazer isso durante todo o dia ou por um determinado período quando precisar trabalhar sem distrações. Se esta não for uma opção para você, pelo menos desative as notificações desnecessárias.

3 Resista ao impulso de mudar para algo novo.

Sempre haverá uma nova ideia ou tarefa que você deseja realizar. Mas mudar de um para outro não o levará mais longe no que está fazendo. Mesmo se você ficar entediado, dê uma chance ao que você começou. Não abandone um hábito depois de uma semana para tentar outro. Não assuma um novo projeto antes de concluir o atual.

4 Distinguir entre assuntos importantes e urgentes.

Tendemos a priorizar tarefas com prazos urgentes, mesmo que elas sejam menos importantes para nós. Mas atividades como ligar para a vovó ou passear não estão incluídas nas prioridades, embora equilibrem a vida e proporcionem lembranças valiosas. Urgente e importante: as tarefas que são valiosas para você precisam ser concluídas o mais rápido possível. Não é urgente, mas importante: tarefas que te ajudam a se desenvolver devem ser adicionadas ao seu calendário. Urgentes, mas sem importância: tarefas que podem ser delegadas a outra pessoa. Não urgentes e sem importância: tarefas que precisam ser abandonadas. Tente fazer as coisas importantes tanto quanto possível e minimize as que não são importantes.

5 Gerencie sua energia, não seu tempo.

Para fazer isso, você precisa determinar quando é mais produtivo e alocar tarefas com base no seu nível de energia. Por exemplo:

• Se você é uma pessoa matinal, agende tarefas importantes pela manhã, quando tiver mais energia. – Se você é notívago, faça projetos que exijam concentração à noite.
• Se você tem filhos pequenos, seu momento mais produtivo será quando eles estão dormindo ou quando outra pessoa está cuidando deles. Use essas lacunas para suas tarefas prioritárias.

6 Faça uma lista das suas obrigações

Muitas vezes assumimos responsabilidades demais, apesar de nossas forças e tempo serem limitados. Portanto, é útil rever periodicamente as suas obrigações:

• Faça uma lista o mais detalhada possível daquilo em que você gasta seu tempo. – Divida essas coisas em categorias: carreira, família, hobbies e assim por diante.
• Decida qual porcentagem de tempo você gostaria de dedicar a cada categoria.
• Reduza o número de responsabilidades menos importantes para ter recursos suficientes para as mais importantes.
• Faça uma lista de tarefas todos os dias, levando em consideração as categorias que mais importam para você.

7 Esforce-se para “comer o sapo” o mais rápido possível

Por sapo queremos dizer a tarefa mais difícil ou desagradável do dia. Por exemplo, trabalhe em um projeto que você sonha realizar, faça exercícios, escreva mil palavras para um futuro livro. Normalmente você quer adiar essas coisas para mais tarde, mas é melhor fazê-las primeiro. Assim você seguirá em frente e todo o resto do dia será mais fácil. Se você “comer um sapo” todos os dias, gradualmente alcançará melhores resultados.

8 Distribua as tarefas em blocos

Isso o ajudará a construir um cronograma baseado em suas prioridades e a não perder tempo mudando de uma coisa para outra. Veja como funciona o método:

• Faça uma lista de tarefas do dia. – Distribuir tarefas do mesmo tipo em blocos, por exemplo “Trabalhar com correio”, “Escrever texto”, “Reuniões”.
• Calcule quanto tempo levará para cada bloco.
• Adicione blocos ao seu calendário, um por um.
• Passe para o próximo somente quando terminar o anterior.
• Mova os blocos no calendário, se necessário.

Tente ter pelo menos um bloco todos os dias dedicado às suas prioridades.