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📋 Come dare priorità ai compiti quando c’è troppo da fare 📌

On Ott 12, 2024

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Quando stai annegando in un mare di compiti e obblighi, anche decidere cosa fare prima può essere difficile. In una situazione del genere, è importante accettare che è semplicemente fisicamente impossibile fare tutto ed evidenziare la cosa più importante. Altrimenti, lo stress e il senso di colpa non ti daranno pace.

Quale dovrebbe essere una priorità

1 Salute

Ognuno avrà i propri compiti specifici, ma ci sono diversi ambiti della vita a cui tutti dobbiamo prestare maggiore attenzione. Sono ciò che ti aiuta ad avvicinarti agli obiettivi a lungo termine e a rendere la vita degna di essere vissuta. Tuttavia, molte persone li ignorano per mesi o addirittura anni. Prova a spostarli in cima alla tua lista di cose da fare. I risultati di tali decisioni si accumulano e iniziano a influenzare tutti gli ambiti della vita. Il fast food non fornisce abbastanza energia per funzionare bene. Lo stress e l'irritabilità che derivano dal fatto che non ci prendiamo cura di noi stessi ci portano a scagliarci contro i nostri cari. Di conseguenza, non solo il benessere fisico ne risente, ma anche il benessere mentale e lo stato emotivo si deteriora. Quindi ricorda a te stesso: la salute è il fondamento di tutto.

2 Dormire

Prepararsi per gli esami, finire una relazione, stare alzati fino a tardi a guardare una serie TV: scegliamo tutto tranne che dormire. Sembra che riducendolo guadagneremo qualche ora in più per la nostra attività. Ma il prezzo per questo è molto alto. Probabilmente hai sentito gli effetti della mancanza di sonno: stanchezza, irritabilità, incapacità di concentrarti e di fare qualcosa intenzionalmente. Ma, secondo la ricerca, la costante mancanza di riposo porta a problemi molto più seri: dalle malattie del sistema cardiovascolare al deterioramento della funzione cerebrale. Non trascurare il sonno.

3 Relazioni con i propri cari

Nei momenti di stress, spesso trascuriamo i rapporti con i nostri cari, credendo che non andranno da nessuna parte e che torneremo semplicemente a comunicare quando avremo più tempo. E così ci perdiamo il concerto di nostro figlio a causa di un incontro di lavoro o dimentichiamo di congratularci con un amico per il suo compleanno perché le nostre menti sono occupate con gli affari. Queste piccole cose si accumulano e rovinano le relazioni, e quindi è difficile ripristinarle. Prenditi del tempo per rafforzare la tua famiglia e le tue amicizie in modo da non dover rimpiangere ciò che ti sei perso. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti in questo: Fai il primo passo. Non aspettare che gli altri offrano qualcosa. Sii quello che si mantiene in contatto e invita la famiglia e gli amici da qualche parte. Determina tu stesso cosa non ti mancherà per nulla al mondo. Ad un certo punto dovrai inevitabilmente fare una scelta a favore del lavoro o di altre responsabilità. Ma dovrebbero esserci anche situazioni che non possono essere trascurate, ad esempio un anniversario di matrimonio o l'aiuto di un amico in un momento difficile. Rimaniamo in contatto. Siamo tutti occupati, ma non c'è motivo di perdere i contatti. Chiama, scrivi, congratulati con i tuoi cari per le loro vittorie, esprimi simpatia quando falliscono, ringrazia e mettiti in contatto proprio così.

4 Lavoro produttivo

Lavorare duro ed essere produttivi non sono necessariamente la stessa cosa. Puoi lavorare dalla mattina alla sera, ma ottieni risultati minimi. Per questo è importante agire non solo con diligenza, ma con saggezza: lavorare in profondità, concentrarsi su compiti che aiutano a crescere, anche professionalmente. Cerca e dai priorità alle opportunità che ti consentono di imparare cose nuove e fare cose che ti entusiasmano.

Cosa dovrebbe essere escluso dalle priorità

Per spostare qualcosa in alto nella tua lista di cose da fare, devi rinunciare a qualcos'altro. Ecco alcune opzioni per attività che, una volta eliminate, libereranno tempo ed energie.

1 Social network e assorbimento dei contenuti

Controllare le novità su Instagram o Twitter non dovrebbe essere la tua priorità. Ecco cosa consiglia Cal Newport, autore di Digital Minimalism: “Concentrati su un numero limitato di attività online accuratamente selezionate che supportano i tuoi valori e salta il resto”. Per rendere questo processo più semplice: Tieni traccia di dove trascorri il tuo tempo. Ci sono servizi speciali per questo. Quando vedrai quanto stai sprecando, sarà più facile reindirizzare quel tempo verso qualcos'altro. Rendi difficile l'accesso a te stesso. Elimina le app dei social media per evitare di accedervi per noia.

2 Compiti di basso valore

Ci sono sempre cose che richiedono molto tempo, ma non ci fanno andare avanti:

controllare la posta elettronica e rispondere alle lettere;
leggere i messaggi accumulati nelle chat di lavoro;
svolgere compiti amministrativi ripetitivi;
soddisfare la richiesta urgente di qualcuno.

Tale turnover distrae solo dalla cosa principale. Ricorda a te stesso che non raggiungerai grandi obiettivi se fai sempre solo le piccole cose.

