📋 Cómo priorizar tareas cuando hay mucho que hacer 📌

Cuando estás ahogado en un mar de tareas y obligaciones, incluso decidir qué hacer primero puede resultar difícil. En tal situación, es importante aceptar que es físicamente imposible hacer todo y resaltar lo más importante. De lo contrario, el estrés y la culpa no te darán paz.

¿Qué debería ser una prioridad?

Cada uno tendrá sus propias tareas específicas, pero hay varias áreas de la vida a las que todos debemos prestar más atención. Son los que te ayudan a acercarte a objetivos a largo plazo y a hacer que valga la pena vivir la vida. Sin embargo, muchas personas los ignoran durante meses o incluso años. Intente moverlos al principio de su lista de tareas pendientes.

1 Salud

Cada uno tendrá sus propias tareas específicas, pero hay varias áreas de la vida a las que todos debemos prestar más atención. Son los que te ayudan a acercarte a objetivos a largo plazo y a hacer que valga la pena vivir la vida. Sin embargo, muchas personas los ignoran durante meses o incluso años. Intente moverlos al principio de su lista de tareas pendientes. Los resultados de tales decisiones se acumulan y comienzan a afectar todos los ámbitos de la vida. La comida rápida no proporciona suficiente energía para un buen rendimiento. El estrés y la irritabilidad que surgen por no cuidarnos nos hacen arremeter contra nuestros seres queridos. Como resultado, no solo se ve afectado el bienestar físico, sino también el mental y el estado emocional se deteriora. Así que recuerda: la salud es la base de todo.

2 Dormir

Prepararnos para los exámenes, terminar un informe, quedarnos despiertos hasta tarde viendo una serie de televisión: elegimos cualquier cosa menos dormir. Parece que reduciéndolo ganaremos unas horas extra para nuestro negocio. Pero el precio por esto es muy alto. Probablemente hayas sentido los efectos de la falta de sueño: fatiga, irritabilidad, incapacidad para concentrarte y hacer algo de forma intencionada. Pero, según los estudios, la falta constante de descanso conduce a problemas mucho más graves: desde enfermedades del sistema cardiovascular hasta el deterioro de la función cerebral. No descuides el sueño.

3 Relaciones con los seres queridos

En momentos de estrés, muchas veces descuidamos las relaciones con nuestros seres queridos, creyendo que no irán a ninguna parte y simplemente volveremos a comunicarnos cuando tengamos más tiempo. Y por eso nos perdemos el concierto de nuestro hijo por una reunión de trabajo o nos olvidamos de felicitar a un amigo por su cumpleaños porque nuestra mente está ocupada con los negocios. Estas pequeñas cosas se acumulan y estropean las relaciones, y luego es difícil restaurarlas. Tómate el tiempo para fortalecer a tu familia y tus amistades para no tener que arrepentirte de lo que te perdiste. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán con esto: Dé el primer paso. No espere a que otros le ofrezcan algo. Sea usted quien se mantenga en contacto e invite a familiares y amigos a algún lugar. Determina por ti mismo lo que no te perderás por nada del mundo.  En algún momento, inevitablemente tendrás que tomar una decisión a favor del trabajo u otras responsabilidades. Pero también debe haber situaciones que no se pueden descuidar, por ejemplo, un aniversario de boda o ayudar a un amigo en momentos difíciles. Mantenerse en contacto.  Estamos todos ocupados, pero eso no es motivo para perder el contacto. Llame, escriba, felicite a sus seres queridos por sus victorias, exprese su simpatía cuando fracasen, agradezca y póngase en contacto así como así.

4 Trabajo productivo

Trabajar duro y ser productivo no son necesariamente lo mismo. Puedes trabajar desde la mañana hasta la noche, pero obtendrás resultados mínimos. Por lo tanto, es importante actuar no sólo con diligencia, sino también con prudencia: trabajar en profundidad, concentrarse en tareas que le ayuden a crecer, incluso a nivel profesional. Busca y prioriza oportunidades que te permitan aprender cosas nuevas y hacer cosas que te entusiasmen.

¿Qué debería excluirse de las prioridades?

Para subir algo en tu lista de tareas pendientes, debes renunciar a otra cosa. Aquí hay algunas opciones de actividades que, cuando se eliminen, liberarán su tiempo y energía.

1 Redes sociales y absorción de contenidos

Consultar las novedades en Instagram o Twitter no debería ser tu prioridad. Esto es lo que aconseja Cal Newport, autor de Minimalismo digital: “Concéntrese en una pequeña cantidad de actividades en línea cuidadosamente seleccionadas que respalden sus valores y omita el resto”. Para facilitar este proceso: Lleve un registro de dónde dedica su tiempo. Para ello  existen servicios especiales. Cuando veas cuánto estás desperdiciando, será más fácil redirigir ese tiempo a otra cosa. Haz que te resulte difícil el acceso. Elimina las aplicaciones de redes sociales para evitar iniciar sesión en ellas por aburrimiento.

2 Tareas de bajo valor

Siempre hay cosas que requieren mucho tiempo, pero no nos hacen avanzar:

• revisar el correo electrónico y responder cartas;
• leer mensajes acumulados en chats de trabajo;
• realizar tareas administrativas repetitivas;
• cumplir con la petición urgente de alguien.

