📋 Hur man prioriterar uppgifter när det är för mycket att göra 📌

När du drunknar i ett hav av uppgifter och skyldigheter kan det vara svårt att till och med bestämma sig för vad du ska göra först. I en sådan situation är det viktigt att acceptera att det helt enkelt är fysiskt omöjligt att göra allt, och att lyfta fram det viktigaste. Annars kommer stress och skuld inte att ge dig ro.

Vad bör prioriteras

Alla kommer att ha sina egna specifika uppgifter, men det finns flera områden i livet som vi alla behöver ägna mer uppmärksamhet åt. Det är de som hjälper dig att komma närmare långsiktiga mål och göra livet värt att leva. Men många människor ignorerar dem i månader, eller till och med år. Försök att flytta dem till toppen av din att göra-lista.

1 Hälsa

Alla kommer att ha sina egna specifika uppgifter, men det finns flera områden i livet som vi alla behöver ägna mer uppmärksamhet åt. Det är de som hjälper dig att komma närmare långsiktiga mål och göra livet värt att leva. Men många människor ignorerar dem i månader, eller till och med år. Försök att flytta dem till toppen av din att göra-lista. Resultaten av sådana beslut ackumuleras och börjar påverka alla områden i livet. Snabbmat ger inte tillräckligt med energi för att prestera bra. Stress och irritabilitet som uppstår på grund av att vi inte tar hand om oss själva får oss att dra ut på våra nära och kära. Som ett resultat lider inte bara fysiskt välbefinnande, utan också mentalt välbefinnande, och det känslomässiga tillståndet försämras. Så påminn dig själv: hälsa är grunden för allt.

2 Sova

Att förbereda sig inför tentor, göra klart en rapport, vara uppe sent och se en tv-serie – vi väljer allt annat än att sova. Det verkar som att vi genom att minska det kommer att få några extra timmar för vår verksamhet. Men priset för detta är mycket högt. Du har förmodligen känt effekterna av sömnbrist: trötthet, irritabilitet, oförmåga att koncentrera sig och göra något avsiktligt. Men enligt forskning leder en konstant brist på vila till mycket allvarligare problem: från sjukdomar i det kardiovaskulära systemet till försämring av hjärnans funktion. Försumma inte sömnen.

3 Relationer med nära och kära

I stunder av stress försummar vi ofta relationer med nära och kära, och tror att de inte kommer att gå någonstans och vi kommer helt enkelt att återgå till kommunikation när vi har mer tid. Och så missar vi vårt barns konsert på grund av ett arbetsmöte eller glömmer att gratulera en vän på hans födelsedag eftersom våra sinnen är upptagna med affärer. Sådana små saker ackumuleras och förstör relationer, och då är det svårt att återställa dem. Ta dig tid att stärka din familj och din vänskap så att du inte behöver ångra det du missat. Här är några tips för att hjälpa till med detta: Ta det första steget. Vänta inte på att andra ska erbjuda något. Var den som håller kontakten och bjuder in familj och vänner någonstans. Bestäm själv vad du inte kommer att sakna för någonting i världen.  Vid någon tidpunkt kommer du oundvikligen att behöva göra ett val till förmån för arbete eller andra ansvarsområden. Men det ska också finnas situationer som inte går att försumma, till exempel en bröllopsdag eller att hjälpa en vän i svåra tider. Håll kontakten.  Vi är alla upptagna, men det är ingen anledning att tappa kontakten. Ring, skriv, gratulera nära och kära till deras segrar, uttryck sympati när de misslyckas, tack och hör av dig bara sådär.

4 Produktivt arbete

Att arbeta hårt och vara produktiv är inte nödvändigtvis samma sak. Du kan arbeta från morgon till kväll, men få minimala resultat. Därför är det viktigt att agera inte bara flitigt, utan klokt: arbeta på djupet, koncentrera dig på uppgifter som hjälper dig att växa, inklusive professionellt. Leta efter och prioritera möjligheter som gör att du kan lära dig nya saker och göra saker som entusiasmerar dig.

Vad bör undantas från prioriteringar

För att flytta upp något på din att göra-lista måste du ge upp något annat. Här är några alternativ för aktiviteter som, när de elimineras, kommer att frigöra din tid och energi.

1 Sociala nätverk och innehållsabsorption

Att kolla vad som är nytt på Instagram eller Twitter borde inte vara din prioritet. Så här rekommenderar Cal Newport, författare till Digital Minimalism: “Fokusera på ett litet antal noggrant utvalda onlineaktiviteter som stödjer dina värderingar och hoppa över resten.” För att göra den här processen enklare: Håll koll på var din tid spenderas. Det finns särskilda tjänster för detta. När du ser hur mycket du slösar blir det lättare att styra om den tiden till något annat. Gör det svårt för dig själv att komma åt. Ta bort appar för sociala medier för att undvika att logga in på dem av tristess.

2 Lågvärde uppgifter

Det finns alltid saker som tar mycket tid, men som inte för oss framåt:

• kolla e-post och svara på brev;
• läsa ackumulerade meddelanden i jobbchattar;
• utföra upprepade administrativa uppgifter;
• uppfylla någons brådskande begäran.

Sådan omsättning distraherar bara från huvudsaken. Påminn dig själv om att du inte kommer att uppnå stora mål om du bara gör de små sakerna hela tiden.