3 Atteggiamento negativo

Spesso ci fissiamo su eventi spiacevoli e fallimenti, dubitiamo di noi stessi o ci arrabbiamo con gli altri. Ciò non solo rovina l'umore, ma toglie anche tempo che potrebbe essere dedicato ai cambiamenti nella vita. Usa le seguenti strategie per evitare di rimanere bloccato in pensieri negativi: Raccogli i complimenti. Quando ti hanno detto qualcosa di buono, ti hanno elogiato, ti hanno ringraziato, ti hanno fatto un complimento, scrivilo su un blocco note o salva uno screenshot. Quando sei di cattivo umore, rileggere parole gentili ti aiuterà a sentirti meglio. Monitora i tuoi pensieri negativi su te stesso, immagina di dire la stessa cosa a un amico intimo o a un bambino. Molto probabilmente vedrai che sei troppo critico con te stesso attraverso il tuo dialogo interno. Sii più gentile. Ricorda che le persone potrebbero averti ferito perché stavano attraversando delle difficoltà. Ma non dimenticare di essere gentile con te stesso. Se ritieni che una persona sia tossica, proteggi i tuoi confini o smetti di comunicare.

Come mettere al primo posto ciò che è importante

1 Combina tutte le attività

Sicuramente hai un elenco di compiti lavorativi e questioni personali e varie idee girano costantemente nella tua testa. Quindi è molto difficile sapere cosa affrontare prima. Pertanto, il primo passo è raccogliere tutte le attività in un unico posto e contrassegnare la scadenza entro la quale devono essere completate. A questo scopo puoi utilizzare carta o servizi come Trello e Todoist.

2 Elimina le distrazioni

Blocca l'accesso ai siti che richiedono molto tempo. Puoi farlo per l'intera giornata o per un certo periodo in cui hai bisogno di lavorare senza distrazioni. Se questa non è un'opzione per te, disattiva almeno le notifiche non necessarie.

3 Resisti alla tentazione di passare a qualcosa di nuovo.

Ci sarà sempre una nuova idea o compito che vuoi affrontare. Ma passare dall’uno all’altro non ti farà avanzare in quello che stai facendo. Anche se ti annoi, dai una possibilità a ciò che hai iniziato. Non abbandonare un'abitudine dopo una settimana per provarne un'altra. Non intraprendere un nuovo progetto finché non hai completato quello attuale.

4 Distinguere tra questioni importanti e urgenti.

Tendiamo a dare priorità ai compiti con scadenze urgenti, anche se essi stessi sono meno importanti per noi. Ma attività come chiamare la nonna o fare una passeggiata non rientrano nelle priorità, anche se rendono la vita equilibrata e regalano ricordi preziosi. Urgente e importante: le attività che sono preziose per te devono essere completate il prima possibile. Non urgente, ma importante: le attività che ti aiutano a sviluppare dovrebbero essere aggiunte al tuo calendario. Urgenti ma non importanti: compiti che possono essere delegati a qualcun altro. Non urgenti e non importanti: compiti che devono essere abbandonati. Cerca di fare il più possibile le cose importanti e minimizza quelle non importanti.

5 Gestisci la tua energia, non il tuo tempo.

Per fare ciò, devi determinare quando sei più produttivo e assegnare le attività in base al tuo livello di energia. Per esempio:

Se sei una persona mattiniera, programma le attività importanti al mattino quando hai più energia. – Se sei un nottambulo, la sera fai progetti che richiedono concentrazione.
Se hai bambini piccoli, il tuo momento più produttivo sarà quando dormono o quando qualcun altro si prende cura di loro. Usa queste lacune per i tuoi compiti prioritari.

6 Fai un elenco dei tuoi obblighi

Spesso ci impegniamo troppo, nonostante le nostre forze e il nostro tempo siano limitati. Pertanto è utile rivedere periodicamente i propri obblighi:

Fai un elenco quanto più dettagliato possibile di ciò a cui dedichi il tuo tempo. – Dividi queste cose in categorie: carriera, famiglia, hobby e così via.
Decidi quale percentuale di tempo desideri dedicare a ciascuna categoria.
Riduci il numero delle responsabilità meno importanti in modo da avere risorse sufficienti per quelle più importanti.
Crea ogni giorno una lista di cose da fare, tenendo conto delle categorie che più contano per te.

7 Sforzati di “mangiare la rana” il prima possibile

Per rana intendiamo il compito più difficile o spiacevole della giornata. Ad esempio, lavora su un progetto che sogni di realizzare, esercitati, scrivi mille parole per un futuro libro. Di solito si desidera rimandare queste cose a più tardi, ma è meglio farle prima. In questo modo andrai avanti e tutto il resto della giornata sarà più semplice. Se “mangi una rana” ogni giorno, otterrai gradualmente risultati maggiori.

8 Distribuire le attività in blocchi

Questo ti aiuterà a costruire un programma basato sulle tue priorità e a non perdere tempo passando da una cosa all'altra. Ecco come funziona il metodo:

Fai una lista di cose da fare per la giornata. – Distribuire attività dello stesso tipo in blocchi, ad esempio “Lavorare con la posta”, “Scrivere testo”, “Riunioni”.
Calcola quanto tempo ci vorrà per ciascun blocco.
Aggiungi blocchi al tuo calendario uno per uno.
Passa a quello successivo solo quando hai finito quello precedente.
Se necessario, sposta i blocchi nel calendario.

Cerca di dedicare almeno un blocco ogni giorno alle tue priorità.