Tal rotación sólo distrae de lo principal. Recuerda que no lograrás grandes objetivos si solo haces las pequeñas cosas todo el tiempo.

3 Actitud negativa

A menudo nos obsesionamos con acontecimientos y fracasos desagradables, dudamos de nosotros mismos o nos enojamos con los demás. Esto no solo arruina el estado de ánimo, sino que también quita tiempo que podría dedicarse a cambios en la vida. Utilice las siguientes estrategias para evitar quedarse atrapado en pensamientos negativos: Reciba elogios. Cuando te digan algo bueno, te elogien, te agradezcan, te hagan un cumplido, anótalo en un bloc de notas o guarda una captura de pantalla. Cuando estés de mal humor, releer palabras amables te ayudará a sentirte mejor. Controle su Cuando note pensamientos negativos sobre usted mismo, imagínese diciéndole lo mismo a un amigo cercano o a un niño. Lo más probable es que veas que eres demasiado crítico contigo mismo a través de tu diálogo interno. Sea más amable. Recuerde que es posible que las personas lo hayan lastimado porque ellos mismos estaban pasando por dificultades. Pero no olvides ser amable contigo mismo. Si sientes que una persona es tóxica, protege tus límites o deja de comunicarte.

Cómo poner lo importante primero

1 Combina todas las tareas

Seguramente tienes una lista de tareas laborales y asuntos personales, y constantemente dan vueltas en tu cabeza diversas ideas. Por eso es muy difícil saber qué abordar primero. Por tanto, el primer paso es reunir todas las tareas en un solo lugar y marcar la fecha límite en la que deben completarse. Puedes utilizar papel o servicios como Trello y Todoist para esto.

2 Elimina las distracciones

Bloquee el acceso a sitios que consumen mucho tiempo. Puedes hacer esto durante todo el día o durante un período determinado cuando necesites trabajar sin distracciones. Si esta no es una opción para ti, al menos desactiva las notificaciones innecesarias.

3 Resista la tentación de cambiar a algo nuevo.

Siempre habrá una nueva idea o tarea que quieras abordar. Pero cambiar de uno a otro no te hará avanzar en lo que estás haciendo. Aunque te aburras, dale una oportunidad a lo que empezaste. No abandones un hábito después de una semana para probar otro. No emprendas un nuevo proyecto hasta que hayas completado el actual.

4 Distinguir entre asuntos importantes y urgentes.

Tendemos a priorizar tareas con plazos apremiantes, incluso si ellas mismas son menos importantes para nosotros. Pero actividades como llamar a la abuela o salir a caminar no están incluidas entre las prioridades, aunque equilibran la vida y regalan recuerdos valiosos. Urgente e importante: las tareas que son valiosas para usted deben completarse lo antes posible. No urgente, pero sí importante: debes añadir a tu calendario tareas que te ayuden a desarrollarte. Urgentes pero sin importancia: tareas que se pueden delegar en otra persona. No urgentes y sin importancia: tareas que deben abandonarse. Trate de hacer las cosas importantes tanto como sea posible y minimice las que no lo son.

5 Administre su energía, no su tiempo.

Para hacer esto, necesita determinar cuándo es más productivo y asignar tareas según su nivel de energía. Por ejemplo:

• Si eres una persona mañanera, programa tareas importantes por la mañana, cuando tengas más energía. – Si eres un noctámbulo, realiza proyectos que requieran concentración por las noches.
• Si tienes niños pequeños, tu momento más productivo será cuando estén dormidos o cuando alguien más los esté cuidando. Utilice estos espacios para sus tareas prioritarias.

6.Haz una lista de tus obligaciones

A menudo asumimos demasiado, a pesar de que nuestras fuerzas y nuestro tiempo son limitados. Por ello, es útil revisar periódicamente tus obligaciones:

• Haga una lista lo más detallada posible de en qué dedica su tiempo. – Divide estas cosas en categorías: carrera, familia, pasatiempos, etc.
• Decide qué porcentaje de tiempo te gustaría dedicar a cada categoría.
• Reduzca la cantidad de responsabilidades menos importantes para que tenga suficientes recursos para las más importantes.
• Haz una lista de tareas pendientes todos los días, teniendo en cuenta las categorías que más te importan.

7 Esfuérzate por “comerte la rana” lo antes posible

Por rana nos referimos a la tarea más difícil o desagradable del día. Por ejemplo, trabajar en un proyecto que sueñas hacer, hacer ejercicio, escribir mil palabras para un futuro libro. Por lo general, es mejor dejar esas cosas para más tarde, pero es mejor hacerlas primero. De esta manera avanzarás y todo lo demás durante el día será más fácil. Si “comes una rana” todos los días, poco a poco irás consiguiendo mejores resultados.

8 Distribuya las tareas en bloques.

Esto te ayudará a crear un cronograma basado en tus prioridades y no perder el tiempo cambiando de una cosa a otra. Así es como funciona el método:

• Haz una lista de tareas pendientes para el día. – Distribuya tareas del mismo tipo en bloques, por ejemplo “Trabajar con correo”, “Escribir texto”, “Reuniones”.
• Calcula cuánto tiempo tomará cada bloque.
• Añade bloques a tu calendario uno por uno.
• Pasa al siguiente sólo cuando hayas terminado el anterior.
• Mueve bloques en el calendario si es necesario.

Intenta tener al menos un bloque cada día dedicado a tus prioridades.