📋 Jak ustalać priorytety zadań, gdy jest za dużo do zrobienia 📌

Kiedy toniesz w morzu zadań i obowiązków, nawet podjęcie decyzji, co zrobić najpierw, może być trudne. W takiej sytuacji warto zaakceptować fakt, że fizycznie nie da się zrobić wszystkiego i podkreślić to, co najważniejsze. W przeciwnym razie stres i poczucie winy nie dadzą Ci spokoju.

Co powinno być priorytetem

Każdy będzie miał swoje specyficzne zadania, ale jest kilka obszarów życia, na które wszyscy musimy zwrócić większą uwagę. To dzięki nim zbliżysz się do długoterminowych celów i sprawisz, że warto żyć. Jednak wiele osób ignoruje je miesiącami, a nawet latami. Spróbuj przenieść je na górę listy rzeczy do zrobienia.

1 Zdrowie

Każdy będzie miał swoje specyficzne zadania, ale jest kilka obszarów życia, na które wszyscy musimy zwrócić większą uwagę. To dzięki nim zbliżysz się do długoterminowych celów i sprawisz, że warto żyć. Jednak wiele osób ignoruje je miesiącami, a nawet latami. Spróbuj przenieść je na górę listy rzeczy do zrobienia. Skutki takich decyzji kumulują się i zaczynają wpływać na wszystkie dziedziny życia. Fast foody nie dostarczają wystarczającej ilości energii, aby dobrze działać. Stres i drażliwość, które powstają na skutek tego, że nie dbamy o siebie, sprawiają, że agresywnie atakujemy swoich bliskich. W rezultacie cierpi nie tylko samopoczucie fizyczne, ale także psychiczne, a stan emocjonalny ulega pogorszeniu. Pamiętaj więc: zdrowie jest podstawą wszystkiego.

2 Śpij

Przygotowując się do egzaminów, pisząc raport, nie kładąc się spać do późna oglądając serial – wybieramy wszystko, tylko nie sen. Wydaje się, że skracając go, zyskamy kilka dodatkowych godzin dla naszej firmy. Ale cena za to jest bardzo wysoka. Prawdopodobnie odczułeś skutki braku snu: zmęczenie, drażliwość, brak możliwości koncentracji i zrobienia czegoś celowo. Jednak według badań ciągły brak odpoczynku prowadzi do znacznie poważniejszych problemów: od chorób układu sercowo-naczyniowego po pogorszenie funkcjonowania mózgu. Nie zaniedbuj snu.

3 Relacje z bliskimi

W chwilach stresu często zaniedbujemy relacje z bliskimi, wierząc, że nigdzie nie odejdą i po prostu wrócimy do komunikacji, gdy będziemy mieli więcej czasu. I tak tęsknimy za koncertem naszego dziecka ze względu na spotkanie w pracy lub zapominamy pogratulować koledze z okazji urodzin, bo nasze umysły są zajęte sprawami. Takie drobnostki kumulują się i psują relacje, a potem trudno je przywrócić. Poświęć trochę czasu na wzmocnienie swojej rodziny i przyjaźni, abyś nie musiał żałować tego, co przegapiłeś. Oto kilka wskazówek, które mogą w tym pomóc: Zrób pierwszy krok. Nie czekaj, aż inni coś zaproponują. Bądź tym, który utrzymuje kontakt i zaprasza gdzieś rodzinę i przyjaciół. Ustal sam za czym nie będziesz tęsknił za niczym na świecie.  W pewnym momencie nieuchronnie będziesz musiał dokonać wyboru na rzecz pracy lub innych obowiązków. Ale nie mogą też zabraknąć sytuacji, których nie można zaniedbać, np. rocznica ślubu czy pomoc przyjacielowi w trudnych chwilach. Kontaktować się.  Wszyscy jesteśmy zajęci, ale to nie powód, aby tracić kontakt. Zadzwoń, napisz, pogratuluj bliskim zwycięstw, okaż współczucie, gdy poniosą porażkę, podziękuj i skontaktuj się tak po prostu.

