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📋 Comment prioriser les tâches quand il y a trop de choses à faire 📌

On Oct 12, 2024

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Lorsque vous vous noyez dans une mer de tâches et d’obligations, même décider quoi faire en premier peut être difficile. Dans une telle situation, il est important d’accepter qu’il est tout simplement physiquement impossible de tout faire, et de mettre en avant l’essentiel. Sinon, le stress et la culpabilité ne vous apporteront pas la paix.

Ce qui devrait être une priorité

1 Santé

Chacun a ses propres tâches spécifiques, mais il existe plusieurs domaines de la vie auxquels nous devons tous prêter plus d'attention. C’est ce qui vous aide à vous rapprocher des objectifs à long terme et à rendre la vie digne d’être vécue. Cependant, de nombreuses personnes les ignorent pendant des mois, voire des années. Essayez de les déplacer en haut de votre liste de tâches. Les résultats de telles décisions s’accumulent et commencent à affecter tous les domaines de la vie. La restauration rapide ne fournit pas assez d’énergie pour bien performer. Le stress et l'irritabilité qui surviennent du fait que nous ne prenons pas soin de nous-mêmes nous poussent à nous en prendre à nos proches. En conséquence, non seulement le bien-être physique en souffre, mais aussi le bien-être mental, et l'état émotionnel se détériore. Alors rappelez-vous: la santé est le fondement de tout.

2 Dormir

Préparer des examens, terminer un rapport, veiller tard pour regarder une série télévisée – nous choisissons tout sauf dormir. Il semble qu’en le réduisant, nous gagnerons quelques heures supplémentaires pour notre activité. Mais le prix à payer est très élevé. Vous avez probablement ressenti les effets du manque de sommeil: fatigue, irritabilité, incapacité à se concentrer et à faire quelque chose intentionnellement. Mais, selon les recherches, un manque constant de repos entraîne des problèmes bien plus graves: des maladies du système cardiovasculaire à la détérioration de la fonction cérébrale. Ne négligez pas le sommeil.

3 Relations avec les proches

Dans les moments de stress, nous négligeons souvent les relations avec nos proches, croyant qu'ils n'iront nulle part et que nous reprendrons simplement la communication lorsque nous aurons plus de temps. Ainsi, nous manquons le concert de notre enfant à cause d’une réunion de travail ou oublions de féliciter un ami pour son anniversaire parce que notre esprit est occupé par les affaires. De telles petites choses s'accumulent et gâchent les relations, et il est alors difficile de les restaurer. Prenez le temps de renforcer votre famille et vos amitiés afin de ne pas avoir à regretter ce que vous avez manqué. Voici quelques conseils pour vous y aider: Faites le premier pas. N'attendez pas que les autres proposent quelque chose. Soyez celui qui reste en contact et invite sa famille et ses amis quelque part. Déterminez vous-même ce qui ne vous manquera pour rien au monde. À un moment donné, vous devrez inévitablement faire un choix en faveur du travail ou d'autres responsabilités. Mais il devrait aussi y avoir des situations qui ne peuvent être négligées, par exemple un anniversaire de mariage ou aider un ami dans des moments difficiles. Rester en contact. Nous sommes tous occupés, mais ce n’est pas une raison pour perdre le contact. Appelez, écrivez, félicitez vos proches pour leurs victoires, exprimez votre sympathie en cas d' échec, merci et contactez-nous comme ça.

4 Travail productif

Travailler dur et être productif ne sont pas nécessairement la même chose. Vous pouvez travailler du matin au soir, mais vous obtenez des résultats minimes. Il est donc important d’agir non seulement avec diligence, mais avec sagesse: travaillez en profondeur, concentrez-vous sur les tâches qui vous aident à grandir, y compris professionnellement. Recherchez et priorisez les opportunités qui vous permettent d’apprendre de nouvelles choses et de faire des choses qui vous passionnent.

Ce qui devrait être exclu des priorités

Pour faire avancer quelque chose sur votre liste de choses à faire, vous devez abandonner autre chose. Voici quelques options d’activités qui, une fois éliminées, vous libéreront du temps et de l’énergie.

1 Réseaux sociaux et absorption de contenu

Vérifier les nouveautés sur Instagram ou Twitter ne devrait pas être votre priorité. Voici ce que conseille Cal Newport, auteur de Digital Minimalism: «Concentrez-vous sur un petit nombre d' activités en ligne soigneusement sélectionnées qui soutiennent vos valeurs et ignorez le reste.» Pour faciliter ce processus : gardez une trace de l'endroit où vous passez votre temps. Il existe des services spéciaux pour cela. Lorsque vous verrez combien vous gaspillez, il sera plus facile de rediriger ce temps vers autre chose. Rendez-vous difficile l’accès. Supprimez les applications de réseaux sociaux pour éviter de vous y connecter par ennui.

2 Tâches de faible valeur

Il y a toujours des choses qui prennent beaucoup de temps, mais qui ne nous font pas avancer:

vérifier vos e-mails et répondre aux lettres ;
lire les messages accumulés dans les discussions professionnelles ;
effectuer des tâches administratives répétitives;
répondre à la demande urgente de quelqu'un.

Un tel chiffre d’affaires ne fait que détourner l’attention de l’essentiel. Rappelez-vous que vous n’atteindrez pas de grands objectifs si vous ne faites que de petites choses tout le temps.