3 Negativ attityd

Vi blir ofta fixerade vid obehagliga händelser och misslyckanden, tvivlar på oss själva eller blir arga på andra. Detta förstör inte bara stämningen, utan tar också bort tid som kan läggas på förändringar i livet. Använd följande strategier för att undvika att fastna i negativa tankar: Samla komplimanger. När de berättade något bra, berömde dig, tackade dig, gav dig en komplimang, skrev ner det i ett anteckningsblock eller sparar en skärmdump. När du är på dåligt humör kommer du att må bättre genom att läsa om vänliga ord. Övervaka ditt När du märker negativa tankar om dig själv, föreställ dig att du säger samma sak till en nära vän eller ett barn. Troligtvis kommer du att se att du är för kritisk mot dig själv genom din interna dialog. Var snällare. Kom ihåg att människor kan ha skadat dig för att de själva gick igenom svårigheter. Men glöm inte att vara snäll mot dig själv. Om du känner att en person är giftig, skydda dina gränser eller sluta kommunicera.

Hur man sätter det som är viktigt först

1 Kombinera alla uppgifter

Säkert har du en lista med arbetsuppgifter och personliga angelägenheter och olika idéer snurrar hela tiden i huvudet. Så det är väldigt svårt att veta vad man ska ta sig an först. Därför är det första steget att samla alla uppgifter på ett ställe och markera tidsfristen för när de måste vara slutförda. Du kan använda papper eller tjänster som Trello och Todoist för detta.

2 Eliminera distraktioner

Blockera åtkomst till webbplatser som tar upp mycket av din tid. Du kan göra detta under hela dagen eller under en viss period när du behöver arbeta utan distraktioner. Om detta inte är ett alternativ för dig, stäng åtminstone av onödiga aviseringar.

3 Motstå lusten att byta till något nytt.

Det kommer alltid att finnas en ny idé eller uppgift som du vill ta dig an. Men att byta från det ena till det andra kommer inte att göra dig längre i det du gör. Även om du blir uttråkad, ge det du startade en chans. Sluta inte med en vana efter en vecka för att prova en annan. Ta inte på dig ett nytt projekt förrän du har slutfört det nuvarande.

4 Skilj mellan viktiga och brådskande ärenden.

Vi tenderar att prioritera uppgifter med pressade deadlines, även om de i sig är mindre viktiga för oss. Men aktiviteter som att ringa mormor eller gå en promenad ingår inte i prioriteringarna, även om de gör livet balanserat och ger värdefulla minnen. Brådskande och viktigt: Uppgifter som är värdefulla för dig måste slutföras så snart som möjligt. Inte brådskande, men viktigt: uppgifter som hjälper dig att utvecklas bör läggas till i din kalender. Brådskande men oviktigt: uppgifter som kan delegeras till någon annan. Icke-brådskande och oviktigt: uppgifter som måste överges. Försök att göra viktiga saker så mycket som möjligt och minimera oviktiga.

5 Hantera din energi, inte din tid.

För att göra detta måste du bestämma när du är mest produktiv och fördela uppgifter baserat på din energinivå. Till exempel:

• Om du är en morgonmänniska, schemalägg viktiga uppgifter på morgonen när du har som mest energi. – Om du är en nattuggla, gör projekt som kräver koncentration på kvällarna.
• Om du har små barn kommer din mest produktiva tid att vara när de sover eller någon annan tar hand om dem. Använd dessa luckor för dina prioriterade uppgifter.

6 Gör en lista över dina skyldigheter

Vi tar ofta på oss för mycket, trots att vår styrka och tid är begränsad. Därför är det bra att regelbundet se över dina skyldigheter:

• Gör en så detaljerad lista som möjligt över vad du lägger din tid på. – Dela in dessa saker i kategorier: karriär, familj, hobbyer och så vidare.
• Bestäm hur många procent av tiden du vill lägga på varje kategori.
• Minska antalet mindre viktiga ansvarsområden så att du har tillräckligt med resurser för de viktigaste.
• Gör en att göra-lista varje dag, med hänsyn till de kategorier som betyder mest för dig.

7 Sträva efter att “äta upp grodan” så snart som möjligt

Med groda menar vi dagens svåraste eller obehagligaste uppgift. Arbeta till exempel med ett projekt du drömmer om att göra, träna, skriv tusen ord till en framtida bok. Vanligtvis vill du skjuta upp sådana saker till senare, men det är bättre att göra dem först. På så sätt kommer du att gå framåt, och allt annat under dagen blir lättare. Om du “äter en groda” varje dag kommer du gradvis att uppnå bättre resultat.

8 Fördela uppgifter i block

Detta hjälper dig att bygga ett schema baserat på dina prioriteringar och inte slösa tid på att byta från en sak till en annan. Så här fungerar metoden:

• Gör en att göra-lista för dagen. – Fördela uppgifter av samma typ i block, till exempel “Arbeta med post”, “Skriva text”, “Möten”.
• Beräkna hur lång tid det tar för varje block.
• Lägg till block i din kalender en efter en.
• Gå vidare till nästa först när du är klar med den föregående.
• Flytta block i kalendern om det behövs.

Försök att ha minst ett block varje dag dedikerat till dina prioriteringar.