4 Produktywna praca

Ciężka praca i bycie produktywnym niekoniecznie oznaczają to samo. Możesz pracować od rana do wieczora, ale uzyskasz minimalne rezultaty. Dlatego ważne jest, aby działać nie tylko sumiennie, ale mądrze: pracować dogłębnie, koncentrować się na zadaniach, które pomagają Ci się rozwijać, także zawodowo. Szukaj i ustalaj priorytety możliwości, które pozwolą Ci uczyć się nowych rzeczy i robić rzeczy, które Cię ekscytują.

Co należy wykluczyć z priorytetów

Aby przenieść coś wyżej na liście rzeczy do zrobienia, musisz zrezygnować z czegoś innego. Oto kilka opcji zajęć, których wyeliminowanie uwolni Twój czas i energię.

1 Sieci społecznościowe i absorpcja treści

Sprawdzanie nowości na Instagramie czy Twitterze nie powinno być Twoim priorytetem. Oto co radzi Cal Newport, autor książki „Cyfrowy minimalizm „: „Skoncentruj się na niewielkiej liczbie starannie wybranych działań online, które wspierają Twoje wartości, i pomiń resztę”. Aby ułatwić ten proces: Śledź, gdzie spędzasz czas. Są do tego  specjalne służby. Kiedy zobaczysz, ile marnujesz, łatwiej będzie Ci przekierować ten czas na coś innego. Utrudnij sobie dostęp. Usuń aplikacje społecznościowe, aby uniknąć logowania się do nich z nudów.

2 Zadania o niskiej wartości

Zawsze są rzeczy, które zajmują dużo czasu, ale nie popychają nas do przodu:

• sprawdzaj pocztę e-mail i odpowiadaj na listy;
• czytaj zgromadzone wiadomości na czatach roboczych;
• wykonywać powtarzalne zadania administracyjne;
• spełnić czyjąś pilną prośbę.

Takie obroty tylko odwracają uwagę od najważniejszej rzeczy. Przypomnij sobie, że nie osiągniesz wielkich celów, jeśli będziesz cały czas robić tylko małe rzeczy.

3 Negatywne nastawienie

Często skupiamy się na nieprzyjemnych wydarzeniach i niepowodzeniach, wątpimy w siebie lub złościmy się na innych. To nie tylko psuje nastrój, ale także zabiera czas, który można przeznaczyć na zmiany w życiu. Aby uniknąć utknięcia w negatywnych myślach, zastosuj następujące strategie: Zbieraj komplementy. Kiedy powiedzą Ci coś dobrego, pochwalą, podziękują, prawią komplement, zapisz to w notatniku lub zapisz zrzut ekranu. Kiedy jesteś w złym humorze, ponowne przeczytanie miłych słów pomoże Ci poczuć się lepiej. Monitoruj swoje Kiedy zauważysz negatywne myśli na swój temat, wyobraź sobie, że mówisz to samo bliskiemu przyjacielowi lub dziecku. Najprawdopodobniej poprzez swój wewnętrzny dialog zauważysz, że jesteś wobec siebie zbyt krytyczny. Bądź milszy. Pamiętaj, że ludzie mogli cię skrzywdzić, ponieważ sami przechodzili przez trudności. Ale nie zapomnij być dla siebie miły. Jeśli czujesz, że dana osoba jest toksyczna, chroń swoje granice lub przestań się komunikować.

Jak postawić to, co ważne, na pierwszym miejscu

1 Połącz wszystkie zadania

Z pewnością masz listę zadań zawodowych i spraw osobistych, a w Twojej głowie nieustannie krążą różne pomysły. Dlatego bardzo trudno jest wiedzieć, za co się zabrać w pierwszej kolejności. Dlatego pierwszym krokiem jest zebranie wszystkich zadań w jednym miejscu i wyznaczenie terminu, w jakim należy je wykonać. Możesz do tego użyć papieru lub usług takich jak Trello i Todoist.

2 Wyeliminuj czynniki rozpraszające

Blokuj dostęp do stron, które zajmują dużo Twojego czasu. Możesz to robić przez cały dzień lub przez pewien okres, kiedy musisz pracować bez zakłóceń. Jeśli nie jest to dla Ciebie opcja, wyłącz przynajmniej niepotrzebne powiadomienia.