3 Attitude négative

Nous sommes souvent obsédés par les événements et les échecs désagréables, nous doutons de nous-mêmes ou nous nous mettons en colère contre les autres. Cela gâche non seulement l'ambiance, mais enlève également du temps qui pourrait être consacré aux changements dans la vie. Utilisez les stratégies suivantes pour éviter de rester coincé dans des pensées négatives : Recueillez des compliments. Lorsqu'ils vous ont dit quelque chose de bien, vous ont félicité, vous ont remercié, vous ont fait un compliment, notez-le dans un bloc-notes ou enregistrez une capture d'écran. Lorsque vous êtes de mauvaise humeur, relire des mots gentils vous aidera à vous sentir mieux. Surveillez votre Lorsque vous remarquez des pensées négatives à votre sujet, imaginez dire la même chose à un ami proche ou à un enfant. Très probablement, vous verrez que vous êtes trop critique envers vous-même à travers votre dialogue interne. Soyez plus gentil. N'oubliez pas que des personnes peuvent vous avoir blessé parce qu'elles traversaient elles-mêmes des difficultés. Mais n'oubliez pas d'être gentil avec vous-même. Si vous pensez qu'une personne est toxique, protégez vos limites ou arrêtez de communiquer.

Comment donner la priorité à ce qui est important

1 Combinez toutes les tâches

Vous avez sûrement une liste de tâches professionnelles et de questions personnelles, et diverses idées vous viennent constamment à l’esprit. Il est donc très difficile de savoir par quoi s'attaquer en premier. Par conséquent, la première étape consiste à rassembler toutes les tâches en un seul endroit et à marquer la date limite à laquelle elles doivent être terminées. Vous pouvez utiliser du papier ou des services comme Trello et Todoist pour cela.

2 Éliminez les distractions

Bloquez l’accès aux sites qui prennent beaucoup de votre temps. Vous pouvez le faire toute la journée ou pendant une certaine période lorsque vous avez besoin de travailler sans distraction. Si ce n’est pas une option pour vous, désactivez au moins les notifications inutiles.

3 Résistez à l’envie de passer à quelque chose de nouveau.

Il y aura toujours une nouvelle idée ou une nouvelle tâche à laquelle vous souhaiterez vous attaquer. Mais passer de l’un à l’autre ne vous fera pas avancer dans ce que vous faites. Même si vous vous ennuyez, donnez une chance à ce que vous avez commencé. N'abandonnez pas une habitude après une semaine pour en essayer une autre. Ne vous lancez pas dans un nouveau projet avant d'avoir terminé celui en cours.

4 Faites la distinction entre les questions importantes et urgentes.

Nous avons tendance à prioriser les tâches dont les délais sont serrés, même si elles sont elles-mêmes moins importantes pour nous. Mais des activités comme appeler grand-mère ou faire une promenade ne font pas partie des priorités, même si elles équilibrent la vie et donnent de précieux souvenirs. Urgent et important : les tâches qui vous sont utiles doivent être terminées le plus rapidement possible. Pas urgentes, mais importantes: les tâches qui vous aident à vous développer doivent être ajoutées à votre calendrier. Urgent mais sans importance: tâches qui peuvent être déléguées à quelqu'un d'autre. Non urgent et sans importance : tâches qui doivent être abandonnées. Essayez de faire les choses importantes autant que possible et minimisez celles qui ne le sont pas.

5 Gérez votre énergie, pas votre temps.

Pour ce faire, vous devez déterminer quand vous êtes le plus productif et répartir les tâches en fonction de votre niveau d’énergie. Par exemple:

Si vous êtes du genre matinal, planifiez les tâches importantes le matin lorsque vous avez le plus d'énergie. – Si vous êtes un oiseau de nuit, réalisez des projets qui demandent de la concentration le soir.
Si vous avez de jeunes enfants, votre moment le plus productif sera lorsqu'ils dorment ou que quelqu'un d'autre s'occupe d'eux. Utilisez ces lacunes pour vos tâches prioritaires.

6 Faites une liste de vos obligations

Nous en faisons souvent trop, même si nos forces et notre temps sont limités. Il est donc utile de revoir périodiquement vos obligations:

Faites une liste aussi détaillée que possible de ce à quoi vous consacrez votre temps. – Divisez ces choses en catégories : carrière, famille, loisirs, etc.
Décidez du pourcentage de temps que vous souhaitez consacrer à chaque catégorie.
Réduisez le nombre de responsabilités moins importantes afin de disposer de suffisamment de ressources pour les plus importantes.
Faites une liste de choses à faire chaque jour, en tenant compte des catégories qui comptent le plus pour vous.

7 Efforcez-vous de «manger la grenouille» le plus tôt possible

Par grenouille, nous entendons la tâche la plus difficile ou la plus désagréable de la journée. Par exemple, travaillez sur un projet que vous rêvez de faire, faites de l'exercice, écrivez mille mots pour un futur livre. Habituellement, vous avez envie de remettre de telles choses à plus tard, mais il est préférable de les faire d’abord. De cette façon, vous avancerez et tout le reste de la journée sera plus facile. Si vous «mangez une grenouille» chaque jour, vous obtiendrez progressivement de meilleurs résultats.

8 Répartir les tâches en blocs

Cela vous aidera à établir un emploi du temps basé sur vos priorités et à ne pas perdre de temps à passer d'une chose à une autre. Voici comment fonctionne la méthode :

Faites une liste de choses à faire pour la journée. – Répartissez les tâches du même type en blocs, par exemple «Travailler avec le courrier», «Rédiger du texte», «Réunions».
Calculez combien de temps cela prendra pour chaque bloc.
Ajoutez des blocs à votre calendrier un par un.
Passez au suivant seulement lorsque vous avez terminé le précédent.
Déplacez les blocs dans le calendrier si nécessaire.

Essayez d'avoir au moins un bloc chaque jour dédié à vos priorités.