3 Powstrzymaj chęć przejścia na coś nowego.

Zawsze pojawi się nowy pomysł lub zadanie, którym będziesz chciał się zająć. Ale przejście z jednego na drugie nie sprawi, że będziesz dalej w tym, co robisz. Nawet jeśli się znudzisz, daj szansę temu, co zacząłeś. Nie rezygnuj po tygodniu z jednego nawyku, aby wypróbować inny. Nie rozpoczynaj nowego projektu, dopóki nie ukończysz bieżącego.

4 Rozróżniaj sprawy ważne i pilne.

Mamy tendencję do nadawania priorytetów zadaniom o napiętych terminach, nawet jeśli same w sobie są dla nas mniej ważne. Ale takie czynności jak telefon do babci czy wyjście na spacer nie są ujęte w priorytetach, chociaż przywracają równowagę w życiu i dają cenne wspomnienia. Pilne i ważne: Zadania, które są dla Ciebie cenne, muszą zostać wykonane jak najszybciej. Nie pilne, ale ważne: w swoim kalendarzu warto umieścić zadania, które pomagają Ci się rozwijać. Pilne, ale nieważne: zadania, które można delegować komuś innemu. Niepilne i nieważne: zadania, które należy porzucić. Staraj się robić jak najwięcej rzeczy ważnych i minimalizować te nieistotne.

5 Zarządzaj swoją energią, a nie czasem.

Aby to zrobić, musisz określić, kiedy jesteś najbardziej produktywny i przydzielać zadania na podstawie poziomu energii. Na przykład:

• Jeśli jesteś osobą poranną, zaplanuj ważne zadania rano, kiedy masz najwięcej energii. – Jeśli jesteś nocnym markiem, wieczorami wykonuj projekty wymagające koncentracji.
• Jeśli masz małe dzieci, najbardziej produktywny czas będziesz mieć, gdy śpią lub gdy ktoś się nimi opiekuje. Wykorzystaj te luki do swoich priorytetowych zadań.

6 Zrób listę swoich obowiązków

Często bierzemy na siebie zbyt wiele, mimo że nasze siły i czas są ograniczone. Dlatego warto okresowo dokonywać przeglądu swoich obowiązków:

• Zrób jak najbardziej szczegółową listę tego, na co spędzasz czas. – Podziel te rzeczy na kategorie: kariera, rodzina, hobby i tak dalej.
• Zdecyduj, jaki procent czasu chcesz spędzić na każdej kategorii.
• Zmniejsz liczbę mniej ważnych obowiązków, aby mieć wystarczająco dużo zasobów na te najważniejsze.
• Codziennie twórz listę rzeczy do zrobienia, biorąc pod uwagę kategorie, które są dla Ciebie najważniejsze.

7 Staraj się jak najszybciej „zjeść żabę”.

Przez żabę rozumiemy najtrudniejsze lub najbardziej nieprzyjemne zadanie danego dnia. Na przykład pracuj nad projektem, o którym marzysz, ćwicz, napisz tysiąc słów do przyszłej książki. Zwykle chcesz odłożyć takie rzeczy na później, ale lepiej zrobić to najpierw. W ten sposób pójdziesz do przodu, a wszystko inne w ciągu dnia będzie łatwiejsze. Jeśli codziennie „zjesz żabę”, stopniowo osiągniesz lepsze rezultaty.

8 Podziel zadania na bloki

Pomoże Ci to zbudować harmonogram w oparciu o Twoje priorytety i nie tracić czasu na przełączanie się z jednej rzeczy na drugą. Oto jak działa ta metoda:

• Zrób listę rzeczy do zrobienia na dany dzień. – Podziel zadania tego samego typu na bloki, np. „Praca z pocztą”, „Pisanie tekstu”, „Spotkania”.
• Oblicz, ile czasu zajmie wykonanie każdego bloku.
• Dodawaj bloki do swojego kalendarza jeden po drugim.
• Do następnego przejdź dopiero, gdy skończysz poprzedni.
• W razie potrzeby przesuwaj bloki w kalendarzu.

Staraj się mieć przynajmniej jeden blok każdego dnia poświęcony swoim priorytetom.